秘书学ppt

第二节 秘书的涵养和责任感 一、秘书的涵养 1、涵养的含义 2、涵养的表现 二、秘书的责任感 涵养的含义：

所谓涵养，是指人能够管理情绪的修养功夫，是人本化待人处事的态度。 涵养的表现 淡泊宁静 坚持反省 慎独

喜怒不形于色 以和为贵

良好的礼仪修养 学会自制 淡泊宁静

诸葛亮在《诫子书》中说：“夫君子之行，静以修身，俭以养行。非淡泊无以明志，非宁静无以致远。夫学须静也，才须学也。非学无以广才，非静无以成学。”这一段对做人非常重要。

三、秘书责任感的表现 真诚待人 正直坦荡 做人忠诚 忠实真干

已所不欲，勿施于人 为所可为，问心无愧

秘书应具备的素质： 能给人好感的秘书 an impressive secretary(一个能给人留下深刻印象的秘书) pleasant personality+verbal communication+non-verbal communication (有亲和力的性格)+(语言上的交流沟通)+(非语言上的交流沟通) cheerfulness good language good bearing (开朗) (语言得体) (举止优雅) modesty communication ability good manners (谦虚) (说话简单明了) (礼貌) responsiveness etc. good clothing (诚实) (着装得体) etc. good grooming (化妆得体) etc. a dependable secretary(一个可靠的秘书) silence about confidential matters(能够保守秘书) 能让人信赖的caution(慎重) 秘书 emotional stability(稳重) follow-through(坚韧、有责任感) 有能力的秘书 an efficient secretary(一个有能力的秘书) good judgment(良好的判断力)→tact(机智)→initiative(主动性) common sense(丰富的常识) understanding of the organization and personnel (非常了解公司及各种人际关系) understanding of the executive’s role and his/her management concept (理解上司的业务及经营理念) understanding of the secretary’s role(了解秘书的职责范围) experience(经验丰富) good memory(记忆力好) organizing ability(组织能力强) 第四节 秘书的培训与考核

秘书职业资格考试是由国家劳动和社会保障部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试，对考试合格者发给相应等级的秘书职业资格证书。该证书全国通用，在与我国有双边协定的国家也通用。

考试时间一般为每年的6月和11月各一次。 第四节 秘书的培训与考核

考试方式：秘书职业资格全国统考分为理论知识（含职业道德）卷和操作技能卷两部分考试，均采取书面答卷的方式（涉外秘书增加外语笔试，二级秘书另需加业绩评审）。 各部分考试成绩均以达到该部分总分的60%为及格（如100分为满分则60分为及格），凡单科鉴定成绩及格的在一年内可保留一次，在参加下一次鉴定时予以免考。 第四节 秘书的培训与考核

秘书职业资格目前共分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书，分别对应国家职业资格五级（初级技能）、国家职业资格四级（中级技能）、国家职业资格三级（高级技能）、国家职业资格二级（技师）。 各个等级均有相应的报考条件。 报名办法 报考条件摘要：有志于从事秘书职业者均可报考五级秘书（初级秘书）。相关专业三、四年级在校学生、已持有本专业初级证书的非相关专业在校生、连续从事秘书职业满四年者，可报考四级秘书（中级秘书）。 第四节 秘书的培训与考核

报名时需提交的材料：报名者本人近期同底黑白两寸照片六张，身份证和毕业证（在校学生提供学生证）复印件各一份、在校学生所在学校出具的普通生招生录取名册复印件（加盖公章）、在职人员所在单位出具的连续工作年限和从事秘书职业工作年限证明、国家机关事业单位在职人员个人工资级别审批表复印件（加盖公章）。填写《职业资格考核审批表》一式两份并经所在单位签署意见后，与上述材料一并提交给报名点，同时缴纳鉴定考试费用。一般在报名处都会有相关书籍卖。

第四章 秘书的业缘关系与沟通协调 第一节 秘书的业缘关系 第二节 秘书的沟通协调

第一节 秘书的业缘关系 一、关于业缘关系

业缘关系是指人们由职业或行业的活动需要而结成的人际关系。如行业内部的领导与被领导关系、同级同事关系和基层群众关系。行业外部的彼此合作关系、伙伴关系、竞争关系、制约关系等等。 二、秘书的业缘关系

秘书作为“交流沟通的渠道”有以下四种态： 1、秘书（及上级）与协作单位之间 2、秘书（及上级）与上司的上级之间 3、秘书（及上级）与其部下之间 4、秘书与其同事之间 5、秘书与上司之间

（一）、秘书与主管上司的关系

[案例1]杨修的错误

杨修博学能文，才思过人，与曹植是相交，后成为曹操的谋士，官居主簿，替曹操典领文书，办理事务。杨修“恃才放旷”屡犯曹操之忌，终于由此丧命。駵是几则典型的事例：

事例一：

有一次，曹操造了一所后花园。落成时，曹操去观看，在园中转卫圈，临走时什么话也没说，只在园门上写了一个“活”字。工匠不解其意，于是请教杨修，杨修对工匠们说，丞相嫌园门太宽大了。

事例二：

有一天，塞北有人给曹操送了一盒精美的酥，想巴结他。曹操尝了一口，然后在盒上竖写了“一合酥”三个字，让使臣送给文武大臣。杨修看到盒子上的字，拿取餐具给大家分吃了。

事例三：

曹操多猜疑，深怕人家暗中谋害自己，常吩咐左右说：“我梦中好杀人，凡我睡着时，你们切勿近前。”有一次曹操装梦将一给他盖被的近侍杀死，人们都以为曹操果然梦中杀人，惟有杨修指着近侍的尸体叹惜说：“丞相非在梦中，君乃在梦中耳。”

事例四：

曹操出兵汉中进攻刘备，困于斜谷界口，欲要进兵，又被马超拒守；欲收兵回朝，又恐被蜀兵耻笑，心中犹豫不快。正碰到厨师进鸡汤。操见碗中有鸡肋，因而有感于怀。沉吟间

夏侯惇入帐禀请夜间口号。曹操随口答：鸡肋。杨修见传鸡肋二字，便教随行军士收拾行装，准备归程。曹操知此后，大怒：“你怎敢造谣言，乱我军心！”喝刀斧手推出斩之，将首级号令于辕门外。

案例分析 ：杨修应该说的确是一个很聪明的人，屡屡能准确解读曹操心思，并采取适当巧妙的对策应对。问题在于这些聪明并没有用在为曹操的“军国大事”出谋划策上，而是耍一些小聪明，自以为是，擅自替曹操做主，并到处张扬自己的聪明，置曹操的立场和脸面于不顾。作为职业秘书，一定要吸取杨修的教训，时时刻刻记信自己的身份和角色。应该制度领导的心思和想法，但仅限于更好地为领导服务，更有效地替领导出谋划策，不能自以为是，擅自替领导做决策，要顾及领导的脸面和感受，不能使领导形象受损。

[案例2]老总的隐私

公司负责销售的马总年富力强，他的才能和魄力在公司上下得到了一致的认可。但在公司里也不时听到一些关他的风流韵事的传闻。

秘书于小姐是总裁办公室秘书。这天，公司总裁问于雪：“近来公司好象有人在议论马总，你常去他的办公室，是不是知道一些这方面的情况？”

事情是这样的：几天前，马总把小于叫到自己的办公室，叫她到一家首饰店取了一件东西送到指定地点。

根据马总交待，小于将礼物送过去，出来给小于开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮的姑娘，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊，马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了。” 总裁问的就是这件事，面对这种情况，小于应该如何处理？

A． 前几天马总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师 B． 最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道。 C． 上个星期五下午，我帮马总送了件首饰给住在亚运村的一位年轻女性。

D． 上个星期五下午，我帮马总送了件首饰给住在亚运村一位小姐，看她那打扮，肯定

是哪个歌厅的小姐。 E． 对马总我不太了解。

本题的最佳选择是C。

选A肯定是错误的。的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也就不再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。

选B与选A一样，甚至有过之而无不及。

选D也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何证据的情况下去推测人家是歌厅小姐。

选E也是一种逃避责任、不实事求是的做法。

选C之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。在一般的情况下，对职业秘书来说，对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的要当作没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说，于雪有义务为马总保密。

[案例3]老总出现失误 这天下午，总经理对秘书说马上就要开公司董事会了，他要在会上做上半年的工作总结报告，然后递给秘书小于两张纸，说是自己草拟的工作总结报告大纲，上面还有些基本数据，让她根据这个大纲帮他起草工作总结。小于一看，上面有“公司今年上半年增加了经济效益500万元”的字样。这是个常识性的错误。

面对这种情况，小于应该如何处理？

A． 老总，您用500万元这个数表示经济效益，真是恰如其分。 B． 老总，经济效益是个相对数，不能用500万元表示。 C． 老总，您这个大纲很全面，不过，如果把“增加了经济效益500万元”改为“增加

了利润500万元”可能会好理解一些。当然，这是我个人看法，您是老总，还是由你定夺。

D． 有意思，用“经济效益”表示500万元利润，真新鲜。 E． 老总，我一定按照您的意思把报告写好。 分析：本题的最佳选择是C。