文秘资料员高级工复习材料

是有关调查内容的理论,经验,动向,搞经济问题调查,要学经济理论,搞思想调查,要学政治工作学,教育学,心理学方面的理论,学习报刊理论文章和经验报道,了解有关学术动态,丰富思想,开阔视野;三是学习有关业务知识,调查对象从事的专业要初步学习了解,调查涉及的专业知识尽可能学习,以免调查深入不进去,甚至讲外行话.

调查的方式和方法:根据调查的范围和对象不同,一般可分为四种调查方式:一是全面调查;二是重点调查;三是典型调查;四是抽样调查

调查方法多种多样,主要有以下几种:一是个别交谈法;二是开调查会;三是现场观察法;四是问卷调查法;五是文献调查法;六是统计调查法;七是专家调查法,等等.

研究的重要意义:研究是对调查所获材料的综合分析过程,目的是产生认识上的深化和升华,探求事物的本质和规律,制定解决问题的方案.研究是调查的发展和深化,是对客观事物的理性认识阶段.研究是一种创造性的思维活动,直接关系到调研成果质量的高低

研究的方法:研究的方法很多,主要有比较法,分类法,类比法,归纳法,演绎法,分析法,综合法,抽象法,等等.这些方法即相互独立,又相互渗透,相互补充.

调研成果的转化:除了可通过向领导者口头汇报,形成调研报告和简报刊载等方式提供转化外,还可以通过以下途径转化到工作实践中去:一是以文转化;二是以会转化;三是以信息转化;四是以宣传转化.

会议的概念:是指有组织,有领导地召集人们商议事情的活动.它体现了会议的四个基本条件:有组织,有领导,商议事情,集会.

会议工作的概念:是指文秘机构对会议的筹备,组织和保障工作.

会议类型:

按会议的规模分,有小型会议,中型会议和大型会议

按会议的性质划分,有规定性会议,日常性会议,专业性会议,纪念性会议和座谈性会议 按会议的形式划分,有集中性会议和分散性会议

会议的功能:1决策功能;2指挥功能;3沟通功能;4协调功能;5动员功能;6显示功能;

会议工作的任务:1会议组织工作;2会议文书工作;3会议组织联络工作;4会议后勤服务工作;5会议的接待服务工作;6会议选举工作;7会议的保密和安全保卫工作;

会议工作的原则:1充分准备;2严密组织;3周到服务;4勤俭节约;5安全保密;6提高效率;

会议准备期间,文秘人员主要有哪些工作?

(一) 制定会议预案.主要内容有:一是会议名称;二是会议主题;三是会议时间和地点;四是会议

规模;五是参加人员;六是会议议程和日程;七是会议的组织领导;八是会议的日程安排;九是与会人员的食宿安排;十是会议经费预算和开支办法. (二) 组建会议机构 (三) 发送会议通知

(四) 准备会议文件:开幕词;闭幕词;工作报告;交流材料;领导者讲话;会议须知.

(五) 布置会场:1主席台的布置;2会场的布置;3装饰性布置;4附属性布置; (六) 人员编组 (七) 制作会议证件 (八) 安排食宿和车辆 (九) 会前检查 (十) 接站与报到

会议的召开期间,文秘人员主要有哪些工作

会议召开期间的文秘工作,基本要求是组织严密,服务周到,确保安全.主要有以下几个环节: 1会场签到;2会间调度;3会议设备的操作与维护;4会议记录;5会议简报;6会议选举;7会议总结;8后勤保障.

会议选举,文秘人员要做好选举的组织工作

1宣布参加选举的人数和选举的内容;2通过会议选举办法;3通过监票人,总监票人名单;4核实出席会议参加选举的人数;5检查票箱;6分发选票;7填写选票;8宣布投票顺序和进行投票;9开箱清点选票;10报告收回选票数,宣布选举是否有效;11进行计票;12宣布选举结果.

会议结束后,文秘人员主要有哪些工作: 1印发会议纪要;2清理会议文件;3组织代表离开;4搞好宣传报道;5会议工作总结;6会后催办工作

接待工作

是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待,联系洽谈,参观浏览等服务性活动.

接待工作的作用:1展示形象的重要窗口;2牵线搭桥的主要形式;3获取信息的有效渠道

接待的类型:

1按接待对象的国别划分,可分为内宾接待和外宾接待两种.

2按接待的组织关系划分,可分为上级来访接待,平级来访接待,下级来访接待和群众来访接待

接待工作的原则:1热情大方;2细致周到;3确保安全;4俭省节约;5内外有别

如何做好接待的准备工作

接待前的准备工作是搞好整个接待工作的重要组成部分,如果没有充分的准备,就难以使整个接待工作顺利进行.因此,在宾客到达前,文秘人员应对整个接待工作做好充分的准备.一般包括心理准备,信息准备,接待方案准备布置与检查四个方面.

接待实施的一般程序1迎接及安排来宾的生活;2看望及商定活动日程;3礼仪性会见与宴请;4按日程开展活动;5送别;6小结

接待实施的具体要求

1接待上级机关来宾的要求:上级机关领导来了解情况或视察工作时,要请本单位的领导亲自出面接待.如果领导让文秘人员介绍某些情况时,可就是而论,一般不要对整个工作的是非优劣作出评价,问题应由本单位领导去谈.假如领导主要征求意见,文秘人员应直言不讳,讲出自

己的看法.如果本单位领导不在,而上级领导要求你介绍情况或询问某些问题时,文秘人员要实事求是地汇报,不了解或了解得不够准确的事,就直说不清楚,不能含糊其词,更不能凭估计和想象汇报.对上级领导交界的任务,要原原本本地记下来,并问清楚具体要求,待本单位领导归来后,将情况及时准确地汇报.上级机关普通工作人员来本单位进行工作访问时,通常应由本单位领导出面介绍情况,以示尊重.如属一般业务问题,可由业务部门负责接待,但事后要向领导汇报.文秘人员应安排领导到住所看望.

2接待平级机关来宾的要求:平级机关,单位的领导来访,一般应由本单位领导出面接待.如果本单位领导不在或有事不能分身,经领导委托,文秘部门领导或工作人员可出面接待,并向来宾作出解释,以求得谅解.如果来宾是参观学习,了解情况,应实事求是地介绍;如果是业务联系,可由对口部门负责人接待,重要业务问题,要向主管领导汇报.在接待这些单位来宾时,要注意互通有无,互相交流情况,不仅要将本单位的情况向对方作介绍,而且要主动了解对方的先进经验和最新信息,通过接待,掌握各兄弟单位和业务联系单位的工作情况,作为信息材料,及时整理出来,供单位领导参考.

3接待本系统来宾的要求:本系统下属单位人员来访的目的,一般有两种情况:一是汇报请示工作,二是反映问题.这些单位来人,除领导点名找来以外,一般由机关各部门负责接待.对来汇报工作的,文秘人员应详细记录汇报的内容,有不清楚的地方,一定要问清楚.若来人当时回答不了,可以让其回去了解情况后再补充汇报.如果汇报的情况参考价值较大,要向来人索要书面材料,或请其回去整理,将书面材料报来.对来请示解决问题的,属于文秘部门职权范围内的事,可按照有关规定答复和处理;凡是新问题,都要请示领导后再作答复;如果是重要问题,还要对方写成书面请示,经有关领导批示后答复.对来反映问题的,一般由文秘部门负责接待,然后视问题的性质和解决的途径,及时与有关职能部门联系,忙给予答复和解决.重大问题要及时向领导报告.如属于申述或检举揭发性质,文秘人员还要为来人保密.如果来人指名要直接向某领导报告,文秘人员可先向领导通报来人的基本情况,经领导同意后,约好会见的具体地点和时间,下属单位来人,无论是汇报工作,还是反映问题,都是信息反馈的重要渠道,文秘人员都应热情接待,并记录整理好资料,及时呈领导或转职能部门研究处理.

4无约接待的要求:对没有约定,临时来访的客人,文秘人员也应很有礼貌地询问客人的来意,根据不同情况灵活处理,倘若领导在开会,且会议即将结束,客人找领导面谈的问题并不复杂,就告诉客人在会客室等待;如果领导会议时间较长,或这天安排会见很紧凑,客人面谈的问题较复杂,则可以明确告诉客人,然后再有礼貌地询问客人是否可以安排另外一个时间见面;或根据领导的时间表找出一个空隙,主动提出一个确切的时间,征求客人的意见.如果领导刚好单独在办公室,完全可以会见临时来访的客人,此时文秘人员不要贸然将客人带进领导办公室,而应问清来访意图后,请客人稍等,自己先请求领导,得到同意后才能请客人进办公室;如果领导不愿会见,并请你找借口予以挡驾,此时文秘人员可请示领导,是否可以派其他人代领导会见,经领导允许,并指定某人代替,文秘人员就礼貌,机智地请客人接受与某负责人会谈;如果客人坚非见领导不可,而且客人身份地位特殊,此时,文秘人员一方面要机敏地为领导挡驾,让他明白今天无论如何不行,一方面让他留下电话和会面时间,要求,表示禀告领导,待领导决定会立即通知他.假如领导交代要别择时间亲自会见,文秘人员就可以礼貌地与客人协商预约双方都感到方便的会见时间,并请客人留下电话,通讯地址.总从,在无约接待中,文秘人员一定要机敏,以消除领导可能遇到的困窘场面.

外宾接待的注意事项:1严寒外事纪律;2坚持平等互利;3尊重来宾习惯;4讲究礼节礼貌;5注意仪容服饰;6树立时间观念;

随从工作的类型和特点:

类型:1调查研究型;2检查考核型;3处理问题型;4看望慰问型;5商务谈判型;6参加会议型; 特点:1流动性大;2时限性强;3环境复杂;4情况多变;5工作要求高;

随从工作的意义和要求:

意义:1做好随从工作,有利于提高领导工作效率;2做好随从工作,有利于提高领导工作效率;3作好随从工作,有利于锻炼文秘人员的才干;

要求:1工作要主动;2办事要细心;3说话要谨慎;4不要帮倒忙;

出差前,文秘人员的准备工作

1思想准备;2组织准备;3资料准备;4物资准备;总之,出差准备工作即要周到细致,又要尽量从简.动身前,文秘人员还应仔细检查携带的物品,以防止遗漏.

出差的途中,文秘人员的工:1周密安排领导活动;2热情接待来访人员;3认真做好各种记录;4及时上传下达;5起草文字材料;6做好通联工作;

出差结束,文秘人员的工作:

1安排返程交通;2处理出差资料;3抓紧有关问题的落实;4清理经济账目

通讯工作的作用1能够提高管理水平;2能够增加办事效率;3能够树立良好的组织形象;

通讯工作的原则

要做好文秘活动中的通讯工作,除必须掌握各种通讯工具的使用技术和方法外,还必须从总体上遵循通讯工作的若干基本原则.

1及时原则;2准确原则;3安全原则;4经济原则;

通话的程序和要求 1打出电话

① 发话准备.拨号前要查记对方的电话号码,备好即将陈述告之的内容,然后进行拨号和通话 ② 通话.接通电话后,要主动告知自己的情况,自报家门;然后问明对方的单位,姓名,职务

等,对于要陈述的内容,应先打腹稿,有时还要列出通话要点,以免语言啰嗦,词不达意 ③ 结束通话.通话结束时,要有礼貌地与对方道别,然后挂上话机 2接收电话

① 接电话时应顺手备好笔和纸,以便记录重要内容 ② 拿起话筒后,应主动自报家门.

③ 通话结束前,应询问对方是否有别的事情,然后再挂上话机.

各种意外电话的处理

1灾害电话:文秘人员凡接到灾害电话,一是要如实记录,如灾害发生的时间,地点,经过,后果,原因和措施;二是要即刻向领导报告,请领导者给予批示;三是要迅速传达领导的指示,并要求对方及时反馈有关信息

2纠缠电话:一是要明确谢绝,但不要伤害对方感情;二是要佯称领导不在单位,或称’你的意见尚在研究’;三是可请对方留言,并表示可以转达.

3匿名电话:一是要以礼相待,不可强行要求电话说出姓名;二是要记录对方通话的内容,及