第三章 商务秘书与商务会议

(2)正式成员有会议表决权。 (3)正式成员有选举权。 正式成员应履行的义务是：

(1)正式成员有按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作的义务。

(2)正式成员有遵守会议规则、服从会议决议的义务，应该出席而未出席者，其义务不应当减免。

(3)正式成员有共同维护会场秩序的义务，在主席发言及议案付诸表决时，不应该离开会场。 2．列席成员

列席成员即不具有正式资格、有一定的发言权但无表决权和选举权的会议成员。有些会议的议题涉及有关部门的管理权限和日常工作，为了及时、准确地了解情况、沟通信息，需要邀请其负责人列席有关会议。当然，是否需要列席成员参加会议，哪些对象应当作为列席成员，列席成员参加会议中的哪些活动，均应由会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。列席成员的人数一般不超过正式成员。

列席成员享有以下权利：

(1)列席成员具有参加本单位有关问题的讨论、发言的权利。 (2)列席成员具有会议临时赋予的其他权力。 列席成员应履行的义务：

(1)列席成员有遵守会议规则的义务。

(2)列席成员有礼貌发言及解答相关询问的义务。 (3)列席成员有保守会议机密的义务。 3．工作人员

工作人员包括承担会议议事、讨论发言记录的会议记录人，来自机构内部和专业会议机构的技术人员和经营管理人员以及来自会场和会议设施所在地的有关服务人员。他们分别承担着会议筹备工作、会议材料准备和记录工作以及会间事务性工作。

会议记录是一项专业技术工作，应该由训练有素的秘书人员担任，而不应该随便邀请一名与会人员临时兼任记录工作。 会议记录人的产生方式包括： (1)会议主席指定。 (2)会议选举产生。

(3)根据有关组织的章程规定，或者根据惯例指定由本机构的秘书人员担任。

会议记录人应尽的职责有：

(1)会议记录人应该提前介入会议，了解会议的议题和出席会议的人员，为记录工作做好准备。 (2)会议记录人必须如实记录会议内容，而不能根据自己的理解决定记录内容的取舍。 (3)会议记录人在会议结束时，应主动向大会主席提交会议记录，供其审核。 4．嘉宾

即由会议的主办者根据会议的需要而专门邀请的成员，如上级机关的领导人、来宾、社会知名人士等。会议常常借助嘉宾的知名度来扩大影响，尤其是商务会议，所以，嘉宾应该受到特殊的对待。关于嘉宾，还有一些需要单独说明的问题：

(1)嘉宾的确定。那些在受众看来重要的人就是嘉宾，于是一些知名度极高的人自然将成为嘉宾。如果嘉宾人选难以确定，应由会议主办者和承办者共同商讨确定。

(2)专人负责联络嘉宾。尽管承办者很想和嘉宾亲密接触，但由于其事务繁杂，没有时间和嘉宾联络，通常指定一个可靠的会议工作人员专门负责招待嘉宾，这个人不一定从秘书处或策划委员会选择，但必须与承办者经常保持联系。事实证明，嘉宾也比较认可这种方式。

(3)保密措施。并不是所有的嘉宾都要求保密，但是我们在这里关注的是那些有此要求的嘉宾。 (4)严防引起骚乱或受到恐怖袭击。在受到邀请的时候，嘉宾可能不会引起骚乱或受到恐怖袭击，但是在会议举行的过程中，情况可能发生变化。会议承办者可能想邀请某个有争议的人物，即使他知道对方可能带来骚乱。对此，承办者应与主办者一同商议决定。

(5)启动安全程序。一些会议场所，如大型酒店等，已经具有为贵宾提供安全保护的经验。在这种情况下，最好的办法就是把保安工作交给会议场所，他们有这方面的经验和人手。当然，会议的承办者在任何时候都应该调查清楚会场的各种安全措施，并设置专人负责与当地和全国的警察系统保持联络。

(6)彻底搜寻相关的房间。对房间进行电子分析，以发现可能存在的炸弹和类似的毁灭性装置。在房间彻底搜寻之后和贵宾到来之前的一段时间内，不能让任何人进入该房间及搜寻过的空间。这就意味着该房间要闲置一到两天，耗费一定的成本。

(7)控制人员进入嘉宾房间。即使没有进行过彻底搜寻，控制相关房间及区域的人员进入也是必需的。与会者进入这些区域之前要出示名卡或其他身份识别标志，或经过金属探测器的检查。这些措施都需要一定的时间准备，因此应在会议策划中考虑到这一点。

(四)会议议题

举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。为什么而“议”是明确目标，“议”什么是明确议题。

会议的议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。 1．会议议题的作用

(1)准确具体地体现会议目标，为会议目标服务。每一次商务会议都有具体的目标，盲目的会议会造成人力、物力和财力的浪费。会议的目标有主次轻重之分，会议的议题与会议目标的主次轻重是直接相关的。中心议题必须体现中心目标或主要目标。不能准确反映目标或者与目标无关的议题必须坚决舍弃。

(2)引导和制约会议的发言。议题作为会议交流的中心，往往引导和制约着会议代表的报告和演讲。好的议题能够激发与会者的灵感，起到集思广益的作用；含糊不清的议题则会造成沟通困难，从而影响会议的质量。 2．会议议题的审核

会议议题的审核一定要从严，一般而言，应遵循以下几条原则：

(1)“一支笔”原则。在一个单位，批准开会的权力只能交给一位主管领导人，或者将此权力集中在一位主要领导人的手中。其目的是用来防止出现多人、多头审批议题的现象发生。 (2)唯一性原则。唯一性原则规定了会议审核批准的思路，强调只有在有关的规章要求必须通过会议形式来解决问题的时候，以及在采用其他简便的方式和途径都难以奏效的情况下，为了达到解决问题的目的，才考虑选择开会。

(3)计划原则。除非是应对紧急情况，否则，一般会议都要提前申报计划。大型的、跨地区召开的会议要有年度计划；其他会议要按照规定提前若干时间制定计划，申请经费。

(4)可行原则。可行原则即会议要素清楚，预案基本可行，会议经费有所保证。否则，还是不应该批准开会。 3．会议议题的传达

开会之前一定要将会议议题传达给与会人员。

要想提高会议的效率，更好地实现会议的民主，就应使与会者提前了解会议的议题，这样可以做到：与会者有知情权；便于与会者做好相关准备；防止出现操纵会议的现象；有利于会议目标的实现；有利于推动会议的进程，提高会议的效率。 (五)会议时间

会议时间指会议的起止时间和时间跨度。商务会议时间的确定与会议规模、会议的复杂程度以及议题的时效有关。确定会议时间要弄清下列术语： 1．会期

会期的概念有两方面的含义：一是指会议从正式开始到结束的时间跨度。会期同会议的效率直

接相关，效率越高，则会期越短。会期应在会议通知中注明。二是指周期性会议召开的固定时间。 现实中很多商务会议不能很好地控制会期，往往会造成会期拉长的现象。要想实现会期的控制，首先要找出会期拉长的原因，然后对症下药，找出症结，消除或减少这些因素。根据实践总结，导致会期拉长的因素主要有：

(1)会议准备不充分，乃至出现会议时段的空置和浪费。 (2)议程安排拖沓，没有严格计算和控制发言时间。 (3)不适当的会外活动。 (4)意义不大的讨论。

(5)会议地点选择不当，导致会期隐性拉长。 2．会议周期

会议周期是指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度。比如，世界杯足球赛每四年举行一次，也就是说，举行世界杯足球赛的周期是四年。 (六)会议地点

会议地点是指举行会议活动的场所。会议活动的群体性特征决定了会议信息传递的当面性和实时性，因此，传统的会议形式都是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。随着科学技术的发展，现代会议的手段也日新月异，出现了许多新的形式，如电话会议、电视电话会议、视频会议等，会议地点的观念也随之发生了很大的变化。现代商务会议的地点可以分成若干个会场，会场也不一定要设在单位和宾馆里，凡是有电话机、电视机和计算机终端的地方，都可以成为分会场，这就使商务会议的举行更为灵活、方便和快捷，从而大大提高会议的效率。关于会议地点的选择与相关问题，在本书的第五章“会议管理工作”中有详细论述。这里简单介绍一下主会场和分会场的概念。 1．主会场

主会场分为两种情况：一种是会议活动的主要场所，相对于其他会议场馆(如会议的新闻中心、秘书处所在地以及与会者和工作人员住宿的宾馆等)而言，会议的主要环节(如开幕式、闭幕式等)都安排在此；另一种情况是相对于分会场而言。过去，由于条件所限，有些大规模的商务会议无法在一个会场召开，只能分别设主会场和分会场。现代化的远程商务会议一般都需设主会场和分会场，当然，主会场作为中心会场，出席会议的主要领导、嘉宾、主持人都应在此。 2．分会场

与设置主会场的情况相应，分会场的设置主要是为了解决主会场的容量不足问题以及现代远程会议的需要。分会场一般设在参加单位内，或者就近设立分会场，以方便与会者到会，节省时间和