南方电网综合能源有限公司项目档案管理制度 - 图文

检查结束后由检查单位填写《项目文件材料中间检查情况表》（详见附录F），记录目前该项目的文件材料总体情况及存在问题，要求不合格单位限期整改。不合格单位在接到中间检查情况表后应按要求进行整改，填写《项目文件材料中间检查整改情况反馈表》（详见附录G），报送项目管理单位备案。项目竣工验收后，中间检查文件由项目管理单位收集整理后向事业部、下属机构移交。 5.3.4.4中间检查次数及时间

1）项目管理单位组织对参建单位的项目文件中间检查不限定次数和时间，根据项目实际情况灵活开展，但必须做好检查记录。 2）公司事业部、下属机构组织对所属的项目管理单位的项目文件中间检查：

项目总投资额在人民币5亿元及以上的项目的中间检查工作，在项目建设期内至少检查两次；项目总投资额在人民币3000~50000万元的项目的中间检查工作，至少检查一次；其它工程可根据实际情况参照执行。

3）公司档案归口管理部门对事业部或区域机构的档案中间检查可采取定期或不定期的方式，具体由公司档案归口管理部门根据实际情况自行确定。 5.3.5 项目文件归档审查 归档审查程序如下：

1)施工单位、监理单位、设计单位在项目文件收集、编制和整理后，经自查合格后，由监理单位对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经审查合格后的项目文件进入归档审查； 2)建设项目竣工投产前，项目管理单位组织有关单位对参建单位收集整理的项目文件进行预检，预检合格方可组织竣工验收；

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3)工程竣工投产后一个月内，项目管理单位牵头组织参建单位、运行单位等，对参建单位收集整理的项目文件进行归档审查。凡归档审查不合格，由项目管理单位出具限期整改通知，直到归档审查合格。

4)项目管理单位负责审查项目文件的真实、完整、准确性，公司项目档案归口管理部门检查项目档案分类、整理、排列、装订等是否符合档案管理要求。

5)归档审查合格后，参建单位与项目管理单位办理项目档案交接手续。项目管理单位负责收集归档审查记录经事业部、下属机构移交项目档案归口管理部门归档。

6)在归档审查过程中，需要填写《项目文件归档审查表》（详见附录H）一式三份，由移交项目文件的参建单位、监理单位、项目管理单位、办公室部门的责任人依次审核签字盖章，由移交单位、事业部或区域机构、档案归口管理部门各自保留一份归档。 5.3.6 项目文件移交 5.3.6.1 移交程序

1)各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理《项目档案移交表》（详见附录I），并附项目档案移交清册（由移交清册封面、案卷移交目录、卷内目录共同组成，案卷移交目录样式见附录J）。 2)由业务职能部门移交的项目档案，项目档案移交表及移交清册一式二份。交接双方逐卷核对无误后在移交表及移交清册上签字盖章，“移交人”、“归档文件审核人”由业务职能部门负责签字盖章，交接双方各存一份，以备查考。

3)由参建单位移交的项目档案，项目档案移交表及移交清册一式三份。交接双方逐卷核对无误后在移交表及移交清册上签字盖章，

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“归档文件审核人”由业务职能部门负责签字盖章，移交方、接收方、业务职能部门三方各自留存一份备查。

4)公司档案归口管理部门审核并接收经各单位移交的项目文件，负责全部项目档案的汇总整理，并向项目所属的业务部门分发档案分类目录，编制项目档案立卷说明。 5.3.6.2移交要求

各事业部、下属机构向公司档案归口管理部门移交项目档案时，应同时移交纸质和电子文件，以及音像、照片等其它载体形式的文件。项目电子文件的归档应符合《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》的要求，各单位向公司档案归口管理部门移交项目档案份数不少于1套。

公司下属机构所属项目的档案管理工作原则上由下属机构档案归口管理部门或人员进行统一管理，并接受公司综合部的指导、监督和管理。当公司认为需移交公司综合部管理时，应给予积极配合。 5.3.6.3移交考核

1)对不能按合同及本规定的要求向项目管理单位进行项目档案移交的参建单位，项目管理单位按合同条款扣留工程尾款，直到满足要求为止。

2)对不能按要求移交项目文件归档的业务职能部门项目负责人，建设单位按工作职责要求进行考核。 5.3.7 项目档案验收

项目档案验收由公司档案归口管理部门牵头组织，事业部、下属机构和项目管理单位协助开展，纳入南方电网公司重点建设项目的项目档案专项验收的，按南方电网公司的档案管理办法执

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行。

5.4. 项目档案管理工作的考核

5.4.1对项目档案管理工作成绩优秀的单位，应予以奖励。 5.4.2项目档案验收不合格的国家或省级地方政府重点工程项目，不能参与申报投产达标、优质工程的评比。情节特别严重的，对项目管理单位通报批评。造成档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。 5.5. 归档时间

5.5.1. 项目建设期归档资料在项目鉴定、竣工后或财务决算后90天内由项目管理单位经事业部、下属机构向公司档案归口管理部门移交归档，周期长的可分阶段、单项归档。

5.5.2. 项目运营期归档资料在每年的2月底前将上一年度的归档资料移交公司档案归口管理部门归档。

5.5.3电子文件、声像文件归档时间，与纸质档案同步。 5.6. 档案的保管及利用

5.6.1. 公司项目档案的保管期限为永久、长期（30年）。 5.6.2. 公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库房

应符合国家和南方电网公司有关规定。 5.6.3. 电子文件的保管

1）归档电子文件一式一套移交到档案归口管理部门后，档案部门应当及时将其目录信息录人到相应系统机读目录下，同时和纸质文件建立互联，并进行密级和权限设置，为查询利用工作做好准备。

2）档案部门应当做好归档电子文件的备份工作。一式3套，一

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