现金销售的信用额度确定及帐务处理的解决方案（一）

? 问题背景及问题描述

根据集团的信用控制策略，除股份公司内部单位以外的所有客户，都不允许赊销，即信用额度为零，均采取先付款，后发货的销售方式。但是现金销售客户的操作方式则是：客户先提供银行卡或加油卡作为押金(并不反映在财务帐上)，销售部门根据卡内金额确定客户的信用额，并在此信用额度内发货，最后根据计量结果确定收入，并在客户的信用卡或加油卡上划扣相应款项。

现金客户的特殊操作在SAP系统中如何实现，需要考虑两个方面： 第一方面：现金销售客户的销售信用额度的确定

在SAP中，对所有客户都进行了信用控制，系统只能对满足信用条件的客户发货，对于上述现金销售的形式，客户信用额度的确定有以下三种方式： 1. 针对每个客户维护信用主数据 2. 通过预收款增加信用额度 3. 通过注释项目增加信用额度

第二方面：现金销售收入的帐务处理

通过与销售模块集成，形成收入及应收帐款的会计凭证在销售人员开出销售发票时产生，但是所指向的会计科目可以有以下两种选择：

1. 直接记入银行存款科目，即： 借：银行存款 贷：主营业务收入 贷：应交增值税－销项税 2. 记入客户往来科目，即： 借：应收账款 贷：主营业务收入 贷：应交增值税－销项税

? 问题分析

现在就这两个方面的几种不同选择方案分析优缺点如下： 第一方面：现金销售客户的销售信用额度的确定

1. 针对每个客户维护信用主数据

说明：由于是现金销售客户，实际上是没有信用额度的，只能在收到视为押金的银行卡或加油卡时维护临时的信用主数据，以使系统能够成功创建销售订单并出货。一旦交易结束，客户取走银行卡或加油卡时，信用主数据维护人员必须及时更改系统中的信用主数据，使该客户的客户信用额度重置为零。

优点：

A. 与现有的处理方式最接近。 B. 从系统操作来看，相当简单易用。 C. 不增加交易数据。

缺点：

A. 直接更改信用主数据，信用主数据维护人员必须具备高度责任心，如果交易结束后不及时将客户信用额度重置为零，有导致信用失控的风险。

B. 信用主数据维护人员不属于销售部门，存在跨部门沟通的效率问题。

2. 通过预收款增加信用额度

说明：所谓现金销售客户不复存在，视同普通客户，必须先将款项划入我公司银行帐户，财务人员根据银行到款通知单，在SAP系统做预收款的帐务处理，从而该客户信用额度增加并与财务记入预收账款的金额完全一致的，销售部门可以在此信用额度内发货。

优点：

A. 最大程度上规范业务处理，统一操作方法。

缺点：

A. 需考虑现有的现金销售客户是否接受这种改变。

B. 从客户将款项划出，到财务人员收到银行通知单并在SAP记帐，需要经过多个环节处理并存在时间差，将会出现客户款项已划出多日，但SAP系统内信用额度仍未如数增加的情况。而造成这种情况的原因是多方面的，如银行帐户信息不准确导致划款失败、银行通知不及时或财务人员入帐不及时等等，难以说明及协调。

C. 由于油品的特性，预收款项往往与根据实际发货量产生的应收款存在差异，如何处理这些交易尾数？ 如果做退款处理，会大大增加财务人员工作量；如果不做退款处理，余额留在客户往来帐户内供未来交易使用，客户能否接受。

3. 通过注释项目增加信用额度

说明：注释项目是一种特别总帐业务，在SAP系统内输入只有一条行项目的凭证，它并不影响会计科目余额，但能够增加客户信用额度。销售人员可以在此信用额度内为客户创建销售订单并出货。一旦交易结束，客户取走银行卡或加油卡时，必须及时输入另一笔注释项目来冲减相应的信用额度，使该客户的客户信用额度重置为零。由于注释项目并不是真正意义的会计凭证，故可以由销售人员进行输入，避免跨部门沟通和凭证流转的问题，从而提高运作效率。

优点：

A. 与现有方式比较接近，不需要跨部门操作，效率高。 B. 可通过历史凭证查询和追溯客户的信用额度变化。

缺点：

A. 注释项目是一种特殊的凭证，负责输入的销售人员必须掌握相应操作，并输入符合财务部门要求的相关信息，操作相对较为复杂。

B. 负责输入注释项目的销售人员必须具备高度责任心，如果交易结束后不及时将客户信用额度冲减为零，有导致信用失控的风险。