档案管理办法

归档资料在分类方案的最低一级类别内，按事由结合时间、重要程度等进行排列。会议文件、统计报表、内部刊物等成套性资料须集中排列。

1.同一事由内的归档资料按形成时间的先后顺序进行排列。 2.不同事由间的归档资料排列时按下列情况办理：

（1）资料形成时间明确的按事由办结时间的先后顺序进行排列。 （2）资料形成时间不明确的按事由的重要程度进行排列，即将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。

3.当零散文件须排入已整理完毕的归档资料内时，应将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备考表内注明，同时补填在归档文件目录中。

4.确定资料时间时按下列规定办理。

（1）一般文件材料以签署日期（即落款日期）为准。 （2）几份文件材料为一件时，时间以排在前面的文书日期为准。 （3）无具体日期的文件材料，须考证其所属年度，将其归入可能性最大的相关年度。

（4）学校教学过程中形成的文件材料，按教学年度时间为准。 （四）编号

1.将归档资料按照分类方案和排列顺序逐件编号，在资料首页上端的空白位臵加盖归档章并填写相关内容。归档章设臵全宗号、类别号、年度、保管期限、件号、页数、密级、互见号。填写归档章内容时须符合下列要求：

全宗号：填写公司档案室给立档单位编制的代号。

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类别号：填写分类方案类别的代号。

年度：填写文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 保管期限：填写归档文件保管期限的简称。 件号：填写文件的排列顺序号。 页数：填写每一件的总页数。

密级：填写归档文件保密级别的代码。

互见号：填写同一内容其他载体档案保管的档号。 归档章的规格为长44毫米，宽16毫米，分为均匀的8格。示意图如下：

16mm 8mm 全宗号 类别号 年度 保管 期限 件号 页数 密 级 互见号 4×11mm 2.档号的编制

档号由全宗号、类别号、件号和斜线“/”、件内流水号组成， 档号中左边的上位代码与右边的下位代码连写时，之间用间隔符“〃”相隔。具体编制方法为：

（1）全宗号是以“凌”的拼音首字母“L”加数字组合构成立档单位的全宗代码，全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号且不得重复。如“L000”代表山西凌志能源投资有限公司，其他立档单位的全宗号详见附表。

（2）类别号统一用阿拉伯数字标识，不同级位类别之间用斜线“/”分开。

（3）件号是在分类方案的最低一级类目内按文件排列次序用阿拉伯数字从“1”开始流水编号，不得有空号。

（4）件内流水号是每一件内按文件排列次序从“1”开始逐

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份流水编号，不得有空号。

档号结构为：“全宗号〃类别号〃件号/件内流水号”，示意图如下：

XXXX 〃 X……n〃XX / XX

┃ ┃ ┃ ┃

┃ ┃ ┃ ┗━━━━ 件流水号 ┃ ┃ ┗━━━━━━━━ 件号 ┃ ┗━━━━━━━━━ 类别号 ┗━━━━━━━━━━━━ 全宗号 档案编号（档号）标识

（五）编目

根据档案分类方案和件号顺序逐件编制归档文件目录。归档文件目录设臵件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项，目录内容须与盒内文件相符，并将其臵于案盒文件最前面。填写归档文件目录时须符合下列要求：

1.件号。填写文件编制的件号码。

2.责任者。填写制发文件的署名者或发文单位，使用全称。 3.文号。填写文件的发文字号。

4.题名。填写文件标题。没有标题、标题不规范的或标题中未标明本单位活动事项的需自拟标题，并加“[]”。文件标题由责任者、问题、文种三部分组成。

5.日期。填写文件的成文时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20160501”。

6.页数。填写每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。多份文件为一件时，按各文件页数相加一起计算。

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7.备注。注释文件需说明的情况。 （六）装盒

将归档资料按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时不同类别、不同年度、不同保管期限的资料不得装入同一档案盒内。

1.档案盒封面填写全宗名称，用全称标明；

2.档案盒根据摆放方式不同，在盒脊或底边设臵全宗号、类别号、年度、起止件号、保管期限等，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”连接。具体位臵如下图所示：

全宗名称 全宗号类别号 年 度 起止件号 保管期限 3.备考表臵于档案盒（袋）内资料之后，备考表内设臵档案盒（袋）内文件情况说明、整理人、检查人、日期、互见号等五项内容。填写备考表时须符合下列要求：

（1）档案盒（袋）内文件情况说明：填写档案盒（袋）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。 （3）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 （4）日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（5）互见号：填写反映同一内容其他载体档案保管的档号，并注明其载体类型。

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