数字档案馆知识管理与知识服务研究

数字档案馆知识管理与知识服务研究

【内容提要】文章以数字档案信息资源的共享和利用为导向，在分析数字档案馆知识服务建设方向的基础上，提出了科学架构知识管理平台，创新数字档案馆知识服务模式的新思路和新途径。

【关 键 词】数字档案馆/知识管理/知识服务

“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”①数字档案馆在传统档案馆集中保管各类档案文献资料的基础上，充分利用丰富的数字档案信息实现档案信息全社会共享、提升公共档案信息价值，为开展知识服务提供了有力保障。

知识服务是以知识信息的搜寻、组织、分析、重组等为基础，根据用户的问题和环境，挖掘与提炼知识，提供能够有效支持知识应用和知识创新的信息增值服务。在数字档案馆平台下，关心并致力于帮助用户找到解决问题的方案，为用户提供档案知识服务，是信息化条件下档案馆探索新服务模式的有效尝试。

1.数字档案馆知识服务的建设方向

数字档案馆的建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。①各级档案部门须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程，实现以用户需求为根本的知识服务。

1.1拓展知识服务功能

知识服务是面向用户问题的服务，它关注的焦点不是“我是否提供了您需要的信息”，而是“通过我的服务是否解决了您的问题”。重视用户需求分析，根据问题和问题环境确定用户需求，通过信息的析取和重组来形成符合用户需求的知识。多元化信息社会，新型的利用需求往往具有鲜明的综合性特点，用户通过多主题、多途径来获取庞杂的数字档案信息及相关的公共信息资源，从中分辨和筛选所需的信息，既增加了用户工作量，也难保证精准率，降低了数字档案信息资源利用和服务的质量。因此数字档案馆知识服务应根据用户的具体问题和方向提供全方位、综合化的知识服务。

1.2打造知识服务优势

知识服务是面向解决方案的服务，它致力于帮助用户找到解决方案。解决方案的形成过程，是一个对信息和知识不断查询、分析和组织的过程。传统信息服务满足于具体信息、数据或文献的提供，这也在客观上使各级档案馆形成了“信息孤岛”的现象。为提供切实有效的解决方案，必须实现数字档案信息互联互通

和资源共享，从面向各数字档案馆的特定知识服务需求转向面向统一的数字档案馆体系、体现一站式服务的知识服务模式。同时，数字档案馆应将档案资源、服务设施和专业人才的潜在共享性价值转化为公共服务优势，提高档案资源的社会共享水平，采取有效措施满足用户需求，促进服务型政府建设。

1.3创新知识服务模式

知识价值的实现最终取决于开展知识服务，将适当的知识在适当的时间通过适当的方式传递给适当的人。知识服务是面向增值服务的服务，强调利用自己独特的知识和能力为用户创造价值，提高用户知识应用和知识创新来实现价值。传统的信息服务仅限于提供档案信息来体现利用价值。在大数字档案馆的背景下，用户对档案知识资源的利用程度不断加深，要求通过知识资源共享将分散在本领域及其相关领域的显性知识资源加以集中组织和管理，挖掘和提炼隐性知识。同时，用户在研究过程中对知识捕获、分析、重组的快速演化导致其利用知识服务的动态变化，推动了知识服务新机制的形成。

2.架构数字档案馆的知识管理平台

数字档案馆的建设应着眼于推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网格化、智能化的知识管理，提供分层次多渠道的档案知识资源利用服务。正如国家档案局局长杨冬权指出“实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造‘一站式’档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。”②

2.1档案信息资源标准建设

数字档案馆的建设和发展，应通过信息资源标准建设实现各个档案馆、各类档案信息系统之间的信息互联互通，消除“信息孤岛”，促进档案信息资源的有效利用和整合，提炼和挖掘知识资源，推进和完善数字档案馆的知识服务。

2.1.1规范数字档案信息元数据标准

元数据是按照一定规则，从知识资源中提取相关特征，规范化准确描述知识资源，即描述数字档案馆信息资源的背景、内容、结构及其管理的数据，是保证其具有凭证价值和情报价值的最重要手段之一。同时，元数据是提供知识服务的语义基础，是实现分布异构资源的整合与互操作的前提。元数据标准主要包括元数据的需求标准化、语义标准化和语法标准化。

2.1.2完善数字档案信息保存格式标准

档案馆在数字化过程中遗留下来大量基于各种业务流程和异构数据源的应用系统及数据，为满足特定的业务需求而形成的数据有自身的特点，难于实行馆间档案业务数据的交流，因此对档案异构数据源进行集成就成为消除信息孤岛的有效途径。XML语言的自描述性、可扩展性、可读性和灵活性的特征能使得档案业务应用系统之间可以方便地进行模式交换，很好地满足馆际数据之间的共享。

2.1.3制定数字档案知识资源管理标准

当前国家尚未制订针对数字档案信息的分类规则，缺乏知识资源管理的各项标准。在参照传统载体档案的分类和管理方式的基础上，结合数字档案信息的特