自考文书与档案管理复习资料

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第一章 思考与练习

1、 什么是文书工作？文书工作的特点是什么？

答：所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。 文书工作的特点是：

（1） 政治性 （2） 机密性 （3） 规范性 （4） 时间性 （5） 事务性

2、 文书工作的重要作用表现在哪些方面？

答：文书工作的重要作用表现在以下几个方面： （1） 助手作用 （2） 纽带作用 （3） “门户”作用 （4） 查考作用

3、 文书工作的基本原则是什么？

答：文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。

4、 联系自身实际，谈谈如何加强自身的修养，提高自身的素质，为今后做好文书工作打下基础。

答：文书工作是一项科学的、严肃的工作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质修养。所以文书人员应该具备以下几点素质： （1）要有较高的政治素质

有较高的政治素质主要表现在两个方面：一是坚持四项基本原则，同党中央保持一致。二是有较高的政治理论修养和政策水平。 （2）要有良好的工作作风

培养良好的工作作风是做好文书工作的前提。每个文书工作人员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动为领导的科学决策献计献策，真正以高度负责的精神做好自己的本职工作。 （3）要有较强的业务水平

作为一名文书人员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合理的知识结构。不仅要提高自己分析问题和解决问题的能力，还要努力学习专业知识，拓宽自己的知识面。 总之，作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。 5、 谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。

答：文书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭证；一文多发，可多头同时进行，突破时空的限制。文书的缺点：必须要有一套统一的文书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信息的沟通。 6、 机关文书工作的组织形式有哪几种？

答：机关文书工作的组织形式分为3种，分别是集中形式、分散形式和混合形式。

第二章 思考与练习

1、 简答题

（1） 简述文书的含义。

答：文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书包括公务文书和私人文书两种。

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（2） 公文有多少种稿本？

答：公文有8种稿本，分别是草稿（草案）、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂行本、修订本、各种文字文本。

（3） 现行公文有多少类，举例说明。 答：现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2、 辨别所标发文字号的正误，标错的应修改。

（1） 财政局发（1992）5号 更正：财政局发〔1992〕5号 （2） 市报发【98】18号

更正：武汉市发〔1992〕18号

第三章 思考与练习

1、 收文和发文的处理各包括哪些环节？

答：收文包括以下环节：传递、签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销毁 。

发文包括的环节：草拟（拟稿）、审核、签发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁。

2、 收文登记的作用是什么？

答：概括的说主要有以下几点：a.便于管理与保护文件，防止积压和丢失。b.便于检查公文的运转，随时掌握文件的运行情况。C.便于统计文件和做好催办工作，有助于发现问题，总结经验，研究改进的措施。d.便于作为核对与交接文件的凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责任明确。 3、 拟办和承办有哪些具体要求？

答：拟办是一项政策性、技术性较强的工作，要求做到以下几点：

（1） 要清楚、熟练地掌握有关政策和规定，力求使提出的拟办意见即符合实际，又符合政策规

定。拟办意见要周到细致，要综合考虑各个方面因素的影响。

（2） 要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况，同时还要熟悉办公程

序和有关规定。

（3） 拟办之前，要认真研究文件的内容和发文机关的要求，以便有针对性地提出切实可行的拟

办意见。

（4） 拟办意见要简明扼要，抓住关键。

承办的具体要求： 公文承办时，凡经过领导批办的文件，应该根据领导批示的意图、意见具体办理，“不得延误推委”；“紧急公文应当按时限办理，确有困难的应当予以说明”；凡未经领导批办的文件，可以遵循党和国家的有关方针政策的精神、有关的规定，以及以前的惯例，酌情处理。 4、 简述批办的作用。

答：批办的作用是：a.能够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。b.能够加强对文书处理工作的领导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地办理公文，推动工作的顺利进行。C.能够避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，职责不清，导致观望等待而拖延时间等。 5、 公文审核的重点是什么？

答：审核的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事情是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

6、 公文的签发应注意些什么？

答：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件，则应由其负责人签发。

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7、 拟稿时有哪些基本要求？

答：（1）要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。

（2） 拟写的文稿要情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精

练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

（3） 文稿中的人名、地名、数字、引文要准确无误。

（4） 文稿中涉及到计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。 （5） 拟稿用词要准确，用字要规范。 8、 催办的方式有哪几种？

答：催办的方法一般使用“催办单”，单上写明承办文件号及承办期限，发给承办单位。对紧急重要的文件，可随时打电话或到承办部门询问承办情况。另外，可以建立“文件催办登记薄”，按薄催办，事毕登记办理结果，加盖“办理完毕”之类的印戳；也可以使用催办卡片，事毕登记，抽出另存；还可以使用催办笔记，将应催办的文件记载下来，办毕勾销。 9、 特殊文书指哪些？

答：文件的特殊处理指急件、机要文书、人民来信来访的处理。 10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？ 答：急件办理中应注意的问题： 对于发文单位的要求：

（1） 文件的决策者或签发人，应当实事求是地从发文内容和性质去考虑，严肃慎重地决定应

否列入急件。

（2） 一旦确定为急件，拟稿人须加速撰写，签发人须加速审核，其他环节的工作人员也必须

加速缮印、校对、封发等。

（3） 要根据文件内容需要和送达时间，仔细地安排确定递送渠道和方式。

对送文人员和收文部门的要求：

（1） 做好急件的一切交接工作

（2） 一切递送人员对急件都要做到随手随送 （3） 加强催办。

机要文件的管理应注意问题：

（1） 提高保密意识

（2） 尊重保密部门的意见

（3） 加强对机要工作的环境、设备与用具的管理 （4） 控制密件发行和阅读范围

（5） 采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。

11、人民来信来访文书的处理程序各有哪些？

答：处理人民来信的基本程序是：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。

第四章 思考与练习

1、 简述文书立卷的基本原则。 答：（1）保持文件之间的内在联系和完整性

（2）要正确反映机关工作的历史面貌 （3）要便于管理、查找和利用 2、怎样选择立卷的环节和立卷人员？

答：确定立卷环节一要以便于及时归卷和调卷、节省人力与时间、提高机关工作效率为前提；二要以能熟悉掌握文件的处理情况和形成过程为条件；三要以各个机关不同的具体情况为一句。明确立卷人员，推行文书处理部门立卷，并不是说要这些部门的每个人都来立卷，而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的人员负责立卷。

3、举例说明结合运用特征组卷的几个具体方法。 答：（1）根据问题特征结合作者特征组卷法。例如：“外贸部关于改进出口商品包装质量的通知、通

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报、意见”，卷内文件概括反映的问题是“改进出口商品包装质量”，作者都是“外贸部”。

（2）根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。例如“国美电器股份有限公司1999年销售统计报表”，卷内文书内容涉及的时间是“1999年”，文书名称是“统计报表”，作者是“国美电器股份有限公司”。

（3）根据通讯者特征结合问题特征组卷法。例如：“省教委与国家教委关于高校管理体制改革的往来公函”；“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司供销业务往来文书”。这两个案卷涉及的通讯者分别是“省教委与国家教委”和“国美电器股份有限公司”，实际的问题分别是“高校管理体制改革”和“供销业务”。

4、举例说明编制立卷类目的方法。

答：第一种是按组织机构设置分类编目。例如： ****单位文书立卷类目

一、教育培训处

1-1.教育工作计划 长期 1-2.教育工作总结 永久 1-3. （略）

二、宣传部

2-1.宣传工作计划、总结 永久、长期 2-2.宣传工作会议材料 永久 2-3. 略

第二种是按问题分类编目，即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。 5、简述平时归卷工作的步骤及其内容。

答：平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。 收集就是指及时收集机关办理完毕的公文。 鉴别主要是检查公文的办毕情况。

归卷就是要把随时收集、鉴别的公文随时归卷，不要积压、错归，且要填写《归卷文件登记薄》。 6、举例说明拟写案卷标题要求与方法。 答：要求：

（1） 政治观点正确，符合有关方针政策。 （2） 文字简明确切。

（3） 结构要完整，各部分之间的排列顺序要统一。 方法：

（1） 标明文件的作者 （2） 标明文件的问题 （3） 标明文件的文种名称 （4） 标明文件针对的时间 （5） 标明文件通讯者 （6） 标明文件涉及的地区

7、 什么是归档？归档制度的主要内容有哪些？

答：归档就是文书部门立好的案卷，按照归档制度逐年移交给机关档案室集中统一保管。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。 下篇 档案管理

第一章 思考与练习

1、 试述档案的起源与演变。

答：档案的起源：

档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录，并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。在漫长的原始社会，人们为了不让记忆受到时间和空间的限制而遗

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