赵广：10分钟文件规范处理，提升效率的第一步！

图像、字体、颜色、叠印等诸多错误。尤其适合于大量外单文件的检查，因为目前没有中文版，只提供英文版本。

对于文件接收，我拜访过的很多印刷企业都做到这一步，而且做得很好；但我认为还可以更进一层，这就是我们的深度方案：记录和反馈。

举个例子，像这样的一张预检参照表。如果都能够将所发现的问题写下来，在哪一页字体问题，哪一页欠缺，等等。一来对外有一个书面记录，方便沟通；二来文件更新或改正后可以对照检查；三来还可以定期汇总，按时间段、按群来分析和总结出其多发性、常见性的故障问题，

并提供对应解决方案，从源头上治理，这才是标本兼治的一剂良方。

按照流，接下来就是文档的创建。由于所有印刷的文件都必须被转换成通用性的桌面描述语言格式PostScript，俗称打PS。但是我相信大家都在用发展的眼光看问题，连猪肉都涨到了20块钱一斤，Adobe软件发展到CS6，CorelDraw也到了X6，今天还讲PS真的Out了，我们与时俱进，只有PDF才是王道。因为PDF同样基于PS架构，而且可以内嵌图像字体、预览检查、可压缩等特点。

所以除了极个别低版本的软件只能与PS兼容之外，能

用PDF尽量用PDF；话说回来，为什么还有顽固地在用极低版本的软件，这与你前面能不能培训和影响你的有着很大的关系。

同理，每一步操作都需要有SOP标准程序来指引；有必要定出每个软件如何来生成符合印刷规范PDF。类似现在大家所看到的：有的是导出，有的是转换，有的是发行，实际上在这个过程中参数设置很重要，有一个设错，说不定出来的PDF就是有问题。讲一个实例：选错RGB。同样的，下面也推荐台湾这个网站给大家参考，里面有每个软件如何生成符合印刷标准的PDF的详细设置。建议大家不但要

做出来给内部，还要公开给你的，越早越好。

这边也给出一些经验总结，关于不同方式来转换PDF。比较推荐的是使用Distiller蒸馏器或是使用软件自带功能导出PDF，而不推荐使用PDF虚拟打印机来创建符合印刷标准的PDF。这种方式一般常见于Office办公文档转换，那么不用打印机怎么办，实际上从2007版本开始都可以安装一个免费插件，直接另存为PDF。

到了PDF，但经常我们还接到的要求，帮我将这个图移一下，那个字改一下，相信大家都有同感。作为一种终端文件格式，PDF很难被修改。