浅谈加强企业工程项目档案的过程管理

浅谈加强企业工程项目档案的过程管理

近年来，随着国家能源战略的发展，中国海上石油勘探开发已成为国家重要的能源阵地之一。作为一家从事海上石油开采作业的公司，企业发展速度日新月异，伴随其发展的工程建设项目也将成倍地增加，在大量工程项目建设发展的同时，如何更好地做好工程项目档案管理工作？

以下就我公司项目档案管理情况，浅谈如何加强企业项目档案管理。

一、加强档案管理意识是做好工程项目档案的前提 任何一个工程项目组都是一个临时组合的施工单位，是分别来自于不同单位的人员组合起来的，在这样一个临时组合机构里，很容易造成很多人对工程档案工作抱有一种临时观念，如果项目组各级领导对档案管理意识淡薄，加之档案管理人员责任心不强，就必然导致项目各阶段文件、材料收集不齐，整理不规范。建立和健全的工程档案管理体制，也只是挂在墙上的装饰而已。因此，在项目组成立初期，就应有主管项目档案的工程项目领导，配备专职的档案管理人员，要定期举办档案业务知识讲座，以提高项目档案管理人员或专业技术人员档案归档意识，建立、完善工程档案管理制度，从而为做好工程项目档案管理奠定良好的基础。

二、加强对承包商单位材料收集管理工作

每个项目组都有许多承包商单位为项目建设提供各方面的服务，在其提供各类支持服务的同时，工程项目组各级领导及主管代表要在各类合同谈判中明确有关资料移交给项目组的规定，提供各类服务中必须移交相应的电子和纸质档案若干份，合同才能真正履行完成。例如生产厂商为工程项目建设提供各种设备支持服务，在设备交接过程中必须将与设备相关的材料、图纸等电子版、纸质材料各若干份完整、齐全地移交到项目组后，才能是真正接收完毕。如果工程项目组在合同谈判中对档案要求不明确、坚定，将会给今后设备维修、改造、生产带来许多麻烦，到时再去收集材料往往事半功倍。

三、加强档案业务的跟踪服务

各项目组档案业务的隶属上级单位要加强对项目组档案业务跟踪服务。尤其是项目组建立初期，加强项目组档案工作的业务培训以及业务指导，能够规范项目档案管理。在我公司，项目组一开始建立，公司档案业务主管部门便与项目组联系，了解项目档案人员情况及工作进展情况，如有必要，就适时地派调档案业务专业人员到项目组给予档案业务指导，使项目档案工作规范化、科学化。

四、加强档案人员对项目组工作进展的了解，有助于档案收集、整理。在项目组各级领导的重视、支持下，让档案人员加强与各专业代表的了解与沟通，参加项目组的一些重

要会议，到项目施工现场了解各项工作的进展情况，有助于档案业务人员了解项目组业务工作情况，从而使档案业务人员了解各阶段所产生的资料，为今后收集齐全项目各阶段业务资料奠定基础。

五、适时地将项目档案移交。正因为项目组是一个临时机构，项目组接近结束时，各项目人员也将陆续撤离，有些资料也因项目人员的撤离而缺失，因此，档案移交工作不能在项目即将结束时再去整理、移交。项目档案要根据情况随时、提前移交，这样才使档案完整、齐全地移交地档案馆保管，便于今后项目档案的借阅利用。

六、加强项目档案竣工验收工作。在项目临近结束时，档案行政管理部门应高度重视工程档案验收，与项目其他专业一样强化验收工作。如果此时发现工程档案有问题，可以及时地与项目组的相关人员进行沟通、解决或整改，可以及时对档案资料进行补救，最大限度地保护档案资源。而如果档案竣工验收工作没有得到有效地贯彻、落实，工程项目档案移交到档案馆后才发现问题，此时因项目组人员已解散，人员联系沟通较为复杂，因此档案的系统、完整性无法得到根本保证。

总之，项目档案是企业的宝贵财富，更是国家的珍贵资源，尤其是在信息网络十分发达的信息时代，使之完整、齐全、科学化，需要我们每一位档案从业人员不断地进行探索，

如何更好地做好项目档案管理，不断地进行创新。