micro office excel使用小窍门

在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围,挑选出合适的函数。

执行“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”,然后单击“转到”按钮,系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来,并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定

所需要的函数。

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时,我们编辑某个工作表(Sheet1时,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……某个单元格的内容,可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”,单击其中的“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮。重复前述操作,添加其它“监视点”。

以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

十六、为单元格快速画边框

在Excel 2002以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘图边框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示:①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的“擦除边框”按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框,可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

十七、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。

很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel就会弹出示的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实,在Excel的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如“文本类型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

十八、成组填充多张表格的固定单元格

我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选。此时,我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,

我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写 点什么，我们发现， “工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。 但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统 一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的 “填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表” 。这时，Excel 会弹出“填充成组 工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位 置的数据格式都改变了。 十九、改变文本的大小写 在 Excel 中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是 函数。不要以为 Excel 中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel 都有 对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。 在 Excel 2002 中，至 少提供 了三种 有关文本 大 小写 转换的函 数。它 们分别 是： “=UPPER(源数据格” ，将文本全部转换为大写； “=LOWER(源数据格” ，将文本全部转 换成小写； “=PROPER(源数据格” ，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首 字母为大写等。例如，我们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的“excel” ，然后在目标单 元格中输入“=UPPER(A1” ，回车后得到的结果将会是“EXCEL” 。同样，如果我们在 A3 单元格中输入“mr.weiwei” ，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3” ，那么我们得 到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省 事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。 如果我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取 的字符数”函数，它表示“从 A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符”输入到此位置。 当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数”函数了。还 有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想 从 A5 单元格中提取“武汉”

两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2”就可 以了。意思是：在 A5 单元格中提取第 4 个字符后的两个字符，也就是第 4 和第 5 两个字。 二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。 因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大 凡是以“1”“2”“3”结尾的数字却分别是以“st”“nd”和“rd”结尾的。而且， 、 、 、 “11” 、 “12”“13”这 3 个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很 、 复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信， 请 看 ： “ =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2={11,12,13}, ″ th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2,″st″,″nd″,″rd″,″ th″” 。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”“12”“13”结 、 、 尾的，则加上“th”后缀；②如果第 1 原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用 “st” 、以“2”结尾使用“nd” 、以“3”结尾使用“rd” ；③如果第 1、2 原则都无效，那么 就用“th” 。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。 二十二、用特殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法” ，那就是 将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在 Excel 中也 有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号” ，填充 位数” 。 比如，我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用“#”号填充至 16 位，就只须将公式改

为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2”即可；如果我们要将 A3 单元格中的数字从左侧用 “#”号填充至 16 位，就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3&A3” ；另外，如果我们想用 “ # ” 号 将 A4 中 的 数 值 从 两 侧 填 充 ， 则 需 要 改 为 “ =REPT( ″ #″,8-LEN(A4/2&A4&REPT(″#″8-LEN(A4/2” ；如果你还嫌不够专业，要在 A5 单元 格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为： “=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″ #″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″” ，一定能满足你的要求。 二十三、创建文本直方图 除了重复输入之外， “REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯 文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格 中的计算结果表现出长短不一的比较效果。 比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E 列”作为直方图中“预算内”月 份的显示区，将“G 列”则作为直

方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D 列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下： 在 E3 单元格中写入公式

“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0,″″” ，也拖动 填充柄至 G14。我们看到，一个没有动用 Excel 图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便 直观，简单明了。 二十四、计算单元格中的总字数 有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。 要解决这个问题，除了利用到

“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM” 函数来删除空格。比如现在 A1 单元格中输入有“how many words?”字样，那么我们就可 以用如下的表达式来帮忙： “=IF(LEN(A1=0,0,LEN(TRIM(A1-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1,″,″,″″+1” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函 数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的 数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。 二十五、关于欧元的转换 这是 Excel 2002 中的新工具。如果你在安装 Excel 2002 时选择的是默认方式，那么很 可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏” ， 然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项， “确定”后 Excel 2002 就会自行安装了。 完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换” ，一个独立的专门用于欧元和欧 盟成员国货币转换的窗口就出现了。 Excel 的其他函数窗口一样， 与 我们可以通过鼠标设置 货币转换的“源区域”和“目标区域” ，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是 “100 欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显 专业，我们还可以点击 Excel 工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧 元的样式了。