谈谈公文处理

系人姓名、电话就作为附注，以及传达到哪一级、不得翻印等要求也属此类。

8．附件。正文后另起一面排，在版记之前。左上角第1行顶格标识附件2字，后加全角冒号，有序号则在序号前加冒号。附件名称要与附件说明一致。附件如不能与正文一起装订，应在首面首行标识公文发文字号。发布规章和转发文件的位臵应当按附件办理，如规章或转发文件较多时，以作为附件办理为宜，以准确显示附件的数量。

（三）版记。由主题词、抄送机关、印发机关和时间组成。版记位于最后一面，其最后一部分位于最后一行，各部分间用反线分开。公文主体只有一面，即使主体下面空白容得下版记，也要放在第二面。主体之后的空白容不下版记，需另起一面排布版记时，也要放在最后一面。版记要放在公文附件的后面。转发文件，被转发文件的版记可不保留，留下空间标注转发文件的版记。单面印刷，版记放在最后一面的正面；双面印刷但单面装订的，版记必须放在最后一面。

1．主题词。主题词三字用黑体居左顶格标注，后加全符冒号，词目用宋体三号字，词目间空1字。主题词分类别词和类属词，应当从公安主题词表和国家、铁道部主题词表中选用主题词。尽量少造新词，原因是标注主题词主要目的是为了检索查询和管理公文的方便，新造词往往检索频率不高。

2．抄送机关。在主题词之下左空1字标识“抄送”2字，后标全符冒号，回行与上一行抄送的机关名称对齐，最后标句号。其他要求与主送机关同。

3．印发机关和时间。在抄送机关之下一行，一左一右各空1

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字，时间用阿拉伯数字。

（四）页码。使用4号半角阿拉伯数字，左右各一条4号一字线。标注于版心下缘下1行，单页码居右空1字，双页码居左空1字，公文出现空白面，空白面及后面的页均不标页码（包括版记）。信函式公文的页码要标注在文武线之上。公文主体只有一面，该公文两面均不标页码。公文如出现空白面，该空白面及以后的面，包括标注版记的最后一面都不标页码，主要是防止变造公文。

（五）表格。目前我们都还不是很规范，规范的要求是横排A4型表格，页码位于表格左侧，表头单页在订口，双页在切口（单页码在左下角，双页码在左上角），以便于翻阅。

三、两种特殊公文格式

（一）信函式公文。主要用于平行文或下行文。发文机关标识不标“文件”，红色宋体或黑体字，居中。机关标识距上页边30，下标一条红色文武线，距下页边20处划一条红色文武线，与版心等宽，份数序号、秘级、紧急程度在武文线下左侧顶格，发文字号武文线第1位右侧顶格，公文标题武文线下第4行。

（二）办公会议纪要。发文机关标识为发文机关后加会议纪要，下一行居中标发文字号（用阿拉伯数字，小括号括起），在红色反线上居左顶格标印发机关，居右标纪要时间，一般标会议结束时间。红色反线下隔一行标会议纪要标题，下隔一行标注会议纪要正文。正文后标出席人员、记录人。版记部分要求同其他公文，主送机关标在版记内。

四、要注意的几个问题

关于公文的字体、字号。除了几种情况外，一律用仿宋体：秘密等级、紧急程度用黑体（份数序号字体自定）；发文机关标识用

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小标宋体（即宋体）或黑体，我处统一使用宋体；签发人姓名用楷体，“签发人”三字可用仿宋，也可用楷体，我处统一使用仿宋；标题统一使用小标宋体；附件的左上角“附件”二字统一用黑体；主题词三字用黑体，词目用小标宋体。除发文机关标识不得大于“国务院文件”的字号，标题用2号件，字号一律用3号字。

一是要注意标注秘密等级和保密期限，主要的要求是正确标注，避免漏标或错标（密级标高或标低）。

二是要注意发文字号的标注，要按照处里规定的行政发文字号标注。

三是要注意主送、抄送的机关。与过去不同的是不搞报、发、抄，只有主送和抄送。上行文应当只有一个主送单位。对非主要受文机关的，都抄送，抄送的顺序是先外后内、自上而下。

四是主题词。拟文单位应当在发文稿纸上的主题词栏标注主题词，标注主题词的目的是便于检索，标注的方法参阅已下发的《公安主题词表》，主题词应从《公安主题词表》、《铁道部公文主题词表》和《国务院公文主题词表》选用。

第二部分 公文文种及写作要求

根据国务院行政公文处理办法规定，行政公文共分13种，结合铁路和我处实际，我处行政公文处理办法共规定了12种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。用得较多的是通知、通报、报告、请示、函和会议纪要。

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一、通知。使用最为广泛，一般分为转发性通知和工作通知。 （一）转发主要包括批转、转发、印发。

1．批转一般用于转发下级的报告、意见，基层单位使用较少。 2．转发上级文件，如果本级机关未提出新的要求，可以直接转，但不能采取过去使用的在上级文件上加发文机关、发文字号的方式。如果本级机关提出新的要求，则要在正文中列出。转发文件一般情况下不能越级，但如果上级没有提出具体的要求，也可以越级转发，从办文的规范化上讲，不提倡越级转发。在转发时，要特别注意标题的拟写，不能有多层的转发关系，如有时应当直接提转发的具体内容，而把转发的层次关系在正文中说明。

3．印发一般用于发布规章制度、规范性文件等。需要强调的是规章制度、规范性文件的发布，应当作为参照附件的形式，附在正文之后。正文主要是说明制定规范性文章的依据、有权机关通过时间、执行要求和生效时间等内容。

（二）工作通知。主要是用于部署某一项工作。比如开展某项专项行动等等。这类公文应用最为广泛，在写法上没有定式，但一般要求先说明所部署工作的目的意义，再提出具体的工作安排和工作要求。目的意义一般的工作少讲，重大的工作可以多讲一些，具体工作安排关键是要让下级明白做什么、怎么做。

二、通报。包括表彰性通报、批评性通报和传达性通报。从正文内容上可以分为情况、分析和要求三大部分。关键是要叙述清楚、分析得当、要求明确。

三、请示。上行文。主要写明请示的缘由和事项。在写作上，一是开头最好有准确概括全文要旨的一段文字，在结尾时还可强调一次；二是要把理由说充分，简明扼要，不可冗长拖沓；三是涉及

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