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正文（Body）
正文的每一个段落的第一行即可采用齐头式顶格写的方式，也可以用缩进字母的写法。 结束语（Complementary Closing）
结束语位于正文的下方一、二行处，一般位于右下角。第一个词开头字母大写，末尾要用逗号，是写信人对自己的谦称。常用结束语包括：
（1） 写给朋友或熟人：Yours, Sincerely Yours, Truly yours,
（2） 写给亲朋好友：Love, Yours ever, Yours love, With love, Best wishes, （3） 写给长辈或上级领导：Respectfully, Yours respectfully, Faithfully yours, （4） 写给值得感谢的人的社会信件：Gratefully, Sincerely, Sincerely yours, 署名（signature）
一般位于结束语下方，如果是打印信件，应在结束语下面间隔两三行处打印写信人的姓名，然后在结束语和打印的姓名之间所空的两三行处亲笔署名。 附件（Enclosure）
缩写为Encl. 或Enc.。信件中如有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。如：
Encl.: Resume（随信附上简历）
3、 常用语 1）感谢信
Thank you very much for… 十分感谢．．．．．．
I am truly grateful to you for… 为了．．．．．．，我真心感激您。
Please accept my sincere appreciation for… 请接受我对．．．．．．真挚的感谢。
Than you again for your wonderful hospitality and I’m looking forward to seeing you soon. 再次感谢您的盛情款待，并期待不久见到您。
I would like to take this opportunity to express my heartfelt thanks (gratitude) to you for your… 对于您的．．．．．．，我希望借此机会向您表达我最衷心的感谢。 I sincerely appreciate… 我衷心地感谢．．．．．．
Many thanks for your generous cooperation. 谢谢贵方的真诚合作。
I thank you very much for your services and wish your continued success. 我非常感谢你的服务并希望你能取得进一步的成功。
2）道歉信：
I am terribly/excessively/deeply/very sorry to tell you that I have to…. 我不得不．．．．．．，为此我非常/极为/深感抱歉。 Please accept my sincere apology. 请接受我诚挚的歉意。
Now I am writing this letter of apology to you to show my deep regret. 我写这封道歉信是要向你表达深深的歉意。 I apologize for any inconvenience caused to you. 给您带来的不便之处，我深表歉意。
I am very ashamed of myself, and hope you will forgive me. 我为自己感到很羞愧，并希望您会原谅我。
I regret that an engagement prevents the acceptance of your courteous invitation. 我很抱歉事先有约无法接受您的盛情邀请。
I am sorry indeed that I had to cancel our appointment yesterday. 我真的很抱歉昨天不得不取消我们的约定。
3）祝贺信
Congratulations! 祝贺你！
Congratulations on your promotion. 祝贺你的高升。
I’m so glad to know that you’ve… Congratulations! 得知你．．．．．．我非常高兴，祝贺你！
You can hardly imagine how happy we are when we got the news that…. 你无法想象当我们得知．．．．．．的时候是多么的开心。 Please accept my heartfelt/warmest congratulations on your… 对于你的．．．．．．，请接受我最衷心和热烈的祝贺。 I wish everything will go well for you in future. 希望你将来一切顺利。
4）邀请信
I’d like to invite you to…. 非常希望邀请您．．．．．．
Thank you for inviting us to dinner. 谢谢您邀请我们共进晚餐。
I hope you’re not too busy to come. 我期望您会在百忙之中光临。 The reception will be held in…, on… 招待会定于．．．．．．在．．．．．．举行。 We are looking forward to… 我们期等着．．．．．．
Please confirm your participation at your earliest convenience. 是否参加，请早日告之。
5) 投诉信
I am writing to complain/make a complaint about... 我写信是要投诉．．．．．．
I am quite unhappy about all that. 对此我相当不悦。
To my amazement/disappointment/confusion,… 令我惊讶的是/失望的是/感到不解的是．．．．．． Unfortunately, I find something wrong with… 不幸的是，我发现．．．．．．有问题。
I hope you will give me an early and reasonable reply. 我希望你能尽早给我一个合理的解释。
I trust you will take my complaints seriously and make a prompt reply. 我相信你会认真对待我的投诉，并尽快给我一个答复的。
4、 范文
March 6th, 2011
Dear Liang Jian,
I’m writing to thank you for those wonderful five days in Beijing. I will always remember this visit. Before arriving, I was a little anxious. I didn’t know what to expect. You gave me a very warm welcome and made me soon felt at home. I will never forget your kindness and hospitality. And thank you, also, for arranging so many interesting things. The visit to the Great Wall and the Summer Palace were unforgettable. I appreciate your kindness more than I can say.
Yours truly, Shirley
译文：
亲爱的梁建：
感谢你让我在北京度过了美好的五天，我永远都会记得这次旅行。来之前我还有点担心，但是你的热情款待使我感到家一般的温暖。谢谢你带我去参观了长城和颐和园，非常感谢你的安排，使我终身难忘。 你忠实的， 谢莉
2011年3月6日
（三）电子邮件（Emails）
1、概述
电子邮件（Electronic Mail）是一种方便、快捷的交流方式。它是一种通过因特网进行传递的电子信函形式。电子邮件已逐步取代以往的信件、电话、传真等通讯媒体，成为主要的信息交流方式之一。
2、基本写作格式
From: 发件人邮箱地址（这里一定要写邮箱地址而不能写某人或某单位） To: 收件人邮箱地址（这里也一定要写邮箱地址） Date: 日期 Subject: 主题 Body: 正文
To和Subject是邮件不可缺少的内容，其他部分视使用者的需要予以添加或减少。其中Subject的内容要言简意骇，一般用简单的单词、短语或句子来表达。电子邮件的正文通常采用写信的格式，只是不需要在正文的右上角写上日期。
3、常用语 Cc: 抄送
Bcc: 密件抄送。指悄悄地抄送邮件给某个人而不让其他人知道。
Re: 显示在邮件主题栏，是表示邮件“关于”哪方面的内容，也就是主题或文件名。
4、范文 From: HenryWhite533@yahoo.com To: JohnSmith127@hotmail.com Date: March 9th, 2011 Cc: MillerBrown@hotmail.com Subject: Can I see you this Sunday? Dear John, Sorry I’m late in replying to your e-mail of Monday, February 27. I’m still having some trouble with my new computer and I think I need your help again. Could you come over to my place this Sunday at around noon? Please CALL or FAX if not convenient; otherwise, I’ll see you then. Thank you very much. Sincerely yours, Henry 译文 发件人：HenryWhite533@yahoo.com 收件人：JohnSmith127@hotmail.com 日期：2011年3月9日 抄送：MillerBrown@hotmail.com 主题：周日可以和我见个面么？ 亲爱的约翰： 抱歉这么晚才回复你2月27日（周一）的电子邮件。我的新电脑仍有些问题，必须再向你请教。 可否在这个星期日中午左右来下我的住处？如果不方便，请通过电话或传真告知我。要不然我们就定在星期日见面了。非常感谢。 你真诚的， 亨利 （四）便条（Notes）
便条是一种简单的书信。主要目的是为了尽快地把最新的信息、通知、要求或者活动的时间、地点转告给对方。常见的便条有借条、收据、留言和请假条等等。
1、书写原则
1）便条形式简单，标题可有可无。称呼可以比较随便，不像写信那么正式。
2）日期部分可写在便条的右下角；日期的签署通常只需要写星期几或星期几的上午、下午等等。
3）内容简洁，篇幅短小，通常只表达临时的询问、留言、通知、请假、请求等等。 4）语言尽量通俗简单，口语化，不需使用客套用语。
2、基本写作格式
便条的内容和类型不尽相同，可以灵活变通。但各类便条必须包括以下几个基本要素：
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