XXXX论坛新闻发布会策划方案

任务二：布置会场

1. 签到台设置在会议厅门口；

2. 主席台加下面的剧院式或课桌式摆放(中小型发布会可采用圆桌摆放式，以拉近与记者的

心理距离)，同时在发布会的后面会预留一些无桌子的座椅备用； 3. 在背景板两侧有屏幕播放相关视频；

4. 主席台的席位安排，在主席台设立领导或贵宾位，以接受记者的提问； 5. 新闻发布会会场还可竖立一些项目的宣传画；

6. 会议室现场还需要配备有投影设备和电源、足够的麦克风、可以租用微信上墙仪器； 7. 茶水与果点、纸巾、签到簿和签名笔等物品，最大限度地满足媒体的需要。同时为了保

证传媒所用设备的安全，应多配备一些工作人员，以防设备仪器被盗； 8. 布置会场流程：（提前一天或者召开前一天早上布置，暂定为当天布置会场）

时间 2016/7/17 事项 最后一次确认布置材料的类型、数量，做出详细的清单，方便会后清点物资。 确定到场人员的名单、建立数据库，方便会后核对人员名单 会务组和宣传组带齐物品出发 考虑交通堵塞情况，以免耽误布置会场 到达会场，开始场外布置 与场地供应商协调布置地点，确保布置广告的牢固性。 场内布置，调试各种机器设备及网络通信情况 与场地服务人员做好沟通，在机器设备出现问题后及时解决，更换机器 检查布置情况，最后确认场地布置无误。安排会场人员休息。 提醒参会人员参会 注意 9. 模拟效果图

任务三：会议签到

签到分为嘉宾签到、媒体签到、普通观众签到。

签到人员 嘉宾 媒体 观众 签到方式 背景墙/人数统计签到 媒体登记表/自由采访/专题采访登记表 观众登记表 签到器具 背景墙、马克笔 登记表、签字笔 登记表、签字表 任务四：发布会流程

待补充（包括会中的发言人讲话、与观众的互动环节、还有香槟庆祝等）

（三）会议后期安排

在会议结束后，安排完记者提问之后开始会议的收尾工作。

时间 2016/7/17 事项 参会人员退场 注意事项 保持退场有序、以免发生踩踏事故 会务组负责拆除、回收会议相关用具。整理清点物资。 发稿部门、会议宣传部门负责整理会议中的视频、讲话、照片等内容资料。 2016/7/17 及时联系新闻媒体发稿，以及内部网站的宣传推广工作，由宣传组整理稿件选择时机发送。 2016/7/18 由接待组负责向参会人员，参会媒体、嘉宾发送感谢信。 可以是邮件、短信。 再三确认会议的宣传推广工作 核对会前布置物资清单。以免遗漏。 注意资料的有效性和时效性。

五·风险应对

（一）会前准备要点

1、向相关与会人员发送邀请函，重要领导务必到位；如有特殊状况领导不到位，则应立即上报决策小组，立马定夺人选。

2、会场物料准备必须提前采购完备，易损坏物料可备双或多份；

3、做好发布会上随时出现状况的应急准备，对易出现状况环节应多增加工作人员维护。 （二）会议中的风险应对

（三）会后注意事项

1、确保与会嘉宾等重要人员的会后送别； 2、确保现场拆卸有序进行；

3、确保相关新闻人士对此次发布会做相应报道。 4、在会议结束后，对会议媒体机构表示发送感谢信。

六·财务预算

（一）宣传物资（预算） 序号 项目 1 2 3 4 5 6 7 8 9 规格 单价(元） 3 3 2 3 8 2 0.1 数量 20 200 50 300 50 50 200 1 1000 费用（元） 60 600 100 赞助 150 400 400 400 100 嘉宾、媒体邀请函 精 参会证 工作证 发布会纪念品 横幅 易拉宝 LOGO展示牌 背景墙 活动资料简介 一般 一般 50mm*4m 1.5m*80mm LED灯 3m*4m A4纸

总计 （二）现场布置材料（预算） 序号 1 项目 内容 单价（元） 3 数量 5 2110 费用（元） 15 发布会现场签签到牌 到处 签到纸 签到笔 马克笔 0.1 2 3 8 100 5 5 50 10 5 10 3 10 10 1 10 1 10 5 20 15 80 300 50 50 70 120 100 500 1325 2 会场布置材料 海报 鲜花 胸花 双面透明嘉宾牌 3 场外布置 大型的宣传背景版 69 导示牌 12 100 50 4 总计 会务人员 气拱门 餐费、车补 （三）媒体、场地租赁邀请费用 序号 1 项目 场地租赁 内容、规格 容纳300人的会议厅 2 媒体邀请费用 预计邀请媒体的媒体 单价（元） 数量 费用（元）

合计

（四）赞助费用 序号 项目 1 2 3 赞助商 赞助商 赞助商 规格 首席冠名 广告费赞助 饮用水、水果、零食类 合计

单价(元） 2000 300 2 数量 1 5 300 费用（元） 2000 1500 600 3100