会议筹划

? 5．揭示会议出席范围特征

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如“第四次世界妇女代表大会”、“x X X X国际学术研讨会”、“全国X X工作会议”等等。

? 6 ．揭示会议时间和届次特征

年度性会议和系列性会议必须揭示时间和届次特征

如“2000年X X市先进工作者表彰大会”这一名称揭示了年度特征；“第22届万国邮联大会”、“国务院第8次常务会议”揭示了届次特征。

? 7．揭示会议地点特征

如“1999《财富》论坛2上海”、“上海国际贸易洽谈会”、“广州商品交易会”等等。地点特征往往反映出会议的东道主，有时也间接反映主办者。

? 8 ．揭示会议方式特征

如“X X座谈会”、“X X茶话会”、“X X x X现场会”、“x xX X电视电话会议”等等。

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一次会议的名称所揭示特征的多寡，应当根据会议的实际情况来确定。会议目的、要求不同，会议名称所揭示的特征也各有侧重，如“第11次上海市市长国际企业家咨询会议”这一名称就揭示了会议的主办者(上海市市长)、与会者身份(企业家)、范围(国际)、届次(第11次)、会议的功能(咨询会议)等若干特征。又如“北京2000年第六届世界大城市首脑会议”这一名称就揭示了地点(北京)、时间(突出世纪之交)、届次(第六届)、出席范围(世界大城市)、与会者身份(大城市首脑)若干特征。 三、策划会议名称的注意事项

? (1)正式场合、正式文件、会议记录应当用会议全称，以示庄重。

? (2)会议简报、宣传报道可以使用简称，但必须是规范化、习惯性简称，如“十一届三中全会”。

第七节 会议编组的策划

? 一、编组的作用

? 规模较大而且需要安排讨论、审议等活动的会议，应当将与会者分成若干小组。编组有利于提高会议活动

的机动性，并使每个与会者都获得发言的机会，促进相互交流。在法定性会议中，会议小组称之为代表团，具有法定的提案权、发言权。 二、编组的方法

1．按与会者所在的单位编组机关或企事业单位召开大会，可按下属的部门或单位分组。 2．按与会者所在的行业或系统编组。全市性大会可以分成农业、工交、教育卫生等小组。

3．按与会者所在的地区编组。如全国性会议可以按大区和行政区划分组，也可以按自然区域或经济区域分组。 4．按议题编组。即按议题把会议成员分成若干小组，以便于对议题进行深入的研究。学术性会议常常使用这种、分组的方法，而且往往由与会者自由选择议题，自由组合。

5． 按界别编组。即把职业的性质相同或相近的会议成员安排在一个小组，如按文艺界、学术界、企业界、体

育界等界别进行分组。

6． 6．按法定规则分组。如根据中华人民共和国全国人民代表大会组织法规定，全国人民代表大会代表按照

选举单位组成代表团。

7． 混合编组。 即不按上面介绍的几种方法编组，而是有意让不同单位或地区、不同行业或系统的与会者交叉

混合编组。这种编组的方法有利于扩大与会者的视野，接触和了解多方面的信息。 三、分组要注意的几个问题

(1)组的数量和规模要适中。(2)会议的领导要参加各组的讨论，并尽可能分散到各组，不要集中在一两个组。(3)为了加强对各组的领导，应当指派组织和协调能力较强的人担任组长或召集人，并建立组长或召集人会议制度。(4)法定性代表大会的代表团团长应当根据有关规定由代表民主选举产生。(5)会议的领导机构可向各小组或代表团派出联络员，以便及时沟通信息，掌握会议动态。联络员工作由会议秘书处统一管理和协调。 第八节

? 议程、日程、程序的策划

一、安排会议议程

? 1．议程的含义 。会议议程是会议主要活动的安排顺序。

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会议活动有两类：一类是议题性活动，即围绕议题所展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动，是会议

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活动的主导方面；另一类是非议题性的活动，如选举、颁奖、揭幕等活动。会议的议程主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按付诸讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程一般同议题一起制定，它起着维持会议秩序的作用。 2．议程的确定

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一般情况下，会议议程由会议的领导者或主办者确定，在会议中由主持人掌握。法定性会议的议题和议程必须提交预备会议或第一次会议表决通过，联席会议或多边性会议应当同有关方面磋商确定，其他重要会议则按议事规则中的具体规定办理。

? 中国人民政治协商会议全体委员会议议程确定的程序是： (1)由大会秘书处提出关于议程的建议方案。(2)

提交主席会议通过。(3)主席会议通过后，提交常务委员会会议通过。(4)全体委员会议开幕时，提交全体会议通过。

3．安排议程的方法

(1)先主后次。如果次要的议题数量较多且需要花较多的时间讨论研究，或会议时间有限，可采取先主后次的方法，即会议一开始先讨论研究主要议题，以保证开会时与会者头脑清醒，精力充沛，同时也确保有足够的时间研究主要议题。 (2)先次后主。如果次要的议题数量较少，而研究主要议题可能要花较多的时间，可采取先次后主的方法，即会议开始后先将一些次要的议题解决掉，然后集中精力讨论研究主要议题。(3)先报告，再审议，后表决。需要对提交的文件进行表决的会议，一般都采取先报告、再审议辩论，最后付诸表决。(4)先总结，再表彰，后交流。总结表彰交流会，一般采取先对某项工作或某项活动作总结性报告，然后宣布表彰决定和表彰名单并颁奖，最后进行交流发言并安排领导讲话。(5)按议事规则排列。如已制定会议的议事规则，则议程顺序的安排应当遵守其规定。

4．会议议程的书面结构 (1)标题。由会议全称加上“议程”二字组成，如“第九届全国人民代表大会第三次会议议程”。 (2)题注。法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称，并用圆括号括人，如：(2000年3月4日第九届全国人民代表大会第三次会议预备会议通过)。一般性会议议程注明会议的起迄日期，如：(1999年3月5日一3月8日)。 (3)正文。简要概括地说明会议每项议题和活动的顺序，用序号标注，句末一般不用标点。 [会议议程实例]

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第九后全国人民代表大会第一次会议议程

(1998年3月4日第九届全国人民代表大会第一次会议预备会议通过) 一、听取和审议国务院总理李鹏关于政府工作的报告

二、听取和审议国家计划委员会主任陈锦华关于1997年国民经济和社会发展计划执行情况与1998年国民经济和社会发展计划草案的报告

审查、批准1997年国民经济年国民经济和社会发展计划执行情况的报告及与1998年国民经济和社会发展计划

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九、选举第九后全国人民代表大会常务委员会委员长、副委员长、秘书长、委员

十、选举中华人民共和国主席、副主席 二、安排会议日程

1．日程的含义 。会议的日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观，考察，娱乐等等。日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。

2． 安排日程的要求 。会期满一天的会议都应当安排日程。日程不仅要将全部议程加以细化，而且还要反映会

议过程中其他的辅助活动。会议日程的安排既要贯彻精简、高效的原则，又要科学、合理，做到紧中有松，劳逸结合，符合人体生理和心理活动的规律，以提高会议活动的质量。心理学家的试验表明，人的精力、体力每天呈规律性变化，其高峰出现在上午10时和下午4时左右，这时，人的思维最清晰、情绪最饱满、精力最充沛、注意力最集中，是安排重要会议活动的最佳时段。

3．会议日程的书面结构 (1)标题。由会议名称加上“日程”或“日程安排”、“日程表”组成。(2)正文。正文部分有两种格式： ①表格式。表格式的优点在于会议活动的各项安排清晰明了，适用于需要交代各项具体信息的会议。表格式日程以会议具体活动的内容、主持人(召集人)、参加对象、活动地点、活动要求(备注)等项目为“列”或“行”，以日期和单位时间为“行”或“列”。单位时间一般以上午、下午、晚上为单元，如有必要，也可利用中午和傍晚的时间。每个单位时间可再分成几段，以适应不同会议活动的需要。 [表格式会议日程实例]

②?? 日期式。即按日期先后排列会议的各项活动。 ③?? [日期式会议日程实例] APEC 2001年CEO峰会日程

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10月18日： 1．开幕式。

2．中国专题会议。

以加入WTO为标志，中国将全面融入世界经济。中国经济在21世纪将如何发展?如何才能取得可持续发展?中国的 “十五”计划和西部开发计划将给国际商界带来何种机会? 午宴

3．新世纪香港的发展战略。 4．新世纪中的澳门。

5．主题报告：新经济与全球化对亚太地区的机遇与挑战。

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10月19日：

6．2l世纪的增长行业。 7．全球经济中企业的责任。

8．全球化的双刃剑：怎样取得效率与公平的平衡? 午餐会

9．亚太地区的未来趋势和问题：对商界的战略影响。 10．在知识经济时代竞争，需要具备哪些条件? 11．管理变化，培育创新。

12．俄罗斯在亚太地区的作用与责任。 (下略)

(3)落款。一般写会议的秘书处，也可省去。 三、安排会议程序

1．程序的含义

有些大中型会议是由若干个具体的会议活动组成的，即“大会套小会”。

所谓会议程序，就是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。

有的会议除了议题性的活动之外，还有一些非议题性的活动和仪式，如选举、表决、颁奖、揭幕、宣誓等。为了让与会者了解每项具体的会议活动和仪式的先后顺序，同时也便于会议主持人掌握会议，编制一套较为完整的会议程序是不可缺少的。 2．会议程序的书面结构 3． (1)标题。由会议全称和“程序”或“顺序表”组成，如“中华人民共和国第八届运动会开幕式顺序表”。 4． (2)题注。标明会议活动的具体日期、地点、主题、主办单位等信息。 5． (3)正文。会议程序的正文有两种格式：

6． ①序号式。即用汉字或阿拉伯数字标引各项具体活动，列出相应的活动步骤和细节，要求详细、明确。 7． ②时间序列式。即把各项会议活动以较为精确的时间排列先后，其优点是容易控制各项活动的时间。 8． (4)落款。一般为会议秘书处，也可省去。 [序号式会议程序实例]

? X X大学“终身教授奖”颁奖大会程序 ? (1996年5月5日) ? 一、司仪宣布：请主席台就座的领导人和获奖者入席。 ? 二、司仪介绍出席会议的领导人和主要来宾。

? 三、司仪宣布：今天的大会由校党委副书记X X X同志主持。

? 四、主持人宣布：X x大学“终身教授奖”颁奖大会开始，全体起立，奏国歌。 ? 五、校长X X x作主题讲话。

? 六、副校长X x X宣读《X X大学关于授予米X X张x X姚X X钱X X“终身教授奖”的决定》。

? 七、市教育党委书记、市教育委员会副主任、校党委书记、校长分别向朱x X张X X姚X X钱X X颁发“终

身教授奖”证书。

? 八、学生代表向终身教授献花。 ? 九、朱X x教授讲话。 ? 十、张X X教授讲话。 ? 十一、姚x X教授讲话。 ? 十二、钱X X教授讲话。

? 十三、校党委书记x x x讲话。

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? 十四、市教育委员会副主任x x讲话。 ? 十五、市教育党委书记x x讲话。

? 十六、主持人宣布：x X大学“终身成就奖”颁奖大会结束。 [时间序列式会议程序实例]

? 亚太城市信息化高级论坛——香港日 ? 会议程序 ? 时间：2001年5月25日

? 地点：上海国际会议中心七楼

? 主题：“香港：亚洲无线通讯枢纽”

? 主办：中华人民共和国香港特别行政区资讯科技及广播局、 ? 香港贸易发展局 ? 08：45—09：15 登记入座

? 09：15 会议开始 ? 09：20—09：50 致开幕辞

? 香港特别行政区政府资讯科技及广播局局 ? 长尤曾家丽女士

? 上海市副市长周禹鹏先生 ? 09：50—10：05 主题演讲

? 香港贸易发展局副总裁黎黄霭玲女士 ? “信息：香港经济致胜之匙” ? 10：05—10：20．中国信息产业部信息化推进司副司长赵小凡先生

? “加入世界贸易组织后中国移动通讯市场的商机”

? 10：20—12：30 小组讨论(一)第三代移动通讯：创造性的 ? 服务和应用

? 主持一香港资讯科技商会主席莫乃光先生 ? 10：20—10：40 上海移动通信有限公司总经理郑杰先生 ? “第三代移动通信系统展望”

? 10：40—11：00 和记电讯(香港)有限公司董事总经理李家慧女士

? “第三代移动通讯在城市信息化发展中的角色” ? 11：00—11：20 香港移动通讯有限公司行政总裁历清华先生

? “第三代移动通讯对生活方式的影响” ? 11：20—11：40 SUNDAY集团董事总经理何力勤先生 ? “3G之虚与实”

? 11：40—12：00 dots21 group limited行政总裁莫万光先生

? “如何发展流动商贸基建：从管理服务供应商的角度 ? 分析” ? 12：00—12：20 提问时间

? 12：30—13：45 由香港特别行政区政府资讯科技及广播局 ? 主办午宴

? 中国银行行长经济顾问朱民先生 ? “信息时代中国经济增长的动力” ? (下午会议程序略)

? 17：00 会议结束 四、议程、日程和程序的联系与区别

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会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排，它们之间的区别在于：会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有2项以上议题的会议，都应当事先制定议程；会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程，以便与会者和会议工作人员了解会议的具体进程；会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会议议程的具体化和明细化，可供会议主持人直接操作。规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制定会议的议程、日程和程序，以适应不同的需要。会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等仪式为主的会议活动，一般只制定会议程序，不制定议程。 第九节 会议活动策划书

9． 会议活动策划书是会议活动各项策划意图的书面形态，又称为会议预案或会议筹备方案。习惯上，人们常

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