外贸跟单员作业规范流程 - 图文

goldrich 金富丽

制定日期 生效日期 文件性质 2011-10-12 作业规范书 文件编号 A1 Page 1 of 7 深圳嘉发高档家私有限公司 版本 页码 作 业 规 范 流 程 核准： 审核： 编制： 日期： 日期： 日期： 第1页 共7页

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制定日期 生效日期 部门 2011-10-12 修订记录 文件编号 A1 Page 2 of 7 跟单员作业规范流程 版本 页码 修订日期 版本 页码 修订内容 审核 批准 修订者

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制定日期 生效日期 部门 2011-10-12 文件编号 A1 Page 3 of 7 跟单员作业规范流程 版本 页码 一、目的： 为规范外贸跟单操作流程，更好地协助外贸业务的发展。 二、范围： 适用于公司跟单员接单出货的整个实施过程。 三、职责： 协助业务代表处理常规订单（公司常规产品）、订做单（修改、取消常规产品）和OEM工程单，做好售前、售中、售后工作。 四、内容： 4.1售前日常工作： 4.1.1跟单员对第一次询盘的意向客户编号，录入《客户记录总表》，按销售市场区域平均分配给业务代表，并复制到各业务代表的《客户记录分表》，将客户名片存入部门名片夹中，无名片的由业务代表打印，跟单员编号入电脑。意向客户的来源：一、业务代表自己找；二、公司分配，查看公司邮箱的客户询盘；三、通过展会等渠道认识；四、环球市场平台。 4.1.2已落单的客户录入系统，编号后即时通知业务代表和财务部相关人员。 4.1.3装柜前将产品包装资料收集齐全，便于业务代表作出货文件。 4.1.4公司产品价格调整后，跟单员作新的报价表，分发、回收旧报价表，记录在《报价表分发回收表》中，整理归档。 4.1.5跟单员收到取消款或改结构、材料的通知时，分发给各业务代表，电子版报价表上注明。 4.1.6部门网络平台的维护和建设，每天上午和下午至少各登录查收一次。 4.1.7环球市场网络平台维护： 4.1.7.1上传产品图片； 4.1.7.2查收询盘（已转到公司邮箱）； 4.1.7.3环球市场的杂志广告； 4.1.7.4论坛活动等事宜。 4.1.8业务代表接到订单后查询产品库存、补件报价、产品相关知识等，跟单员与工厂沟通，2小时内回复业务代表。 4.1.9协助业务代表完成《预计要货清单》，根据《产品销售市场统计表》、客户现状，作将来预计。 第3页 共7页

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制定日期 生效日期 部门 2011-10-12 文件编号 A1 Page 4 of 7 跟单员作业规范流程 版本 页码 4.1.10外贸部的会议记录。 4.2售前订单处理工作： 4.2.1报价： 4.2.1.1跟单员接到业务代表发过来的工程图纸整理好，交外贸经理审核后，发给各工厂联系人，同时建立该客户项目的专档，记录于《报价/色办/打样进度表》。 4.2.1.2收到工厂成本价后交外贸经理作销售价，再发给业务代表（一周内回复），记录在《报价/色办/打样进度表》中。注：在任何情况下，工厂提交的价格不能直接发给业务代表和客户。 4.2.1.3客户对价格的反映情况，跟单员跟进，由业务代表记录在《报价/色办/打样进度表》中。 4.2.1.4常规产品按报价表。 4.2.1.5取消款需另外报价，客户确定下单的，业务代表开立《合同评审表》，跟单员交外贸经理审批后传真给各工厂的相关人员，并跟进交期。 4.2.1.6客户特订产品，工厂报价参照2011年6月15日通知，其他厂报价参照本流程4.2.1.5。 4.2.1.7我们公司目前和客户交易有以下3种情况： 4.2.1.7.1CIF：负责拖柜、装柜、报检、报关、办理进口国所需单证、支付本地费、海运费、保险等其他费用。 4.2.1.7.2 FOB：负责拖柜、装柜、报检、报关、办理进口国所需单证、支付本地费等其他费用。 4.2.1.7.3出厂价：负责货车来工厂运货走为止；如果客户要求，可以帮忙请车，运费由客户同司机协商。 4.2.2打样： 4.2.2.1跟单员发给各工厂联系人，并跟进样品完成时间，记录于《报价/色办/打样进度表》。 4.2.2.2色办的数量至少是一式三份：一份给客户，一份工厂留底，一份业务代表留底。 4.2.2.3样品白身由客户确认后再做油漆，确认方式有两种：一是来工厂看实样，二是对白身拍照 发给客户。客户对其检验不满意的通知工厂做相应改善，改善后由客户再次检验确认。 4.2.3协助业务代表检查PI。 4.3售中工作： 第4页 共7页