Excel快速录入技巧

Excel快速录入技巧

最近学校图书室要建立电子档，要将上万册图书信息录入excel电子表格，工作量巨大，让人生畏。

如何提高数据录入效率呢？通过一番寻找，找到了以下几种快捷迅速的录入方法，与大家共享：

一是利用自动填充柄自动录入。

利用自动填充柄可以完成复制和以序列方式填充两种录入方式。 在一个单元格（或一行）录入数据后，选中该单元格（或该行），将光标移动到选中区域的右下角，光标就会由一个白色空心十字变成一个黑色实心十字，此时按住鼠标左键往下拖动到合适位置，放开，选中数据就会自动复制粘贴到拖动的区域，如果是想选择按序列填充，则按住鼠标右键往下拖动，放开后，会出现一个选择菜单栏，选中“按序列填充”按序列填充即可。当然这里有几项选择，可以多试一下。

二是利用“记忆式键入”方式填充。

假如我们已经输入了一个数据，例如“北京燕山出版社”在下一行同一列中，我们想要再一次录入这个数据（北京燕山出版社），此时我们只要录入一个“北”字，“北京燕山出版社”就会出现在单元格中，再按一下回车键就完成了录入。

使用这个方法要注意：一是要进行输入的单元格与已经完成录入的单元格要在同一列的下方并且与已经录有数据的单元格之间没有空行。二是只有录入到没有重复的字符时才会自动录入，例如，已经

录入了 “北京燕山出版社”和“北京人民出版社”两个数据，在新的一行同列的单元格中再录入“北”字就不会出现提示了，直到录入到“北京人”或“北京燕”时，才会出现这两个数据的提示。

Excel默认是“以记忆式键入”方式的，打开excel就可以直接用这种方式录入。如果不行，就需要打开 “工具——选项” 菜单，在“编辑”对话框中的“记忆式键入”前打上对号即可。

三是利用下拉列表进行录入

和利用“记忆式键入”方式录入一样，选中同列已经录入数据的单元格下方相邻的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“从下拉列表中选择菜单”，就会出现一个“下拉列表选择框”，本列中已经录入过的数据会都出现在里面，选中需要的数据，单击就完成了录入。“下拉列表选择框”也可以用“alt+↓”快捷键弹出。

这种方式和上面的利用“记忆式键入”方式录入差不多，区别就是，“下拉列表”可以把所有已经录入的数据显示出来供我们选择。

四是利用向下填充、向右填充快捷键录入。

Excel有两个快速填充快捷键，分别是向下填充快捷键（ctrl+D）和向右填充快捷键（ctrl+R）,利用好这两个快捷键尤其是向下填充快捷键，将会大大提高录入效率。

向下填充快捷键主要有三种用法：

第一种用法：相当于带格式“向下填充”，即选定一个区域，按ctrl+D键，该区域最顶上的内容将带格式全部复制到下面选定的区域；