文件规范化管理制度

文件规范化管理制度 类别——行政管理 文件编号 文件页数 YOTTA-ADM-005 共8页 颁发部门 生效日期 拟稿人 审核人 批准人 徐晓黎 日期 日期 日期 行政部 2011.11.25 文件规范化管理制度

一、 目的：为使公司的文件处理工作规范化、制度化、科学化，提

高文件处理工作的效率和质量，方便文件的有效归档，特制定本制度。

二、 适用范围：公司所有对内与对外文件。

三、 公文种类：

（一）决定：对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。 （二）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 （三）通知：发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门

和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。 （四）通报：传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。 （五）报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上

级领导或单位的询问，用“报告”。

（六）请示：向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。 （七）批复：答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。 （八）意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。 （九）函：平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。

（十）会议纪要：记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事

项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

（十一）制度/标准/规定：规定工作标准、工作内容及考核的依据。

四、行文格式：

（一）标题：ｘｘ制度、规定、标准，字体为黑体小二号、加粗、居

中；关于ｘｘ的通知或通报、请示、报告等，标题写在指定的格式内，字体与正文一致；

（二）公司所有制度必须编号：发文的文件编号为三号字、宋体、居

中排布；

（三）正文：一律用四号仿宋体字（表格中的文字可用12号字）； （四）纸型：正式文件一律用A4纸；

（五）装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅；

（六）页边距：左边距为2.5cm；上、下、右边距皆为2cm； （七）公司名、成文日期：在文件最后一行加二个回车的位置，成文

日期必须右空四个字，如最末页空间不够，可直接跟在文件最后一行的下面，但必须用汉字，如：二O一一年x月x日，四号仿宋体字；

（八）页末依次写明审批人、审核人、起草人（无审核人的可直接写

审批人）；

（九）抄送单位：四号仿宋体（抄送单位指除主送单位，需要执行或

知晓该公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称）；

（十）抄报单位：四号仿宋体（指发文的上级单位或领导）； （十一）页码：两页以上（包括两页）在页脚居中的位置标识页码“第

X 页共X 页”，五号宋体；

（十二）打印要求：双面印刷，如发现浪费，对责任人负激励10元/

次;

（十三）附件：打印成另外一页，“附件：”两字在正文上空一行，左

空两字的位置，三号仿宋体标识。附件在发文正文中一定要备注附件名称。

五、文件编号要求：

（一）内部便签编号：现行的《永通能源动力集团有限公司内部业务

便签》文件编号不规范，为了不出现文件的遗漏，现要求所有内部便签进行文件编号（编号时不分文种），格式如下： 董事办：YOTTA-B-便-201X-001号

行政部：YOTTA-ADM-便-201X-001号 人力资源部：YOTTA-HR-便-201X-001号 财务部：YOTTA-FN-便-201X-001号

各部门只要属于内部业务便签编制的文件，不分文种，统一按对应部门文件编号格式往下编。

（二）各部门编制的规定、标准、制度编号要求与内部便签编号不同

之处在于除掉“便”这个字，即“XX 部：YOTTA -（X）-201X-001号”，例如：行政部为——YOTTA-ADM-2011-001

请注意：各部门编制的制度、规定文件签发后除了用电子邮件通知各部门外，同时必须印发各部门，特别是要报备行政部行政文员备档，以便日后工作的监督与实施。 （三）外部文件编号要求：YOTTA-（外）-201X-001号

（四）编号说明：YOTTA-（X）-201X-001号，YOTTA—企业代码、（X）

—部门简称、201X —发文年限，001号—发文流水号（以年为单位）。

六、文件制作原则：

（一）符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；

（二）观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，字词

规范，标点准确，篇幅力求简短； （三）使用国家法定计量单位；

（四）文件内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称； （五）所有文件必须有明确的标题；

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为

“1”，第四层为“（1）”；

（七）为大力精简文件，维护行政公文的严肃性和权威性，凡是可发

可不发的文件坚决不发；可以便函答复的问题，不制发正式公文 ；

（八）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位或领导。需要

同时送其他单位或领导的，应当用抄报形式，但是不得抄送其下级单位；

七、发文管理

（一）所要发文的文件必须按内容及性质套用公司统一的发文格式，

制度按照红头文件制作，其它用公司内部便签发文；

（二）公司各部门在职权范围内，部门间商洽工作、咨询和答复问题事

项以函的形式用《永通能源动力集团有限公司内部业务便签》行文；公司内各部门除董事办外，一般不得以“永通能源动力集团有限公司”名义对外正式行文；

（三）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文； （四）发文的内容应目的明确、简练、思路清晰，不允许出现错字、

漏字、多字现象；

（五）发文必须有发文登记，且记录要详细，清晰，有可追溯性；各

部门可根据本部门实际自行设定适合的、简易发文登记表； （六）发文可以采取电子形式和书面形式。在内部传阅且不需领导签