秘书学ppt

第七节 由于以上原因，秘书必须与上司、同事和客人保持良好的关系，随时要夹着尾

巴做人。

1、由于业务范围涉及面广，所以工作富于变化。

2、根据具体情况处理业务，能充分发挥自己的主观能动性。

3、不仅能经常接触公司重要信息，而且能根据情况提供一些自己的建议，心理满足感很强。 4、具备熟练处理各种信息的能力。

5、在处理业务过程中与上司一起工作，因此有“与上司一起工作”的满足感。 6、有很多与公司内外最优秀的人员打交道的机会。

7、由于秘书积累的经验和知识是多方面的，这为今后转到其他部门工作提供了充分的机会和坚实的基础

?第一类：

?能参与有关经营管理问题的讨论

?为了落实上司的一些设想能提供自己的建设性意见 ?能起草业务报告和会议纪要 ?能代理上司处理一些工作

?在上司决策过程中有时能发挥缓冲作用

?第二类：

?能根据上司的口述起草信件

?能进行电子邮件和电传的收发，能安排约会，管理上司的工作日程 ?能根据电话、来客的留言进行口头联络 ?能够现场口译，能起草信函 ?能快速进行中英文双向笔译 第三类：

前能值班（能了解来客的姓名、公司名称和来访目的，并给予相应的安排） 能将简单的英文译成中文

能整理收拾报纸和杂志等，能安排会议（或集会） 能安排好上司出差日程表

能购买飞机火车票、办理护照签证 能预订旅馆、交通工具 第四类：

能用计算机进行中英文打字 能进行文件归类存档 能处理信件的收发工作 能完成文件的分发

能进行费用报销等简单的会计工作

能理解上司的指示，处理一些简单的业务（如复印、配车、到银行存取款等）

a) 能够从整个商业运作的角度来看待自己的工作，并且知道自己的界限。 b) 理解公司整个运作体系及工作流程，并且知道如何优化与精简。 c) 能够合理分配资源，并且通过细分与整合发挥超值作用。 d) 能够磨合公司内部的价值观差异，并且保持信息通畅。

e) f) g) h) i) 能够从全局出发思考问题和解决的方法，并且提出最合适的建议。 能够配合上司的要求与变化，并且做出迅速准确的反应。 能够保持对外界事物变化的敏感，并且随时形成恰当的应变。

能够包容所有的正常因素与非正常因素，并且巧妙地将它们形成有效的合力。 能够创意设计与使用一个合适的信息管理系统，并且分门别类地细分与整合。

第二章

秘书工作机构的职能与工作要求

第一节 秘书机构设置的原则（从教材略） 第二节 各级各类秘书机构（从教材略） 第三节 秘书机构的领导关系（从教材略）

一、秘书工作机构的设置原则

三大原则：精简原则；纵向层次尽是少；横向幅度可适当加大。 二、秘书机构的名称与组织形式

、秘书的定位 在大多数场合，秘书工作是属于金字塔上层的经营层，而大多数秘书的身份则属于金字塔下层的一般工作人员。 第二编 秘书工作概说

第六章 秘书工作的沿革 第七章 新时期的秘书工作 第八章 秘书工作的管理

第九章 港台及国外的秘书工作 第七章 新时期秘书工作

第一节 秘书工作的特点

第二节 秘书工作的指导思想和原则 第三节 秘书工作的任务和作用

第一节 秘书工作的特点： 辅助性 机密性 综合性 服务性 政治性

第二节 秘书工作的指导思想和原则

以1985年1月召开的第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会的成果为我们秘书工作的指导思想，并遵循以下三个原则： 准确、迅速、保密。

第三节 秘书工作的任务和作用

一、秘书工作的任务 辅助决策工作 日常程序化工作 协调工作

领导人临时交办的工作 二、秘书工作的作用 1、助手作用 2、参谋作用 3、协调作用 4、信息枢纽作用 5、公共关系作用

第三节 秘书工作机构的职能与要求 一、 秘书工作机构的职能 1、 助手职能 2、 参谋职能 3、 枢纽职能 4、 协调职能 5、 保密职能 6、 公关职能

二、秘书工作机构的工作原则与要求 三、秘书工作机构的成员

第三节 秘书工作机构的职能与要求 1、秘书工作机构工作的原则 1）整体性原则 2）相关联性原则 3）动态性原则 4）目的性原则

2、秘书组织工作的基本特征 1）中介性 2) 直接性 3）全面性 4）潜在性

3、秘书工作机构工作的要求 1）、明确职责、权限、目标、任务 2）、制定秘书工作的各项制度和标准 3）、分清主次，有条不紊 4）、科学地安排工作程序 5）、准确细致，切实无误 6）、迅速果断，讲求时效 7）、忠于职守，安于职分

8）、加强教育、管理，不断提高素质、能力

第三章 秘书的素养

第一节 秘书的知识和能力 第二节 秘书的涵养和责任感 第三节 秘书的基本素质 第四节 秘书的培训与考核 第一节 秘书的知识和能力 一、秘书的知识结构 1、基础知识 2、专业知识 3、行业知识 4、相关知识

二、秘书的能力结构 1、基础知识 （1）政治哲学类 （2）文化基础类 （3）外语类 （4）法律政策类 2、专业知识

（1）秘书业务知识

（2）服务单位的专业知识 3、行业知识

（1）管理学知识。 （2）公共关系学知识 （3）心理学知识 （4）经济学知识

二、秘书的能力结构 秘书业务 A．信息管理、甄别等 B．信息收集 资料管理 文件起草 联络交流 日程安排等 C．信息的传达 会议及聚会的安排 出差准备 财务方面的业务 接待客人等 D．整理办公室 处理上司身边的杂务 秘书技能及基本素质 信息管理、甄别等能力 信息筛选处理的能力 文章的表现力 起草文件的能力 计算机/打字机的操作技能等 计划组织能力 口头表达能力 计算能力 计算机/打字机的操作技能 非语言交流沟通的基本素质 随机应变、细心等基本素质 整理和整顿方面的能力 处理好人际关系等方面的能力