企业财务管理制度及岗位职责

企业财务管理制度及岗位职责

一、财务管理制度

（一）采购和付款控制

为实现采购和付款业务内部会计控制目标，企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统，该系统中凭证应连续编号、记录、签章，做到帐证、帐实、帐表、帐帐相符。发生退货时应及时办理退货手续，不应滞后，以保证账务反映的真实性。

1、编制采购预算。企业在制定年度生产经营计划时，应根据实际需要和年度销售计划，并结合库存和在途情况科学安排采购计划，填写采购计划申请单。由采购部汇总后编制采购预算，经采购经理补充完善后交财务部和企业负责人逐一核准，并纳入企业的预算管理，防止采购过高或过低。对于超预算或预算外的采购，应由采购部和财务部对物资需求部门的采购申请审核后交企业负责人审批再办理请购手续。

2、采购申请。生产部下达生产通知，要将生产订单所需的物料清单同时递交仓库与生产车间各一份，仓库检查所需物料是否齐备，如库存量不够，由仓库（物控）提请采购购买，采购严格按照物控提供材料品质、规格购买。请购单的填列要求：需用日期相同且属于同一供应商的统购材料，请购部门应以请购单附表的形式，以一单多品方式提出请购；紧急请购时，由请购部门于请购单上注明原因并加盖紧急采购章。

3、采购部门负责企业采购工作。请购单经使用部门负责人审核，并经财务负责人和企业管理层审批，根据内部管理要求编号后交由采购部门办理采购手续。采购员应按连续编号编制一式四联的采购订单并按月归档。采购订单的一联提交请购部门，一联提交验收部门，一联提交仓库保管部门作为验货标准，一联提交财务部作为入账凭证。

4、供应商的选择。采购部门应对每一份请购单进行审查，看其是否在控制限额的范围内，并检查请购单是否经使用部门主管签字；

在正式填制订购单之前，必须向不同的供应商索取价格、质量、折扣、付款条件和交货时间等资料，选定供应商，确定供货来源；供应商的选择与确定由采购部门和生产等相关部门共同参与并通过合同或订单形式确定，小额零星采购可采用直接购买方式。

5、采购验收。验收人员重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、规格型号和质量等核对一致，对验收合格的物资出具按顺序编号的验收证明并签字，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量及质量以及运货人名称、原订单编号等，并及时报告采购部门和财务部门，并将到货日期和实收数量填入订购单。已经到货等待验收的材料和已验收货物应分开储存，建议规划待验区以示区分。材料的入库验收，应交由企业验收部门或仓储部门人员主要负责，会同仓库、使用部门和采购部门共同验收，不应由采购人员同时担任原材料的验收工作，更不能外聘搬运工负责。

6、验收异常情况处理。对验收中发现的异常情况如无采购合同、大额超采购合同的物资或损毁物资等，验收部门或人员应立即向管理层报告，相关管理层应查明原因并及时处理，对不合格原材料，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜，对延迟交货造成企业生产损失的，采购部门要按照合同约定索赔；对验收合格的物资填制入库凭证，加盖物资收讫章，登记实物账，并及时将入库凭证传递给财务部门。

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7、付款。财务部门负责审核采购单据并支付货款。材料采购发票应附有经审批的请购单、有效合同、订单、验收报告、入库单等报采购经理审批后，报财务部门审核。财务人员严格审核采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，如填制的内容与加盖的印章，并与供应方核对往来账项无误后按照企业的资金安排、付款计划进行付款。

付款方式，应依据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营实际合理选择，以保证资金安全，除了不足转账起点金额的采购或向个人收购农副产品和其他物资可以支付现金外，采购价款应通过银行转账办理。

8、往来款项的内控。财务人员应加强对于预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限，占用款项的合理性和不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项应及时采取措施尽快收回款项；对于已确认的负债都应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好合作关系并维持企业信用；按月向供应商取得对账单并，按应付账款总分类账和明细分类账按月结账并核对，出现差异时编制调节表进行调节。

9、存货的存储控制。仓库部门核对无误后，填制入库单，入库单应事先连续编号；根据入库单，将入库的材料数量及时计入收发存登记簿，并标明存放地点；存放货物的区域应该独立，并限制无关人员接近；存货在不同仓库之间流动时应当办理出入库手续；应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，定期对存货进行检查，并健全防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害和防变质等管理规范；对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与本单位存货混淆。

存货领用流程和制度方面，企业生产部门、基建部门领用材料，应当持有生产管理部门及其他相关部门核准的领料单。超出存货领料限额的或者大批商品、贵重商品或危险品的发出，应当经过特别授权。在仓库发出材料前，仓库部门应仔细审查凭证是否经过被授权人的签字。在仓库发出材料时，存货发出的责任人应当及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致；仓库记录员应根据收到的生产通知单、材料领用单及时登记材料收发存登记簿，并填制出库单，并将其中一联送至财务部门，进行材料收发核算和成本核算；仓库部门应与生产、使用部门独立。

总之，原材料的采购、验收、会计记录工作职务应当分离，以保证采购数量在真实性和采购质量、价格的合规性、采购记录和会计核算的正确性，并且付款审批和付款执行的人员职务也应分离。

（二）生产环节内部控制

企业在实际生产过程中领用消耗的原材料，不管是外购还是自制的，均应依据审核通过后拿到的领料单进行分配。由于家具生产企业的成本核算中原材料消耗费用占比较大，该费用的分配直接影响到生产成本核算的准确度，同时原材料的分配过程涉及仓库、生产、财务等多各部门，因此，应重点做好原材料的归集、分发、领料及盘点工作。

1、领料单和发料单。领料单和工时卡应预先连续编号，未经授权不得接触，由生产部门负责编制，并经适当的审核批准；生产部门从仓库部门领用原材料时，生产部门填写原材料领料单和仓库开具发料单的签字手续必须齐全，应分别经仓库部门保管员、生产部门生产人员、生产部门负责人签字确认；出库单应至少一式四联，仓库、生产部门、财务部门各一联，留底一联；生产部门在组织安排生产任务时，应登记台账。

余料要办理退库手续，即使次月仍需领用的也应办理退料手续，到次月再办理领用手

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续，以便于会计当期的生产成本核算。生产部门应对生产过程中未耗用完的材料及时运回仓库，减少不必要的浪费，同时填制材料入库单，其中一联送财务部门，一联送仓库部门，一联留生产部门；

另外，开具发料单时原材料的规格与计量单位应与入库单位一致，如五金零件，出库时若是根据特定产品需要以组合成袋装方式发料的，发料单上应注明各型号种类零配件的个数及型号。

只要关系到原材料的采购、入库、分发和领料等都要符合内审要求和验收程序，准确录入出入库单据上。避免发生原材料进出库无序或材料浪费，如入库单一次性开具整数但实际分批入库，长期如此易造成帐实不符。

2、月末编制出库汇总表。月末分别由仓库和生产部门分别根据出库单编制汇总表，交由财务部门审核后进行账务处理。财务部门在审核单据时应主要关注：将材料出库汇总表与当月生产产量进行核对，核对材料单位成本与产品单位定额消耗是否匹配，要注意材料消耗的定额管理是原材料分配环节的内控工作基础和重点，因为材料消耗定额是考核和分析生产成本耗费水平的重要依据，同样也是审核材料耗费是否合理和节约的一个标准。

材料盘点过程中如果发生盈亏，应审核仓库、生产部门提出的盈亏原因分析和报批手续是否符合内控要求。

（三）产成品管理

生产部门将已经过检验环节的产成品入库，成品仓库应开具入库单，仓库保管人员核对无误后，由产成品交接双方共同签字，一联作为产成品收发存登记簿的记录依据，一联交生产部门，一联交会计部门入账。入库产成品应依据规范的产品编号入库存放，其中同样产品应使用一种编号，而不得因一款产品搭配不同组合而用不同品名。

财务部门登记增加产成品账时，应仔细核对生产通知单、检验报告和入库单；减少产成品登记产成品账时，应核对发货通知单、出库单等凭证；产成品仓库保管人员应该以经过批准的发货通知单为依据，同时填制产成品出库单，以此减记产成品收发存登记簿上产成品的数量；

（四）销售收款控制

主要包括产成品出库、成品运输、售后服务、市场部门与客户以及市场部门与财务部门对于应收账款和运费的定期核对、应收账款的催收及账龄分析。

（五）日常费用和制造费用的核算

日常费用主要是生产车间的水电费用，制造费用是指生产车间的维修费、材料消耗费及办公费等。虽然日常费用和制造费用是影响产品成本的一个很小的因素，但是其金额的高低对产品成本水平有很大的影响，也是税务部门进行税务评估和税务检查的重要依据。 因此，需要对这两项费用严格控制，在日常生产经营中加强对费用开支的审核以确保每项开支都符合既定范围。具体而言，企业在岗位配置上应遵循费用经办和审批相分离的管理模式，未经授权的部门或个人不允许进行费用支付；要完善岗位责任制，明确各部门及职位的具体职责，专人专岗；实行轮岗制，定期调整人员配备，对关键岗位应频繁轮换，次要的岗位可少一些，避免同一人长期处于同一岗位而形成垄断。

（六）存货盘点制度

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存货盘点制度按月落实，并安排专门人员负责存货盘点工作。物料部门对于结存原材料进行定期盘点后报财务部门，原材料损耗表报财务部门及其他部门。对存放在不同地点、不同类别的存货盘点进行规范；重视退货、残次品的盘点，对于需要退库进行二次加工的残次品应先办理出库手续，加工完毕后办理再次入库手续入库。

编制成本差异分析表。按照月初生产成本各成本项目余额，及当月投入生产的成本项目汇总金额，减去月末盘点得出的本月末成本项目各项金额，得出本月实际产品入库的各成本项目实际发生额，再与当月实际产品入库的按标准成本计算的成本项目金额对比分析，得出各成本项目实际与标准成本的差异额与差异率，再分别按各成本项目差异金额分析写出差异原因及改进方案，然后经成本核算主管、财务经理核查通过后，报送生产总经理，用以及时调整偏差。

月末由成本核算下达盘点指令，对仓库、车间等进行库存材料、库存产品、车间材料、车间在产品、车间完工未入库产品的盘点。盘点工作由仓库库管、车间统计操作，生产厂长要对班组长下达指令，配合车间统计进行盘点，由成本会计监督指导盘点工作，及时检查有无漏盘、重盘现象发生。盘点结果由仓库库管、车间统计汇总报送成本核算，成本核算部对盘点结果，结合当月日常计算成本数据及标准成本进行分析对比，计算各成本项目成本差异金额，查找偏差原因，做出成本分析报告，报送生产总经理。总经理针对成本差异发生的原因，查明责任者，提出改进措施与处罚决定，加以贯彻执行。

二、成本核算岗位工作流程

（一）生产部门日常费用报销

审核范围：原始凭证完整、合法、金额正确、原始凭证与支出证明单是否一致，审批手续是否完备，部门费用支出进度等。涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核。

借：制造费用——车间部门——相关明细科目 贷：库存现金/银行存款/其他应收款 审核要点：

（1）非工资性费用支出须取得税务局监制的发票或收据，填写规范，大小写一致，无涂改痕迹，增值税票须严格遵守填写规范。

（2）费用审核要点有：计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务负责人审批；计划外费用须有总经理批示的报告；市内交通费（出租车费）、通讯费须经总经办登记；招聘费用须有人力资源部部长审核；差旅费须附审批后的行程安排表，招待费须附经审批的招待费用明细表。

（3）支取现金的凭证编制完毕，若遇出纳无现金时，应暂时保存记账凭证，待出纳取回现金时通知领款。

（4）报销人有前期欠款时，报销费用一律先冲抵欠款，由管理费用岗开具还款收据。 （二）水（电）费

收受出纳岗传来的水（电）费委托收款凭证后，分出非生产用水（电）发票，将生产用水（电）发票传生产部相关岗位换取增值税票，编制记账凭证。传主管岗复核。

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