秘书学概论复习资料

秘书学

名词解释：

1、 秘书的含义：秘书，在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位。又

称为秘密文书工作者或者领导的参谋与助手。学术界有四种说法：宫中秘藏之书、

辅臣、行政职位、社会职业。

2、 秘书的层次：秘书人员因其所服务机关、单位的层次规模不同，因其工作的职务、

性质、作用以及学历、能力、资历的不同，在纵向上有层次之分。主要包括：处级秘书、中级秘书、高级秘书三个层次。

3、 秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性。应用性

的科学。通俗地说，秘书学就是研究 秘书人员如何做好秘书工作的科学。它是一门写作学与管理科学的知识圈交叉重叠的产物。

4、秘书工作机构：秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

5、办公自动化：办公自动化是是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和

行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。 6、职业道德：职业道德是人们从事活动应遵守的行为规范。主要概括为：“忠诚、保密”。 7、秘书心理：心理，是人脑的技能，是客观现实在人脑中的反映，它决定于人的内在需

要和周围环境的相互作用。人的心理活动又直接支配人的言语、行动。（它主要包括：兴趣、意志、情绪、思维、记忆。） 8、思维：思维是人的认识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合；或者利用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。

9、气质：气质是人的生理与心理特征。现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、

速度、灵敏度等的典型的、稳定的心理特征。（气质表现为人的感受性、耐受性、敏感性、可塑性、兴奋性、倾向性等。） 10、性格：性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。（主要包括：态度、意志、情绪、思维等） 11、社会地位：社会地位是指个人在社会中的地位是个人与社会关系的体现，也是个人所占的空间的大小和性质、个人的权利和义务的总和。包括先赋地位和后成地位。 12、后成地位：后成地位是指人依靠自己的聪明才智，依靠自己的能力、努力、工作或劳动成果，对社会的贡献所获得的地位。 13、社会角色：社会角色是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以

及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。 14、人际关系：人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生

的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘关系”。 15、督查：督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下的督促、检查，使之落实、妥善。督查，又称督办和查办。 16、沟通：原意是指两处水域中间阻隔，互不相通，在其间挖掘一渠，使之流通。现代意义

上的沟通，又泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。从行政管理学和秘书学的角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和

交流。

17、协调：协调，就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异以及

矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让，求同存异，使矛盾得到解决，达到统一政令、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质文明的巨大力量。

二、问答题：

1、秘书工作的特点？

(1)辅助性；辅助是相对于主导而言的。辅助是在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。 （2）综合性； 是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的突发的非例行性工作。有机要与非机要性工作，有操作简易的工作又有操作复杂的工作。 （3）机密性； 不管是机关、企业、私人秘书，其工作内容或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人隐私，所以善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。 （4）服务性；秘书属于第三职业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了有“服务的直接性”和“服务的稳定性”以外，秘书服务还具有广泛性。 只有认清秘书人员的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关单位中的位置，摆正自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉地做好各项工作。 2、秘书工作的作用？

（1）助手作用 秘书称为上司的直接工作助手，起着无可置疑的作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人员还有着监理作用。（2）参谋作用； 中高级秘书具有参谋作用，他们为上司调查研究、收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上司决策。充当领导人的“顾问”和“智囊”解决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策.（3）协调作用，秘书的协调作用是由秘书的工作人物、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司，传达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其他部门人员都有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。 （4）信息枢纽作用； 秘书办公室可以说是机关公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关、公司起着信息的提供反馈、传递等枢纽作用。（5）公共关系作用；秘书工作中有“对外联络、内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。 3、我国秘书工作职能发生了什么转变？

（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟定方案；中国入世以后，市场愈加开放，交流日益广泛，政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要掌握本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和生产过程中的薄弱缓解，把在实践中发生的问题随时汇报给领导、上司，还要有自己的独立看法。

（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制；市场经济时代，尤其是入世以后我国进入了全球经济的大环境中，自上而下的垂直领导，指挥仍不可少，但只限于政府的公共管理只能，而不适用于拥有充分自主权的企事业单位。秘书应多了解、研究下情，多跑基层，多协商，多为企业为消费者，为公众，为社会服务的具体工作。 （3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息；政府部门一向被认为是组织的信息枢纽，起着连接上下、沟通左右。联络内外的作用。伴随着我国改革开放的不断深入，尤其是入世以后，经济领域中的肿大变化莫过于政府部门的只能转变。

（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。 领导层作出决策后，有管理层将决策转化为明确的，具体的可供操作的计划，然后交给操作层去实施。计划工作往往由管理层指示秘书去做。入世后，企业有了自主权，秘书的首要职能就是根据决策目标辅助上司制定计划。

4、我国秘书工作方式发生了什么转变？ （1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务；首先是专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾，促使了秘书服务公司诞生。其次现代生活的节奏越来越快，许多生产者只能把核心业务包给专业人员，第三现代科技的发展，秘书工作日趋现代化，专业化，模拟化。第四其他专业化公司的增加，也对秘书服务市场起到了促进作用。第五，秘书职业化的不断增加，拥有秘书职业资格证书的专业人

才队伍日益壮大。

（2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公；新的办公形式给秘书人员带来了新的观念，全新的办公程序，全新的办公手法。

（3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展；秘书组织会议更多是被动地按照领导、上司的指示办事，则新的会议形式，会展就需要秘书发挥主动精神，运用创新的思维和多种才艺。它需要秘书联络协调和组织工作，以及会议 的组织工作和文书工作。 （4）操作方式，由手工操作转变为电子操作。电脑和网络改变了办公室的一切，电子操作也要求秘书人员跟上日新月异的电脑和网络技术，不断提高自己的操作和应用能力。这样才不至于影响工作，才能与时俱进。

5、秘书工作产生的条件是什么？我国秘书工作源于什么时期？

条件：从秘书工作的主要内容文书工作来说，它是随着文字的出现、国家的产生而产生的。国家进行管理需要有内容。

起源：如果从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到黄帝时代，上古时代的“史官”和“纳言”可以看作最早的秘书官。从秘书工作的主要内容文书工作内容来说，它是随着文字的出现、国家的产生而产生的。

6、二十世纪80年代后，我国秘书工作的新局面表现在哪里？

（1）秘书工作的正常化、制度化 党十一届三中全会后，制订了岗位责任制，保证了秘书工作的正常化和制度化。

（2）文书工作、档案工作的加强 各级秘书部门普遍加强了文书的撰拟、审核、制作、传递、处理和立卷工作。

（3）大兴情况调查、注重政策研究 各级各类秘书部门普遍、经常进行情况调查，收集信息资料，进行分析研究。

（4）信访工作发挥重大的作用 各级机关普遍将信访部门独立建制，人员得到加强。

（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究 从中央到各省市普遍重视秘书人才的培养，改变了传统的手工业方式。

（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理 随着知识经济和网络时代的到来，各地区、部门运用互联网进行信息的沟通和处理，电子网络出现在秘书实践之中。

7、秘书班子怎样才能做到“群体优化”？

秘书群体的科学组合应遵从“异质组合”的原则，由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格、性别的人员组合。群体优化的第二个条件就是合理分工，密切合作。分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。不少人主张秘书应该是通才。群体优化不仅仅表现在组合之际，还体现在不断运动的过程之中。一方面，经过一段时间的实践、运转之后，群体可能作部分调整甚至重新组合。另一方面群里的知识量和能力度不可能一层不变。群体的每个成员都应该不断提高自身的水平和能力，补充、更新自己的知识，使群体在不断实践、不断再学习的过程中不断地得到优化。 8、 秘书人员怎样进行自我管理？

秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。 （1）工作管理，秘书人员的工作有受支配、受制约的部分，如领导交办的工作或集体承担的工作；也有自己支配部分，如职责内的日常工作。首先要有明确的工作计划，其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条有理的地去进行。但不论做什么工作都要高标准、严要求； （2）行为管理，秘书人员根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式；通常对行为的理解，既包括行为方式也含有言行、举止、态度等因素。秘书应该做到无论在任何场合都不背后议论上司的长短，不谈论或泄漏别人的隐私。

（3）时间管理，秘书应科学地支配时间和充分地利用时间，秘书还应有效控制某些工作的

时间弹性幅度；要善于利用大段或整理时间去处理复杂并具有连续性的工作。总结经验教训，结合工作成果作必要调整，以提高工作效率。

（4）办公环境管理，秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。 9、 秘书应有怎样的知识结构？ 秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较为宽广的知识面，秘书又有自己的专业特点，这有要求秘书人员纵向具有较为深厚的专业知识。

（1）基础知识 一方面是社会科学基础知识，另一方面是自然科学知识。 （2）专业知识 包括公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识等。 （3）行业知识 行业知识是秘书人员所在的行业、系统的专业知识。

（4）相关知识 这是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高知识，是文秘人员知识结构中较高层次。

10、秘书如何才能扮演好自己的角色？

（1）共性意识和个性意识 就各个组织和社会而言，秘书角色是不可缺少的，不同组织，不同职位，不同类别的秘书角色又有不同的地位和行为要求。（2）角色组合 秘书是个“角色组”，也就是说在不同的场合、条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。从秘书在行政组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是助手是配角，这是秘书的基本角色。每个秘书人员都应该具有这样的角色意识心甘情愿地自觉地当好配角和助手。（3）配角意识与主角意识 秘书不能因甘当配角而事事被动，不能领导一拔才一动，又不能超越自己的地位，反客为主。一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。只有清醒全面的认识，秘书才能经常保持心态平衡，找出工作中的优势和乐趣，容忍某些时候的烦恼与不足，排遣收到的委屈和不公，更好地喜爱和从事秘书工作。

11、调查有哪几种主要类型？

根据调查研究内容、性质、目的、要求的不同，调查分为不同的类型，主要有： ①普遍调查。它是指总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查。它适用于重大的基本情况调查。②典型调查。就是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进行调查。适用于经验性调查。通过典型调查可以树立典型，适合于思想品质，精神道德因素方面，而不适合于工农业生产、科技或商业活动。③个案调查。就是对个别的对象进行调查，如突发时间或事故调查。有明显的针对性。④重点调查。就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位调查，再将其结果推论至其他一般单位。⑤抽样调查。就是从总体中抽去部分样本进行调查，将其结果推断总体。抽样调查又分为随机抽样和非随机抽样，它们各有所长，视调查者的要求而定。

12、几种调查的方法：

（1）观察法：调查者对调查对象的状态、变化进行直接凭肉眼或有助于工具、仪器作观察、记录。

（2）文献法：是指调查者阅读有关的书面资料（包括报刊、文件、档案以及照片、图表、录音等）以获取所需要的资料。

（3）问卷法：调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。

（4）归纳法：就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法。

13研究有哪几种主要方法？

研究的方法主要有：①归纳法，就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法也是常用的逻辑推理方法之一。②综合法，就是将众多的零散