南方电网综合能源有限公司项目档案管理制度 - 图文

套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

3）接收人库的归档电子文件，每两年应当抽样机读检验一次，抽检率不低于10%，发现问题应当及时采取恢复措施。 4）系统设备更新时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份，确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应当进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于四年。

5）磁性载体上的归档电子文件，每四年应当转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体同时保留时间不少于四年。 6）归档的电子文件应当采用专门的保护设备和保护技术手段进行保管。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17~20℃；相对湿度控制在35%~45 %，距离强磁物10米以上。 5.6.4. 声像文件的保管 5.6.4.1保管装具

1）照片档案应装专用照片册，照片册一般规格为297mm x 210mm大小，芯页以20页~30页为宜。照片档案如果为电子格式，不要求一定要进行冲印，可直接以电子格式在系统中归档保存。 2）胶片材料应在药膜面衬垫柔软的中性薄纸;卷状胶片还应在外面包装衬垫纸；磁带、磁盘等亦应加保护包装。

3）声像档案置于专门的铁制装具中保管和存放。母胶片、原盘应和拷贝盘、片分别保存。 5.6.4.2保管条件

1）保管声像档案的温湿度应控制在规定范围内；底片库：最高温度20℃；相对湿度20%~30%。照片、拷贝片、磁带、磁盘库：最高温度25℃，相对湿度30%~40% 。

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2）声像档案库房应远离物理化学、放射性物质等污染源。应配备相应的设施设备，使之具有良好的防盗、防火、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物等安全措施。

3）声像档案库房由专人负责管理。定期检查档案的保存状况，发现问题及时采取有效措施。

5.6.3. 凡公司的职工，均可根据权限设置查阅档案。

5.6.4. 公司各类档案原则上只能在档案室查阅使用，不得外借，如确因工作需要，按公司审批权限管理制度执行。借出的档案不准擅自复印或拆卷，不得带出公司外，不准转借他人，更不得划道、填字，涂改、损坏档案。

5.6.5. 外单位人员查阅档案，一律凭单位介绍信，按公司审批权限管理制度进行审批后方可查阅。 5.7. 档案的鉴定和销毁

5.7.1. 对档案的鉴定工作，凡属项目档案的鉴定和销毁均应由公司档案归口管理部门和有关部门人员共同组成鉴定小组，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。

5.7.2. 经鉴定需要销毁的档案，必须填写《销毁档案清册》，由公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。 5.7.3. 非保密电子档案可进行逻辑删除；属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须确保载体与信息彻底销毁并在网络中彻底清除。 6. 附则 6.1.

公司员工有保护项目档案的义务和维护项目档案完整和安

全的职责，任何人不得拒绝归档，对发生私自损毁档案、不按要求归档、遗失档案等情况的，应当追究有关部门和责任人的责任。

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6.2. 6.3.

本办法由公司综合部负责解释。 本办法自颁布之日起施行。

7. 附录

附录A 档案工作交底记录样式

附录B 《项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》 附录C 案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背、电子档案目录、

电子档案登记表等样式

附录D科技档案分类目录样式 附录E 竣工图章、档号章样式

附录F《项目文件材料中间检查情况表》

附录G《项目文件材料中间检查整改情况反馈表》 附录H《项目文件归档审查表》 附录I《项目档案移交表》 附录J案卷移交目录样式

附录K 重大建设项目档案验收申请表 附录L档案查阅（借阅）审批表 附录M档案鉴定销毁审批表 附录N项目档案管理流程图

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附录A 档案工作交底记录样式

项目档案工作交底记录（Q/CSG-E213007-2013—B1）

工程名称 交 底 人（手签） 参 加 人员 名 单（手签） 交底时间 联系方式 1.工程目录号： ；工程代号： 2.建设项目档案的收集、整理组卷要求 项目竣工文件、竣工图、声像档案的收集、分类、整理组卷须按《规范》的要求执行。 3.电子目录数据及电子化移交全息数据的整理须采用档案管理软件交 底 内 容 进行条目及全息数据录入。 4.项目档案的移交 （1）项目档案的移交内容： 项目档案移交书、经项目档案验收合格的建设项目文件和竣工图（指设计单位编制的竣工图）、声像档案、光盘（电子移交目录数据、照片及工程档案电子化数据）。 （2）项目档案移交的数量：基建部门须移交一套完整、准确、系统的项目档案原件给档案部门归档。 （3）项目档案的移交时间： 1）项目立项、设计、建设准备、建设实施、竣工验收、工程审计及竣工决算、后评价各阶段完成后20天内，同步移交相应阶段的项目文件给档案部门。 2）项目管理单位须在工程投产后3个月内完成项目文件的汇总整理并移交一套档案原件给档案部门归档。

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