合同管理办法

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第一章 总 则

第一条 为了对公司在生产经营活动中签订合同（或协议，以下统称合同）的业务加强管理，及时准确的维护和保全公司的经济利益，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称合同法），并结合公司实际情况，特制订本管理办法。

第二条 本办法适用于公司各部门以公司名义对外签订的合同等业务。禁止以部门名义对外签订合同，包括合同的变更、解除和终止。

第三条 企管部全面负责公司合同的管理监督工作，包括公司对合同的形成、签订及执行情况实行监管。

第四条 公司对外发生经济往来，除标的额在2000元以下且又能即时结清的外，均须签订书面合同；虽能即时结清，但属批次发生、交易额较大或当时难以检测产品内在质量和技术性能、极易引起纠纷的商务活动，也应签订书面合同。

第二章 合同基本业务管理原则

第五条 基本业务管理原则

1、公司实行标准合同文本制度，由企管部配合合同经办部门，制定标准采购、销售合同文本等其它标准合同；经总经理审批同意后实施。

2、合同业务经办部门在与合同相对方谈判过程中，必须按照标准合同文本所涉及各项内容洽谈并详细填写，不得出现空项。

3、其它经济合同文本所应包含的必要条款，可参照《合同法》（分则）中不同经济内容的合同所规定的相关条款签订合同。

第三章 合同管理的职能分工

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第六条 合同管理业务的职能分工 一、企管部职责

1、宣传贯彻《合同法》、国家有关法律、法规及公司合同管理制度，制定并组织实施公司合同管理的规章制度；

2、督促各部门落实公司的合同管理规章制度；

3、负责对合同条款的合法性、合规性、合理性进行审核、把关，最大限度地维护公司的经济利益；

4、负责办理仲裁及诉讼事宜； 5、公司规定的其它职责。 二、合同业务经办部门职责

1、负责草签合同的市场调查和资信审查。重大合同的调查情况形成书面材料。

2、组织合同谈判。重大或法律关系复杂的合同谈判，必须在企管部的参与下进行。

3、承办合同的签订、变更、终止、解除等有关手续。 4、负责合同业务审批手续的办理、传递及合同纠纷的协商、调解工作。

5、协助企管部办理合同仲裁或诉讼工作。

6、收集整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料，建立台帐并归档。

第四章 合同的签订、履行及违约处理

第七条 合同签订程序。签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”和“物美价廉、择优签约”的原则。

合同经办部门依据以下步骤办理：

1、市场调查：对需拟定的合同，要根据其内容对标的物市场分布、生产厂家、价格及其趋势等进行综合性的分析或论证。采购合同要严格按照“货比三家”的原则做好市场调查，并留存书面材料。

2、资信调查：对经市场调查后选定签约对象的民事资格、注册资本、技术和生产能力、经营状况、信誉、产品质

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量、相关许可证或授权证书等进行审查，以确定是否具有拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。

对方签约代表人或代理人要有合法的身份证明，及法定代表人证明书和法人授权委托书。公司各部合同经办人员无权与上述情况不明的当事人签订合同。审查人应对审查情况的正确性负责，承担审查责任。

3、谈判和起草：合同谈判应由具备合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大合同或法律关系复杂的合同（如合资、联营、购买成套设备等合同）由公司领导挂帅，组成由相关部门人员参加的合同谈判小组。

4、审查和签字盖章：所有合同在正式签约前，合同经办部门的经办人员应将合同文本和有关资料,上报总经理审批后，盖章生效。

第八条 下列合同，企管部参与考查、调研、谈判、起草运作的全过程：

1、联营、合资、融资、承包、融资租赁和担保合同； 2、法律关系极为复杂的重大合同； 3、公司领导责成企管部参与的合同。 第九条 合同的履行

1、对依法签订生效的合同，公司各部门必须全面、正常履行，不得擅自单方面变更、自行修改、解除或终止。经双方协商变更合同的内容，应签订书面变更协议，按正常合同办理审批手续后生效，作为原合同的附件进行管理。

2、合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的，合同经办部门应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。

3、合同经办部门负责组织、协调合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同经办部门应将合同履行的有关情况及时向公司总经理汇报。

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4、对应验收的标的物，由有关部门验收并签署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由合同经办部门在即日提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取措施妥善解决。

5、公司财务部门对未经公司总经理审批通过的合同，不予办理付款或收款业务。凡不按合同规定的结算方式办理手续的，财务部门有权拒绝办理。

6、合同经办部门应建立简便有效的合同履行督促检查制度，定期对到期合同的履行情况进行自查。

第十条 违约和纠纷的处理

1、合同违约必须依法承担违约责任。

合同在履行中对方发生违约，合同经办人负责在第一时间内向公司主管领导汇报，立即停止付款（或付货），并与违约方取得联系，督促其履约，并按合同条款之规定明确提出索赔意见，要求立即赔偿经济损失，同时负责收集相关证据，为仲裁或诉讼做好准备。

我方违约或给对方造成经济损失应由合同经办部门查清原因，以书面形式通报企管部和上报总经理，经总经理批示后按规定办理违约金和赔偿手续。

2、发生合同纠纷后，承办部门应及时与对方协商解决。协商不成时，应在三日内以书面形式通报企管部和上报总经理；并在总经理的授权下配合企管部向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向法院起诉，不准私自对外委托有关部门或个人处理纠纷。

3、合同经办人员应密切关注合同债务的诉讼时效问题。（诉讼时效期2年）对超过诉讼时效期间的，经办人员对外应当严格保密，并及时通过多种方式向对方当事人收集债务数额和其承诺还款方面的材料，保证诉讼时效中断后能延续。

第五章 合同档案管理及其他

第十一条 合同经办部门在对外经济活动中所签订的合

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同，指定专人进行统一登记、管理和归档。归档资料包括：各类信函、电文、传真、资质材料；业务经办人起草的“合同底稿”、各审批环节的“修正稿”、“合同”正本；合同签订、履行过程中的重要电话、面谈、会议记录，相关的请示、报告、领导批示等相关文件和说明，合同变更及补充协议等。

第十二条 商务活动中，一般不宜采取电子邮件的方式进行。对确需采取电子数据交换和电子邮件的形式协商或确认的，由合同经办人员对重要的往来邮件和电子数据下载保存（至少保存3年）。将工作底稿以及相关资料进行整理归档。

第六章 奖罚则

第十三条 有下列情形之一的, 按公司《职工守则》视情况给予对责任人一定的经济处罚或行政处分；触犯刑律的，移交司法机关依法追究刑事责任。

1、违法或违反公司规定签订合同的；

2、签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠纷的；

3、经办部门或经办人的责任造成我方违约的；

4、对方违约给本单位造成损失而未及时给予追究的； 5、合同签订、履行中的重大事项未及时向总经理和企管部报告的。

第十四条 有关人员在合同签订、履行、保管和纠纷的处理过程中工作得力，避免或挽回企业损失的，公司按《职工守则》给予奖励。

第七章 附 则

第十五条 本办法有关条款若与国家法律、法规有关规定相抵触的，从其规定。

第十六条 本办法的解释权归企管部。 第十七条 本办法自下发之日起执行。

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