秘书学ppt

标题： （正文） 发文登记单 序号 发文日期 发文字号 密级 收文登记单 序收文号 日期 来文机关 来文标题 收文编号 密级 发文字号 密级 附件 份数 承办单位 签文书处收 理号 备注 公文标题 附件 密级 公文标题 份数 发文通知单 发文字号 份数 签收人 清理或清退 发往机关 签收人 归卷日期 归入卷号 备注 收文登记卡 收文日期 发文字号 来文机关 份数 附件 文书处理号 来文标题： 承办单位： 处理情况： 签 收： 备 注：

三、文书归档 1、归档的概念 2、归档的要素 3、分类方法

归档（存档）概念：

从系统性的分类和保管开始，在经历了纪录、文书的借出、保存和一直到最后废弃这样一整套完整的工作。 秘书归档的资料主要有：

往来文件、名片、贺年片、剪报、照片和胶卷。 二、归档的要素：

分类：按系统分类按文件装好

保管和更换：装进文件柜，按年度变化往下移 保存：到一定年度后用保存箱封存并放进仓库 废弃：用碎纸机粉碎

三、就秘书而言主要采用的分类方法 按单位名称分类 按主题分类 按年代顺序分类 对比参照分类

一、按单位名称分类：按单位名称并以罗马字母顺序排序做好分类工作。但涉及到英文书写时要注意一些细节：

●公司和社团等名称一般第一个单词列首位，如果使用了人名，则需将姓氏排在首位，然后按名字顺序书写；

如： Unit1 Unit2 Unit3 Unit4 C. H. Farren Company Farreb C. H. Company Farren Auto Repairs Farren Auto Repairs

●一般来说冠词、连接词和前置词不予考虑；

如： Unit1 Unit2 Unit3 Unit4 The Diamond Hotel Diamond Hotel Thomas & Betts Thomas Betts ●将缩写全部还原；如：

Chas. Bros., Co. ：Charles Brothers Company Charley’s Sports Inc. ：Charlcys Sports Incorporated 带有连字符号的公司名称按一个单元排列；如： West-Salem Co.

●可以写成一个单词也可以写成两个单词的按一个单词处理；如 ： Sea Side Restaurant; South East Airways

●与阿拉伯数字混成的名字将数字改写成字母，如果数字太长则尽量使用短的读法；如： Unit1 Unit2 Unit3 Unit4 A-1 Club A one Club Café 2100 Café Twenty-one ●如果以宾馆（Hotel）、汽车旅馆（Motel）、大学（University）、学院（College）等作为名称的首词，应将他们移到后面；如：

Unit1 Unit2 Unit3 Unit4 Motel Pearl Island Pearl Island Motel University of Tokyo Tokyo University

●州和地方自治区的名称按区域级别从大到小排序；

●医院和宗教团体等机构的名称按书写顺序排列； 练习：将下列名称排序

Unit1 Unit2 Unit3 Unit4 A&B Inc

B. James & Co. Sea Coast Theater

Hotel 71

St. Luke’s Hospital 按主题分类法：

这种分类法适用于强调文件内容比客户名称和地域更为重要的场合。比如说，求职者寄来的简历，将其简历放进贴有“Applications” 或“求职简历”的标签文件夹中。再按姓名或收到的时间排列。

这种分类法地业务种类比较多的部门非常实用，它不仅易于查找，而且对每项工作都便于总结和检查，所以企业和政府机关中普遍采用这种文件分类法。但这种分类法有一个缺点，即内容分类概念总是随着时间的变化而变化，如果对内容的界定不是很科学的话，就有可能造成混乱，很难迅速准确地找到文件，因此在按主题存档时，最好由对业务内容比较熟悉的人来完成。

（1） 按年代顺序分类法 一管是哪类具体的文件夹，一般都要将最新的文件或资料放在最上边，并且将所有的发信复印一份作副本，将副本日期顺序放在另一个文件夹中。这样一来，如果上司问到一些关于几天前发出的某一封信时，秘书可以很快地取出副本。在上司出差的时候，将其他部门或秘书代笔向公司外发的信的副本总起来放在一个文件夹中，那么上司在出差期间也能详尽了解公司运营状况或单位工作状况。 （2） 对比参照分类 有时会出现这种情况：秘书不知将要归档的文件放到哪个文件夹里。比如收到某关系公司送来的预算书，该放到该公司独立的文件夹里好，还是放到专放预算书的文件夹国比较合适？这个时候就可以利用对比参照表来处理。 如：

相互参照表

CROSS REFERENCE SHEET

文书分类编号 C05-105 主题或文件名

发信人名 跃进南超市

收信人名 中文系05级1班 概要 野炊 备注 预算

原文书所在位置

See → 文书类别编号 C051-012 主题或文件名 中秋活动预算

第六章 秘书办会 第一节 会议概述 第二节 会前准备 第三节 会间工作 第四节会后工作 第一节 会议概述

会议管理模式主要有两种：

一是上意下达，也就是说，在大多数情况下，公司最高领导层已做出了决定，开会是把决定

贯彻下去。欧美多为这种模式。

二是下意上达的审批制。即各职能部门首先提出自己的意见，上报公司领导，公司领导开会讨论，最终决定是否采纳。中国、日本多是这种模式。 ○会议： ●公司常务会

一般由公司总经理、副总经理、执行经理、常务董事组成，是公司日常工作的机关。 ● 公司董事会

公司董事会是公司股东大会的常设机关，除了属于公司股东大会的权利，公司所有经营大政方针都由公司董事会决定。公司董事由从股东单位派来的代表和公司的高层管理人员组成。 ● 部长会（或部门经理会、中层干部会） 部长会由公司各部部长组成。是贯彻公司常务会议决策的辅助机构；由于各部部长多由公司常务兼任，所以各常务的秘书应多留意。 ● 股东大会

股东大会是公司的最高决策机构。根据各投资人的投资额来分配股份。在一般公司设有专门的贵宾休息室，用于接待公司股东的来访。作为秘书，要在他们来访时，对他们的日程、接待场所、他们来访的目的等，作好充分的接待准备。

由于情况不同，还有各种各样的会议，如经销商会议、生产调度会议、劳次协调会议，这些上司参加这些会议时，秘书都要做好充分的准备工作。

○其他聚会

● 种类庆典。如公司成立周年庆典、新公司办公地址落成大会、新年庆典、优秀员工表彰

大会、新产品发布会、新领导上任等。 ● 客户招待会 ● 行业协会座谈会 ● 各种社会团体的聚会

● 为欢迎公司客人举办的招待会

○会前准备 一、 制定会议筹备方案 二、 准备会议文件资料 三、 布置会场 四、 发送会议通知 五、 安排食宿 六、 会议的接（送）站报到 七、 会议的经费预算

○会议筹备方案

1、 确定会议的主题与议题 2、 确定会议的名称

3、 确定会议的议程和日程 4、 确定会议的时间和日期 5、 确定会议所需的设备和工具 6、 确定会议与会代表的组成

7、 确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作