企业电子档案管理平台建设方案

种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。

（1）归档文件整理

对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。归档时可根据要求自己定义档号规则，自动生成档号。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。

（2）一文一件文件整理

对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。

（3）传统立卷

按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。

（4）传统立卷档案调整

对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。

2.支持单文件操作，支持多文件批量操作。 二） 档案保管

1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号。 2、支持档案类型设定

3、支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系 4、支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系 三） 档案统计 通过多种统计模式进行档案数据统计，并以图形进行展现打印。 图形化统计，支持EXCEL表导出及打印。

可以按规定要求制作并打印出各种的档案统计报表，档案利用情况统计。 1、档案分类别统计

按照单位名称、年度、档案类别、目录、统计出一个保存档案单位、一个类别一个目录一年年度的档案统计项目、单位、年度、档案全宗号、类别号、目录号、案卷号、年度累计，也可以一个类别累计 。

2、一个单位档案统计

按照单位名称、档案类别、统计出一个保存档案单位的全部档案统计项目单位、档案类别。本年增加、本年减少、实有数、逐年累计数。

3、全档案统计

统计出计算存储的全档案数，按照档案保存单位类别年度统计出每个年度的档案数，及逐年累计的档案数，形成年度档案统计报表。

第四节 档案管理

一） 档案利用统计

对档案利用者、档案利用时间、利用次数、利用目的进行利用统计，利用人、利用时间、利用次数、利用目的等等。

档案利用情况统计。

按照年度查阅档案保存单位，统计出年度档案利用情况统计，统计项目：查档次数(查档单位数)、查阅档案数、利用效果(利用目的、工作调研等)，数字统计。以上各项目由档案查询和借阅登记自动累计产生，不必单独录入信息。 二） 档案库房管理

图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况，支持仓库布局及档案柜基础数据维护。 三） 档案关键词管理 在系统录入时自动生成关键词，能够全面地反映档案内容，支持关键词规则设定。

第五节 档案利用

一） 档案检索

（1）OCR识别：

检索是用户经常查询，浏览档案所必须的要求，快速方便的检索有助于提高用户的效率，为此系统提供了多样方便的检索方式，以方便用户在庞大的档案里快速检索到需要的档案。

（2）复合检索

由于档案条目的项目多，类型不一，检索起来麻烦，用户要根据多种条件来

查询档案条目。复合检索就是这样一个好的检索方式，用户可以选择多个录入项目，并设置条件来查询。要检索的项目不固定，可以任意从档案条目中提取，检索的条件也是多样的，包括：大于、小于、等于、不等于、包含、不包含、左（右）包含、空、非空等高级检索条件。这样用户就能准确从档案中检索到需要的档案。

（3）跨库检索

由于档案库类别很多，有文书档案，科技档案等，检索的时候常需要从不同库里同时检索，为此跨库检索为用户方便的从各个档案库中快速检索提供了方便。用户输入想要的条件，可选择一个或多个库查询，或者直接检索，系统自动从所有的档案库里检索出用户需要的档案。

（4）目录检索

用户在利用档案的时候，常需要快速准确的从网上找档案，系统提供了目录检索的方式让利用档案的人快速找到需要的档案。用户可以输入将要查找内容的关键字后，系统便会自动从档案库里找出相匹配的所有档案来。这样就给用户查找档案缩小了范围，检索档案也准确。系统支持多关键字检索。 二） 档案文件浏览

在系统中集成office、音频和视频播放器等插件，提供在线浏览档案文件的功能。 三） 档案授权

1、电子档案的“浏览”、“下载”、“打印”分离授权。 2、支持角色分配，支持功能权限分配。 四）档案发布 档案信息发布，支持信息发布，支持消息分发 。 五）档案签批

签字审批可提前在档案管理系统中申请，支持配置审批流程，支持邮件审批和系统界面审批。

第六节 档案借阅

一） 档案借阅申请

在系统中提出档案借阅的申请，包括借阅用途，借阅的档案类型（电子、实体），借阅时间、是否打印或下载等要求。

管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限。另一方面，还能用归还管理对已借出的文档进行归还管理，利用催还管理检索到期未归还的文档，利用借阅统计查看所有借阅已归还和未归还的文档情况。工作人员不需要再像以往那样手工整理大量借阅卡，而是在计算机上指定应归还日期，便可检索出所有当日应归还的文件的信息和借阅人的情况，因此，通过借阅功能，将大大提高了工作人员的效率。

对于实体借阅的登记表和效果簿用户可以自定义报表。同时可以根据借阅目的对利用次数进行统计，用户可以自定义打印的统计表。 二） 档案借阅审批

根据审批流的节点，进行档案借阅的审批，审批人可对借阅人的需求进行修改，包括借阅的时间，打印和下载等需求。 三） 档案收回

电子档案借阅到期后，自动收回，实体档案借阅到期后，系统以消息方式进行提醒归还。

四） 实体档案借出和归还

实体档案借出和归还时都通过条码扫描的方式进行。

第七节 审批流管理

一） 自定义审批流程 系统支持用户根据自身需要，自定义业务流，流程的数量和节点可由用户自由制定。 二） 消息提醒 业务流进入节点后，系统自动发送即时消息给节点的响应办理人。

（二）企业档案数据资源建设方案

第一节 工作内容

1、完成纸质档案的整理归档

2、纸质档案转化成电子档案，在电脑中方便管理，检索、查阅及打印利用。 3、数据备份

4、工作完成后，出一套适合本公司的档案管理办法及规定