关于文控室的建立初步方案

关于文控室建立初步方案

一、目的：

目前公司文件资料控制是管理系统的薄弱环节，为了规范管理公司文件资料，特制定此方案。 二、方案概述

1、文控室设置地点：

从文控室在文件资料收集及各中心/部门借阅的便捷性上考虑，建议文控室设在A1厂房办公楼二楼（原三轮营销办公室）； 2、文控室设施配置：

文控室由以下部分组成：

A：文件柜（暂定为3组，后续视具体情况再增加）； B：电脑（1台）、打印机（1部）； C：办公桌（1张）、办公椅子（1把）；

D：其它辅助办公设施（如：座机、计算器、订书机、文件件框（夹）等）。

3、档案管理员配置： A：档案管理员1名； B：档案管理员主要职责：

（1）涉及到质量/环境/职业安全健康体系的所有受控文件的受控工作；

（2）涉及到公司人事、行政、认证证书等档案的存储、收发以及过期档案的回收、销毁

工作；

（3）公司第一二阶文件（体系管理手册、程序文件等）的发放、回收工作；

（4）公司所有体系文件正本（含以电子文档方式存储的客户财产）的存储以及废止工作； （5）各类受控印章的管理工作；

（6） 配合体系模块相关审核工作的开展。

（7） 配合其他模块完成文件资料的管控工作；

（8）完成上级领导交办的其它工作，对知悉的公司信息保密。

程海涛

2014-2-27