文件和记录控制程序

文件编号 JLQP-401 文件和记录控制程序 文件版本 A/0 4.4.3 与质量体系有关的外来文件，由使用部门接收审批后交文控中心登录于【文件总表】

中加盖“外来文件”印章后并予以保管。若其它部门需要外来文件时，由保管部门转化为公司内文件或直接交与文控员，按受控文件分发。

4.4.4 各使用部门对外来文件，应跟从最新版本，以便及时获取、更新和发放最新版本的外

来文件，确保公司使用的外来文件有效。

4.4.5 记录的填写要求及保管要求：

4.4.5.1 记录要求字迹端正清楚、内容详尽真实、项目填写齐全、工整，数据准确可靠,各部

门应对记录的真实性和完整性负责。 4.4.5.2 记录不可随意涂改，更改时应签名。

4.4.5.3 记录保存要注意防潮、防火、防缺损、防虫鼠以及防丢失。

4.4.5.4 公司内部借阅记录应征得其部门主管同意，当外部需调阅记录，需经管理者代表同

意。 4.5 文件及记录的修订

4.5.1 公司质量体系运作过程中的质量体系文件和资料的更改，其更改的原因和内容由各相

关部门填写【文件申请书】经核准后，交与文控员进行修改、发行。

4.5.2 被修订的作废文件及表格需要保存时须在文件正面盖红色“作废文件”印章，且按

4.4.1要求保存期限保存和作废。

4.5.3 文控员接到更改的质量体系文件和资料后，应更新受控原版，并更新【文件总表】，

按第4.3.1条分发，同时回收旧版文件并将其作废。

4.6 文件及记录的申请（或）借阅

本公司内各部门因工作需要向其它部门申请（或）借阅文件及记录时经管理者代表批

准后方可申请（或）借阅；公司外人士申请（或）借阅时须填写【文件申请书】经总经理审批后方可申请（或）借阅。

4.7 文件及记录作废

作废的质量体系文件和资料受控原稿由文控员加盖“作废文件”印章后按4.4.1要求

统一保管，作废的受控本收回后将其销毁或盖“作废文件”章可作为再生纸用。

4.8 电子文件的管理（详见三级文件LCWI-HR-008）

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文件编号 JLQP-401 文件和记录控制程序 文件版本 A/0 5 印章图

印章样式见（附图一）

6 流程图

文件控制流程图见（附图二）。 文件发放流程图见（附图三）

7 相关文件 （无）

8 记录

JLQP/401-001 【文件总表】 JLQP/401-002 【文件申请书】

JLQP/401-003【文件发放与回收记录表】 JLQP/401-004【表格记录清单表】

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文件编号 JLQP-401 文件和记录控制程序 文件版本 A/0

附图一：印章样式 序号 印章名 印章样式 此 章 不 是 紅 色 則 為 非 法 文 件 1 受控文件 佳利星電子有限公司 ☆☆文件管制章☆☆ 印章颜色 印章用途 管禁 制止文複件印 红色 发放受控文件标识用 2 参考文件 参 考 文 件参考文件 年 月 日 年 月 日 蓝色 非受控文件标识/提交外部组织文件标识 3 作废文件 作废文件 年 月 日 红色 作废文件及作废记录标识 5 外来文件 外 来 文 件 年 月 日 蓝色 外来文件标识

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文件编号 JLQP-401 文件和记录控制程序 文件版本 A/0

附图二：文件控制流程图

文 件 需 要

NG 总经理 确 认 取 消

OK 落实编写部门

编 写

NG 审 批

OK 文控中心

编号、版本、目录

受 控 发 放

相关部门执行

评 审 需 修 改

修 改

NG 审 批 受控新版发放 页码： Page 8 of 9

文件编号 JLQP-401 文件和记录控制程序 文件版本 A/0

OK 文 控 中 心 附图三：文件发放流程图

旧版回收（作废） 更换版本、更新总表 文件作成 签名、审核、批准 原稿文件附相关表格 复印文件 所有表格不盖 “受控文件”印 （复印件）盖 “受控文件”章 发放前登记 发放相关部门 接收部门签收 页码： Page 9 of 9