当前位置：首页 > (01-1)文件控制程序3.23
1.目的
为了对与质量环境职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，使公司所涉及部门或场所都能及时得到所需文件的有效版本，防止使用作废文件，建立本程序。 2.适用范围
本程序适用于本公司质量环境职业健康安全管理体系文件的管理和控制。 3.相关文件
3.1 QES/GXEA-A-2009 《质量环境职业健康安全管理手册》 4.定义
4.1 外来文件：指政府、行业主管部门、业主、设计、监理等的文件、通知、施工图纸、设计变更等。 5.职责
5.1 质量处、安全处
5.1.1 负责本程序编制、审核、修改。
5.1.2 负责体系文件（包括手册、程序文件、管理文件）的管理，确定文件是否受控。 5.1.3 负责主控文件的编制。 5.2 工程管理处
5.2.1 负责工程技术类文件的编制、审核和管理。
5.2.2 负责对使用规范、标准、法律法规的有效监督管理。 5.2.3 负责科技档案、标准图集、图书的管理。
5.3 办公室负责行政文件和外来文件的管理。（在建项目外来文件按5.6执行） 5.4 其它部门负责相关质量环境职业健康安全活动范围内文件的控制。 5.5 各主管副总经理负责所管辖部门文件的审批。
5.6 分公司（项目部）负责本单位形成的文件及上级下发的文件和与施工过程中有关的外来文件、资料的控制管理。 6.工作程序
6.1 质量环境职业健康安全管理体系文件的层次和内容 6.1.1 质量环境职业健康安全管理体系文件层次
第一层次：质量环境职业健康安全管理手册；
第二层次：质量环境职业健康安全管理体系程序文件； 第三层次：管理文件、作业指导书、表格及记录。
6.1.2 质量环境职业健康安全管理体系文件的内容
1）体系文件：质量环境职业健康安全管理手册、程序文件、管理文件、记录； 2）施工文件：与质量环境职业健康安全有关施工组织设计、施工方案、技术工艺文件、工程合同、分包合同、采购合同等；
3）公司行政文件：与质量环境职业健康安全管理体系有关的行政管理文件； 4）法规、标准：指国家和地方政府颁发的有关法规、规范、规程、标准、标准图（集、册）；
5）外来文件：指政府、行业主管部门、业主、设计、监理来的文件、通知、施工图纸、设计变更等；集团公司下发的行政管理性文件。 6.2 文件编号规则
6.2.1 质量环境职业健康安全管理手册编号规则
QES/GXEA-A- 20XX 文件发行年份
质量环境职业健康安全管理手册代号
本公司代号
质量环境职业健康安全管理体系代号 6.2.2 程序文件和管理文件（管理制度、规定）编号规则
QES/GXEA-B1(B2)-××-20XX 文件发行年份
文件(管理制度、规定)代号 本公司代号
质量环境职业健康安全管理体系代号
文件或相关管理制度编号
6.2.3 记录文件编号规则
QES/GXEA-3×× B×-××- 20XX 文件发行年份
本文件记录序号 对应文件序号 第三层次文件 本公司代号
质量环境职业健康安全管理体系代号
6.2.4 公司行政文件的编号按企业的原有规定
桂二安×字[××××] ××号
6.2.5 工程交工技术文件、施工记录、调校记录、检试验报告等的编号首先按顾客要求和有关国家标准或行业标准，若没有特别要求按企业规定执行。 6.2.6 沿用原名称、代号或编号转发外来文件按6.2.4的规定执行。 6.3 文件的编制
文件的编制包括制定文件编写目录、计划规定文件内容、结构、格式、表格，组织文件编制、审核、批准、修改、协调处理文件接口关系等工作。
编制工作按以下分工进行：
1）质量环境职业健康安全管理手册、程序文件及管理文件由质量处、安全处组织，各部门共同编制；
2）其他与质量环境职业健康安全管理体系有关的规章制度由各职能部门编制； 3）技术工艺文件由工程管理处组织各分公司或项目部共同编制。
4）质量环境职业健康安全管理体系的表格，由质量处、安全处编制，质量处、安全处负责人审核、分管副总批准。 6.4 文件审批
6.4.1 文件编制后，文件内容涉及相关部门时，由文件的主管部门组织相关部门会签，对会签中提出问题，编制部门根据会签意见进行修改，形成后报分管副总经理审批。 6.4.2 质量环境职业健康安全管理手册由管理者代表审核，总经理批准；质量环境职业健康安全管理体系程序文件由职能部门负责人审核，分管副总经理批准。
6.4.3 其它与质量环境职业健康安全管理体系有关的规章制度，由所支持程序文件的职能部门负责人审核，主管领导批准。
6.4.3 一般的技术工艺文件由分公司审核，技术负责人批准；重要的技术工艺文件工程管理处审核，总工程师批准。 6.5 文件的发放与控制
6.5.1 文件分为“受控”和“非受控”两类。公司质量环境职业健康安全管理体系所涉及部门或场所使用的相关文件必须是有效版本。 6.5.2 受控文件的控制方法
6.5.2.1 受控文件发放前由责任部门填写《文件发放审批表》，经授权人员批准后，按发放范围发放。
1）质量环境职业健康安全管理手册的发放范围由总经理批准；
2）质量环境职业健康安全管理体系程序文件和管理文件的发放范围由管理者代 表批准；
3）其它质量环境职业健康安全文件（外来文件）由办公室进行识别,再由主管领导批准后按发放范围发放。
6.5.2.2 质量环境职业健康安全管理手册、程序文件及其它用于指导施工（生产）作业的技术文件和管理文件按以下规定控制：
1）发放部门要对文件进行唯一编号，并标明其控制状态； 2）文件领用部门或单位要在《收、发文登记台帐》上签字；
3）质量环境职业健康安全管理手册、程序文件必须附有《修改控制页》，以识别文件的现行修改状态。
6.5.2.3 质量处、安全处根据有关行业或国家的现行法律法规及标准要求，每年将质量环境职业健康安全有关的手册、程序文件、管理文件、管理制度等编制成《现行文件清单》，并提供给各部门和单位，以保证各经营单位和部门能使用有效的版本。 6.5.2.4 其它各部门和经营单位编制与本单位有关质量环境职业健康安全有关文件的《现行文件清单》。并用《现行文件获取登记表》传递到质量处，安全处。 6.5.2.5 项目经理部接到设计部门的设计更改通知后，应就更改的内容在相应的图纸上进行标注，并及时通知施工班组更改的内容，以保证施工图纸的有效性。 6.6 文件评审和更改
6.6.1 文件定期进行评审。受控文件需要更改时要填写《文件更改审批表》，说明更
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