公司前台文员工作规范手册

前台工作规范手册

一、职位概要：

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。 二、工作职责：

1. 总机电话的转接；

2. 来访客人登记接待，并通报相关部门； 3. 传真、快递、邮件、报刊接收和分发； 4. 协助来访人员使用复印机、传真机；

5. 维护前台区、会议室、行政办公室办环境整洁； 6. 更新和管理员工电话号码等联系方式； 7. 每日报纸的整理，公司宣传册的补充；

8. 接待用宣传品、鲜花、水果、矿泉水的申购与摆放； 9. 完成领导交办的其他工作。 三、任职要求：

1. 仪表大方，富有亲和力； 2. 普通话标准，声音甜美； 3. 熟练使用复印机，传真机。 四、仪容仪表规定：

1. 上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；

2. 上班时化淡妆，需使用口红、眼影、睫毛膏、粉底；香水应以淡雅为主，不可过于

浓烈；

3. 保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰； 4. 头帘不得盖住眼睛。不留奇异发型；

5. 上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

6. 保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物； 7. 禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。 8. 上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

9. 上班时间，进入会议室前重新整理服装。不得穿羽绒服进入会议室。 五、工作纪律规定：

1. 每天值班人员7：30到岗，其他人员7:50到岗。下班后值班人员值班至21：00，关

闭全楼空调，灯光后离开；

2. 因工作性质，不可随意离开岗位，离岗前须有人代岗后方可离开；

3. 就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。 4. 不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在

工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠\\嬉戏打闹等行为。 5. 交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。 六、常用礼貌用语：

1. 礼貌语：您好、请、谢谢、再见 2. 道歉语：对不起、打忧了、请原谅

3. 征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您……好吗？ 4. 三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声 七、工作行为规范： 1、电话接听

A. 听到铃响，至少在第三声铃内接听；

B. 接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，这里是嘉寓股份！” C. 对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？

1)

咨询业务

先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场部高经理为解答，她可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 2)

推销产品

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；

无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢！ 3)

找人

先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。 注：① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人；

② 通话简明扼要，不应长时间占线。

③ 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒； ④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码、手机号码不得外泄；

⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码；

2、客户来访

A. 客户考察需提前准备会议室。根据双方人数摆放茶杯、桌签。根据《客户考察通

知单》摆放宣传品、鲜花、水果。

B. 客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候。 C. 客户落座后，添加茶水。并保持每10-15分钟添加一次茶水。

D. 临时性到访，电话联系公司相关人员，询问是否接待。若接待，需引导客人前往

接待地点。

注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。

②如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出； ③在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区； ④客户离去时，应面带微笑道别。

3、快递邮包接收

A. 快递邮包在到达30分钟内通知收件人； B. 发票签收须慎重，严防丢失； 5、接待用品管控

A. 每月最后一日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量；

B. 鲜花、水果、茶叶、矿泉水缺少时，须提前通知总裁办购买。宣传品缺少时，须提前

通知市场部品牌组购买；

6、办公室管理

A. 每天下班后关闭办公室空调、电脑、照明，锁好门窗；

B. 下班后填写《工作交接表》，记录重要事宜及未完成事宜。将此表放在办公桌上； C. 客人离开会议室后及时通知保洁人员清理卫生； D. 各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子；

E. 各会议室钥匙、办公室钥匙、投影仪开关等要妥善保管，避免丢失。