归档章的填写内容与要求

归档章的填写内容与要求：

归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写，力求统一。

① ⑤

② ⑥ ③ ⑦ ④ ⑧ ①全宗号：填写档案行政管理部门给立档单位编制的代号。一般企事业单位未列入进馆序列的就没有全宗号，可不填写。

②年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“2006”。如在2006年整理的是2005年应归档文件，应填写“2005”。

③档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。如分类方案为“保管期限——年度”的，一个保管期限内，一个年度的归档文件编制一个流水号。

④此格空白，不填写任何数字和文字，做备用。 ⑤机构（问题）：综合类。

⑥保管期限：填写归档文件保管期限。 ⑦档案馆编件号：不用填写。

⑧总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。

特别提醒：一个类一个流水号，如采用“保管期限——年度”分类方法，永久、30年、10年分别自1开始编流水号（件号），第二年仍然分别从1开始编号。

文书档案 件的确定：

﹡文件正本与定稿为一件——定稿不易装订的也可单独作为一件。 ﹡正文与附件为一件——如附件数量较多也可各位一件。

﹡原件与复印件为一件——对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。 ﹡转发文与被转发文为一件。

﹡会议记录、介绍信存根等一本为一件——不便拆开的整本会议记录可为一件。会议记录和介绍信存根作一件归档后，运用计算机文档一体化管理软件的单位应建立二级目录，即进入二级目录界面，输入每次会议的相关记录，或个人的姓名。如果会议记录不是一本，分开记录，可以每次会议记录分别作为一件。 ﹡成套的会议材料各为一件——一次会议的材料不能简单做一件处理，而要分别以件归档。

﹡最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。

﹡重要文件的正文与历次修改稿可各位一件——重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次稿各位一件。

﹡正文与文件处理单为一件——文件处理单能体现文件处理的轨迹，不要处理掉，应与文件一起归档。

来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件——这样可减少整理此类文件的工作量，但在以后的编目（请示、报告、函）中文件题名应写批复的题名，在题名后面要注明（附请示、报告、函）。

﹡经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件——这样能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。 ﹡报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件——充分尊重和利用原来的基础。

﹡未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为以件——表格数量多的要编制二级目录。

﹡任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在题名后将本单位人员列出，原题名简单的要重拟，这些补充的内容都要加“（）”。

装订时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。