第四讲会务文书 - 图文

第四讲 本章教学 目标 会务文书 课时数 5 了解各种会务文书的涵义、特点，掌握各种经济文书的格式与写法 本章教学重点与难掌握撰写会务文书的技巧 点 教学方法（讲授、讨模拟情景法 论、案例分析、实验） 本章教学1、模拟现场情景； 步骤设计 2、基于情景和文种特点，让学生掌握如何写。 本章教学内容 第四讲 会务文书 会议文书是指大型的会议，如各种代表大会、系统或地区的专业会议和办公 会议中所使用的会议文件。在会议开始前，要发会议通知；在会议期间，一般要 有讲话稿、会议简报、会议记录、会议纪要等。参与会议组织的会务人员必须掌 握会议文书的写作规范与技巧。 第一节 讲话稿 一、讲话稿的涵义和特点 讲话稿主要是指人们因工作需要以组织或个人名义在各种会议上和不同的宣传场合所作的报告、讲话或发言用的文稿。 讲话稿是一种直接的、面对面的信息传播手段，需要直接面对听众，借助声音、语态、表情动作阐述自己观点立场。因此，和其他事务文书相比，它具有如下特点： （一）思想性。讲话就是要用自己的语言去思考，去总结，通过自己的思考和理解去分析问题，去说服人，因此，讲话稿一定要有理论色彩，要能以正确的理论为指针，对问题进行分析和阐述自己的观点、见解，这样才能打动听众，让听众去接受。 （二）鲜明性。讲话稿是讲话者就某个问题发表见解而写的，因此必须明确表明自己的观点，赞成什么，反对什么，态度一定要鲜明，否则声音稍纵即逝，听众会抓不着要领。 （三）针对性。讲话稿的特殊性还表现在它是一种直接面对听众的信息传播手段。因此，讲话稿的拟写必须考虑到听众的特点和需要，如他们的思想修养、职业特点、教育程度、关心的事情等，在内容上和表达上有所针对，只有这样，讲话稿才能真正发挥作用。 (四)通俗性。讲话稿主要以讲话者的声音作为媒介传递见解、主张，而声音传播与文字传播相比，在时间、空间上受到很大限制。因此，为了让听众听清、听懂，更好地和听众交流，讲话稿在拟写中应做到深入浅出，既便于读，又便于听，多用短句、口语，少用长句和晦涩的词语，如要使用专业性的词汇，也要进行解释说明。 二、讲话稿的种类和作用 讲话稿的类型依据分类标准的不同而有所不同： 根据不同的场合和用途，讲话稿可分为：就职讲话稿、礼仪讲话稿、动员讲话稿、表彰讲话稿等；根据内容涉及现实生活中的方方面面，它可分为：政治类讲话稿、司法类讲话稿、社会问题类讲话稿、学术类讲话稿等。 讲话稿在讲话者面对听众阐述观点、抒发情感时，发挥着重要作用。一是它可以提示讲演的内容，使讲演者做到心中有数；二是它有助于讲话者掌握讲演节奏，有利于听众更好地了解讲演的内容。 三、讲话稿的结构与写法 讲话稿在写法上虽“定体则无”，没有固定的模式，但“大体须有”，一般而言，需要由标题、正文、署名和日期几部分组成。 （一）标题。 讲话稿的标题形式多样，写作方式灵活，从实际应用上看，常见的标题拟写形式有三种：一是揭示主旨，如《天上兴亡, 我有责》；二是标明讲话者在什么会议或场合的讲话，如在《xxx在xxx会议上的讲话》，这一种常用于领导讲话；三是正副式标题，即用正题揭示主旨，副题标明在什么会议、场合的讲话，如《与时俱进，开拓创新，狠抓落实，乘势而上――xx书记在xx学院第一次党代会上的讲话》。无论哪种标题样式，都要以揭示主题、新颖鲜明为总的原则。 （一）正文。讲话稿的正文一般由称谓、开头、主体、结尾四部分组成。 1.称谓。讲话稿的称谓应根据听众的实际情况、讲话的场合不同而定，如“同志们”、“各位代表”等。 2.开头。讲话稿的开头重在先声夺人，抓住听众，让听众一下子被其吸引，以集中精力听完整个讲话。常见的方法有六种： （1）开宗明义，提示主题。一开头就阐明讲话的主题，直接点明讲话的中心思想。 （2）说明缘由，强调意义。以阐述召开这次会议的原因、背景和重要性开头。 （3）分析实际，提出问题。对当前面临的形势和工作中的实际问题进行概括的分析，进而提出会议要解决的问题。 （4）做出评价，说明目的。一些纪念性、群众性的会议，领导同志讲话时，对所纪念的重要人物和重要事件，做出评价，然后交代讲话的目的。 (5）致以祝贺，表示慰问。一般纪念性的会议讲话、节日的祝词及各种代表大会的祝贺讲话等，开头一般是致以祝贺或慰问的。 （6）抒发感情，渲染气氛。针对不同的讲话内容，有的抒发对听众的赞美之情，有的抒发参加会议的激动之情，进而起到渲染气氛，拉近与听众的距离的效果。运用抒情开头法应注意写出真情实感，而不是抒虚情假意，不能装腔作势，不能盲目夸赞，更不能向群众献媚，给听众以虚伪的印象。 在上述几种开头方式中，前五种质朴平实，对讲话主题扣得紧，是通篇讲话的“纲”，比较适合于严肃、庄重的会议上的政论式讲话。后一种属于较为艺术的开头方法，主要是联络感情，烘托气氛，引人入胜，比较适合宽松、热烈、亲切气氛的会议。 3.主体。这是讲话稿的核心，在写作时应做到主题鲜明、层次分明、论证有力、感情趋势，语言通俗、富有表现力，使听众不仅能听清听懂，还愿意听、喜欢听。这一部分常用的结构形式有三种：一是并列式。即正文的各个层次之间为横式结构，各部分间是并列关系。这是大型讲话稿中最常见的形式。例如总结讲话、部署工作的讲话等。二是递进式。即各个层次之间表现为层层深入的关系。有的以时间发展为序，有的是以事物发展或工作进展为序，还有的按照“提出问题、分析问题、解决问题”的顺序安排讲话内容。三是纵横式。如许多讲话稿采用的三段式结构，即把讲话内容安排为三部分，这三部分众形式上看是并列的，但三部分的内容又有密切的内在联系，如有的部署型讲话分为“意义、做法、要求”三部分；有的总结型讲话分为“成绩、经验、问题和打算”三部分等等。 4.结尾。讲话稿的结尾或总结全文，或展望未来，或向听众表决心，或对听众提出希望和要求，或热情祝愿等。总之，作为结尾应以给听众留下深刻印象为宗旨。 （三）署名和日期。 有的写在标题下居中的位置，有的另起一行，写在正文下面偏右的位置。 四、撰写讲话稿的要求 第一，独树风格。讲话最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。要有自己的风格，才能抓住听众。因此，拟写讲话稿一定要发挥创造性，使讲话者讲出自己的风格来。每个人都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇讲话都是文件搬家、照抄报纸，那么听众的感觉便始终处于麻木的、未触动的状态。任何一篇成功的讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。 第二，要注意处理好深入与浅出的关系。“以理服人”是讲话所遵循的一条原则，但是如果仅仅以此为根据，通篇都是名词、定义、概论，一味进行简单的“满堂灌”，会使人觉得深奥难懂。因此，起草讲话稿，只有将说理性与通俗性结合起来，把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻，才能使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，才能使讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力，从而起到讲话应有的效果。 第二节 会议简报 一、会议简报的涵义与特点 简报即情况的简要报道，是机关团体、企事业单位为沟通信息、汇报工作，通报情况、交流经验而编发的简要报道内部情况的书面材料。简报又也被称为“动态”、“简讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。 会议简报主要是指专门用于会务报道的工作简报。 简报综合性强，适应面广，以消息报道为主，又可容纳多种文体如调查报告、典型经验、情况通报、评论等，因此它具有一般新闻文体的特点，又有其本身的独特之处，这主要表现在：