第三章 商务秘书与商务会议

第三章 商务秘书与商务会议

?学习的重点：

构成商务会议的基本要素 会议主办者的主要职责 与会者应具有的资格 如何对商务会议进行分类 国际性会议与区域性会议的区别 ?学习的难点：

如何确定和邀请嘉宾 会议承办者的主要职责 制定会议规则应注意的问题 提高商务会议质量的方法与措施

例文：

2OO2年4月11—14日，博鳌亚洲论坛在中国海南省博螯举行，来自亚洲以及世界各地的部分国家政要、企业界人士、知名专家学者以及特邀嘉宾约100O人出席了会议。会议以“新世纪、新形势、新任务——亚洲经济的合作与发展”为主题，讨论了世界经济走势对亚洲经济的影响、亚洲经济复苏对策与亚洲经济的合作、中国加入WTO与亚洲经济发展等问题，形成了“博螯亚洲论坛宣言”。短短四天的会期，使得博鳌小镇的知名度急剧飙升。一夜之间，那个偏僻小镇一跃成为了国际对话的平台。有人说：“商务会议是现代城市的面包。”也有人说：“如果一座城市在召开大型国际会议，就如同一架波音客机在空中撒钱。”可见，方兴未艾的商务会议正成为现代社会的标尺。

第一节 商务秘书的商务活动与会议

20世纪90年代以来，人类开始逐步进入信息社会。我们不论是以个人还是以群体的方式进行交流的需要都与日俱增。人们越来越多地通过打电话、写短信、发传真、用E-mail来交流信息、表达感情，或者进行商务往来，但是会议这种最为普遍的交流形式并没有退出历史舞台，反而扮演着越来越重要的角色。在今天的世界上，几乎每时每刻都在举行着各种各样的会议，大到各种国际组织、国家机关，小到家庭内部或亲朋邻里，无论是国家之间建立外交关系，进行涉外交涉，还是一个国家、一个组织管理内部事务，对外开展政治、经济、科技、教育或文化方面的合作，抑或人们之间协调关系、交流思想、联络感情、解决矛盾等，无不需要会议活动的帮助。会议活动已深深扎根于人类社会活动的各个领域，成为人类社会活动不可或缺的一种交往方式。其中，许多会议都属于商务会议的范畴。

一、什么是会议

要想了解什么是会议，我们必须首先探讨会议的含义。 (一)什么是会议

1．会议是群体性的活动

人们在同自然界或社会的交往中，经常会遇到一些个人的能力无法实现的目标或愿望，遇到一些必须解决但个人能力又难以解决的矛盾。于是，人们通过集体讨论商议，相互启发，共同制定办法，战胜困难。会议正是为了满足人们的这种社会需要而产生的，并且随着这种社会需要的发展而发展。

2．会议是目的性很强的活动

无论是人类早期的氏族议事会，还是当代社会的国际性会议，都是为了解决一定的实际矛盾和问题而举行的。因而明确会议的目的非常重要。要达到会议自身的目的，一般是通过议题、议程和会议的结果来实现的，它既体现了会议组织者的愿望，也反映了全体与会人员的共同期盼，因而是会议活动最基本的驱动力。当代社会中存在的“议而不决”等现象，既造成了资源的浪费，又是不符合会议的本意的。

3．会议是组织有序的活动

会议，最初被称为“围立”，也就是在开会的时候，民众站在会场的四周，并享有发言的权利。这是人类早期议事活动的生动直观的描述。“围立”是一种有组织的活动，当代社会的会议更是如此。即便是所谓的“自发性集会”，也需要有人进行协调才能求得一致。大多数的政府都规定，任何会议，即使是群众集会，也必须按一定的组织原则聚合人众，并应遵守相关的法律，不能自由行

事。比如，英国在1817年颁布的《煽动集会法》就明确禁止在距皇宫、议会、法院机关1英里内的街道、旷地、广场举行50人以上的群众集会。1936年颁布的《公共秩序法》对游行、集会的时间、地点、条件均作了限制。

会议的组织性和有序性还要通过制定会议的议事规则、建立会议的领导和工作机构、确定会议议程和会务程序等体现。重大的会议活动还应当事先制定会议活动的书面预案。 4．会议是一种以口头交流为主的多向沟通活动

从会议活动的方式来看，报告、发言、讲话、辩论等口头交流方式是与会人员传递信息、交流思想、表达意志和阐明立场的主要手段，也是会议活动的基本方式。严格来讲，没有口头交流的会议不是真正意义上的会议活动。当然，会议活动也可以辅之以其他手段，比如书面和声像。甚至一些特殊的会议，亦可直接采用书面和声像等方式。

为了达到群策群力的目的，会议必须在与会者之间实现多向沟通而不是单向沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E—mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。当代越来越多的学者、管理学家把会议解释为“一种会晤的行为或过程”，是“一种通常的正式的意见交换”，是“一种两人或更多的人对共同关心的事情的商讨”。

(二)会议的目的 1．集思广益(见图1)

图l 集思广益图

如图1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

集思广益的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 2．显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，

它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值(参见图2)。

图2 组织或部门与会议

经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，也经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 3．发布信息

在会议上，不同的目标团体和大众可以分享各种类型的信息。发布信息通常是专业社团举行会议的主要目的。通过会议还可以向与会人员通报一些决定及新决策，传达来自上级或其他部门的相关信息。

4．监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议，其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

5．达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决(如图3所示)。

图3 达成协议与解决问题的6个步骤

6．资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 7．激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向