浅谈如何做好会务工作

浅谈如何做好会务工作

会议是自有人类以来就存在的一种社会现象，领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于社会生活、公务活动的各个领域。会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证,会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。做好会务工作，需要在会前、会中、会后分别树立细节意识，抓好相关细节，才是确保会议顺利举办的关键。

一、会前筹备

会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定计划，明确分工，准备材料，后勤保障和布置会场等方面。

（一）拟定议程。指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程通常是由决策层决定，如办事处党委会、主任办公会、专题会等是由庄主任提议召开，并组织审定议题，交由办公室办理。办公室根据领导要求，拟定会议名称、内容、时间、地点、参会人员范围等，报告庄主任审定同意后，可采取电话或书面的方式进行通知安排。

（二）明确分工。一般情况下，一次成功的会议是依靠

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大家共同的配合和努力。根据会议议程，我们要安排工作分工，具体几个人负责，有的同志负责坐签和会场摆放、有的同志负责会议材料、有的同志负责音响调试等等，只有各负其责、互相配合，才能办好会议。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此也会有相当繁杂的会前筹备事项。这种大型会议就需要事先成立工作专班负责会议的所有筹备工作，一般可设秘书组、综合组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。

（三）准备材料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等），这些是要和会议议程一起摆在领导面前。大型会议还要制作会议指南、分组名单、代表证、出席证、列席证等，特别是有的会议还需提前制作接机送站一览表，比如年初的第八批援藏干部人才选派计划协调会，牛骥承担的日常接待工作，此次会议共接待600余名中央国家机关和各省市领导，晚睡早起，一整天连轴转，提前安排，集中来的要一起接，单独来的要单独接，而接待安排也是会议中的一个重要环节。同时，还要提前安排分组讨论、小组召集人名单、讨论地点等等等。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。

（四）后勤保障。提前安排服务人员摆放茶杯、会议过程中，一般间隔15分钟倒水一次。如果邀请其他单位的领导，还需提前对接接送事宜。如果是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，要提前做好住宿安排和用餐安排。会议期间的安保、出行、饮食都要有专人负责。

（五）布置会场。会场是会议的重要场所，要根据会议

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的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，应注意选择会场、安排座位、布置主席台等。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括：1.确定会议室和会议桌摆放形式，大会（主席台），党委会（正中为主），座谈会协调会（面对面）等。2.悬挂会标、横幅等（咱们办事处严格遵守八项规定，会标横幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，摆放座签。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐个测试话筒，保证音响效果。5.保证照明、通风、投影等设备运转有效，逢冬夏两季还要提前打开空调。6.做好会议发言、集体照相等方面的准备工作。7.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 列个单子逐项检查。

二、会中服务工作

在会中服务阶段，会务人员须提前到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。

1、签到与引导。签到是参会人员表示入场的一种必要手续。常用的签到方式有簿册式（手写签到）和卡片式（电子签到）。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。这里需要注意的是参加会议的主要领导不签到，固定会议或人员较少的会议也可不签到。

2、组织会议进行。维持好会场秩序，会议开始后与会人员入座就绪，及时关闭会场大门；开会期间关闭手机或调

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到振动状态，一般不允许找人，无关人员不得进入会场，即使有急事可安排倒水的服务员送递材料。在会议进行时，会务人员要按照会议议程做好服务工作，要做好会议记录，编制会议简报，起草会议纪要以及做好新闻报道等。这其中主要是一些服务和保障性工作，该工作要求会务人员要了解会议内容，熟悉会议流程，领悟会议精神，关键是要做到细致入微，有条不紊。

3、搞好后勤保障。会议过程中，除了提前备好必要的笔墨纸张，还要全程值守，盯紧会议的各个环节，发现问题及时解决。如发言话筒的轮换，空调热了冷了，房间是不是通风，有的领导要抽烟面前要及时摆放烟灰缸等等。这里，还要注意的是，要关注主管领导的示意，会议过程中领导不太好过来和你说，但有事会示意让你过去，别示意了半天没看见，这样容易引起领导尴尬。会中阶段，会务人员除了主要进行各种服务工作外，还要注意了解参会人员的反映情况，及时处理各种突发状况。这就要求我们必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任心。遇到问题，如能解决要立即解决，如不能解决要第一时间向主管领导请示报告。

三、会后总结工作

会议主要议程完毕后，标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。该阶段的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“有始有终”。会后总结工作主要包括送别会议代表，会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。

1、送别会议代表与会场善后。与会人员的车票或机

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票已事先订好，会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后，它包括及时清理会场，带回剩余材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；结算帐目并向财务部门报销等。

2、整理会议文件。整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。

3、会务总结反馈。一方面，要按照有关要求，形成会议纪要，会议报告，会议简报等等，一方面还要对本次会议工作进行一次认真的总结，肯定成绩，分析不足。通过会议总结，积累会议工作经验，提高会务人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。

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