如何才能当好一线主管

第5讲 时间效率管理

一、时间效率管理存在的问题

在时间和效能问题上，中国人有这样两个缺点 1.缺乏时间观念

调查表明，越发达地区的人，时间观念就越强。在中国人的传统中，重视生命，乐于理财，却往往缺乏时间观念。当然，随着改革开放的深入，东部沿海等很多经济发达地区，这种情况已经得以改观，时间观念已经越来越强。

2.缺乏效能概念

然而，这种时间观念的增强仍然还只是停留在效率的层面，而不是在效能的层面上。高效率通常是指办事的速度快，而高效能则不仅仅是指快，而是指在单位时间内，所获得的价值和回报高，即又快又对又好又高（速度快、方向对、效果好、效益高）。这是很多经济发达地区也没有足够重视的问题。

二、时间管理的发展历程

时间管理大致经历了以下四个发展历程：

1.备忘录

将所有需要做的事情都记录下来，每完成一件就销去一件。 2.工作计划

即在每件需要完成的事情之前都分配、安排一个预定的时间段，将每个时段内需要完成的工作都列成一个时间表。

3.排列优先顺序以追求效率

由于要完成的工作越来越多，在规定的时间内可能无法全部完成；或者由于

工作太多，需要理清，这时候就需要按照轻重缓急，对工作任务进行时间排序以提高工作效率。

4.以价值性和重要性为导向 一切以价值性和重要性为评判，创造生产力、创造价值越多的工作优先去做，相反的工作则要尽量少做甚至不去做。

三、时间效率管理的方法

排列优先顺序

在时间管理的第三阶段按照工作的轻重缓急排序，涉及一个较为具体的操作问题。我们在工作分配当中，可以假设有重要和紧急两根轴，在这个坐标系上划分出 A、B、C、D 四个象限，分别代表不同级别的待分配工作：既紧急又重要的为 A，也就是通常被称为突发事件的工作；重要但不紧急的为B；紧急但不重要的为 C；既不重要又不紧急的为 D。

突发事件 A 应当优先处理，D 可以延后甚至不去处理，这没有争议，问题在于 B 和 C 应该优先处理哪一个。如果 B 的工作一直拖延没有完成，时间久了它就会以突发事件 A 的方式出现；而 C 的工作如果不去完成，却一般不会朝 A 的方向发展，因为它虽然紧急，但是不够重要，即使不完成 C会有损失，也不会造成太大影响。因此，假设在只有一定的时间段内只能完成 B 和 C 的其中一个的话，则应当选择首先完成 B。因此在实际工作中，要优先处理 B，而不要

为 C 耗费太多时间和精力。

时间分配比例

在实际的工作时间分配中，对这四类工作应控制在下图所示的比例上：

艾森豪威尔原则

对于各类工作的具体处理，管理者应当怎样区别对待呢？美国的艾森豪威尔将军提供这样一个原则：

◆对于重要又紧急的突发事件，要管理者本人亲自、立刻处理；

◆对于重要而不紧急的，则要管理者本人花最多的时间去进行战略规划； ◆对于紧急而不重要的工作，要减少对其所花费的时间，也可以酌情委托给下属去处理； ◆对于不紧急也不重要的工作则可以不去处理。

艾维李十分钟效率法

1.效率法的内容

美国著名效率管理专家艾维李提出过一个十分钟六件事效率法： ◆用前五分钟列出明周、下月）要做的六件重要的事情；

◆用后五分钟将这六件事情按重要程度排序；

◆上班开始先做1，完成之后再做2号，以此顺延直至下班结束。

【自检】

请您按照艾维李的十分钟效率法，将您下个月要做的六件重要事情列出，并按重要程度排序，填写在下面的表格中：

重要程度 1 2 3 4 5 6 下月需要完成的重要事务