合同档案管理制度

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合同档案管理制度

一、总则

1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。

2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。

3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。

4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。

5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。

二、合同的签订、审查和履行

6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体

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资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。

8. 下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。

9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。

10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。

四、合同的管理、归档和借阅

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11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文本原件交公司综合管理部合同管理员存档。

12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。

13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。

14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、查阅人等。 经部门经理签批后方能借阅，归还时合同管理员应认真核对。

15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱 放，以免遗失。

16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则

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17．本办法如有与国家政策、法律不符合的地方，以国家政策法律为准执行.

18．本办法自颁布之日实施。 附件一：合同借阅登记表 附件二：档案归档标准规范

合同借阅登记表

序号 合同编号 合同名称 借阅是由 借阅部门 借阅时间 借阅人 归还时间 备注 合同范本整理编辑版

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档案归档标准规范

一、 卷宗目录索引（附备注及页码）； 二、 合同审批件；

三、 主合同文本及对方资质信息； 四、 有关证据材料（包括电子数据等）；

五、 有关审批件、预案处置方案（内部会议纪要）； 六、 合同签订（履行）汇总报告； 七、 其他有关文件资料（包括证据）； 八、 电子文档一份（附后）。

特注：以上各种资料均需经手人签字确认。

综合管理部 2014年12月4日

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