04实验四 总账管理系统日常业务处理 - 叶宪章

初级会计电算化——附录1 实验四

实验四 总账管理系统日常账务处理

【实验目的】

掌握会计电算化通用教学软件中总账系统日常账务处理的相关内容，熟悉总账系统日常账务处理的各种操作，掌握凭证管理和账簿管理的具体内容和操作方法。

【实验内容】

1.凭证管理：填制凭证、出纳签字、审核凭证、凭证记账 2.账簿管理：总账、明细账、辅助账管理

【实验准备】

系统管理员进入系统管理，引入“D:\\附录一练习数据备份”文件夹下的实验三数据。 【实验资料】

1月份经济业务如下：

(1)1月3日，销售部购买了500元的办公用品，以现金支付，附单据一张。付款凭证：0001，摘要：购办公用品。

借：营业费用(5501) 500

贷：现金(1001) 500

(2)1月5日，财务部从工行提取现金9000元，作为备用金，支票号111。付款凭证：0002，摘要：提现。

借：现金(1001) 9000 贷：银行存款/工行存款(100201) 9000

(3)1月7日，采购部采购电脑10台，每台不含税价为4000元，货款以银行存款支付，支票号114。付款凭证：0003，摘要：购电脑。

借：库存商品/硬件(124301) 40000

应交税金/应交增值税/进项税(21710101) 6800 贷：银行存款/工行存款(100201) 46800

(4)1月11日，销售部收到北京育新小学转来一张转账支票，金额30000元，用以偿还前欠货款。收款凭证：0001，摘要：收到货款。

借：银行存款/工行存款(100201) 30000 贷：应收账款(1131) 30000

(5)1月11日，收到大洋集团投资资金20000美元，汇率1:8.5。收款凭证：0002，摘要：收到投资。

借：银行存款/中行存款(100202) 170000 贷：实收资本(3101) 170000

(6)1月12日，采购部从深圳华光软件公司购入“轻松英语”光盘500张，不含税单价为10元，货税款暂欠，商品已验收入库（适用税率17%）。转账凭证：0001，摘要：购光盘

借：库存商品/软件(124302) 5000

应交税金/应交增值税/进项税(21710101) 850 贷：应付账款(2121) 5850

(7)1月16日，管理部李同出差归来，报销差旅费2000元。转账凭证：0002，摘要：报销差旅费。

借：管理费用/差旅费(550203) 2000 贷：其他应收款(1133) 2000

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(8)1月23日，销售部售给天津宏达公司A软件100套，每套不含税价为200元，货款未收（适用税率17%）。转账凭证：0003，摘要：售A软件，款未收。

借：应收账款(1131) 23400 贷：主营业务收入(5101) 20000

应交税金/应交增值税/销项税(21710102) 3400

(9)1月31日，结转A软件产品销售成本。数量：100套，单位：80元。转账凭证：0004，摘要：结转A软件成本。

借：主营业务成本（5401） 8000 贷：库存商品/软件（124302） 8000

(10)1月31日，结转收入和费用。 转账凭证：0005，摘要：结转收入和费用（本业务可以通过期末期间损益转账凭证生成）。

借：主营业务收入（5101） 20000 贷：本年利润（3131） 9500 主营业务成本（5401） 8000

管理费用/差旅费(550203) 2000 营业费用(5501) 500

(11)1月31日，结转本年利润。转账凭证：0006，摘要：结转本年利润（本业务可以通过自定义转账凭证生成）。

借：本年利润（3131） 9500 贷：利润分配/未分配利润(314115) 9500

【实验要求】

1.以“赵超”的身份进行填制凭证，凭证查询操作。 2.以“学员”的身份进行出纳签字

3.以“王刚”的身份进行审核、记账、账簿查询操作

【操作指导】

1.填制凭证（增加凭证、增加其他核算信息凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证） 以“赵超”的身份启动与注册会计电算化通用教学软件：用户名“001”；密码“1”；账套“666”；会计年度“2006”；日期“2006-01-31”。

提示：因为每张凭证的制单日期不一样，所以注册用友通时把操作日期设置为2006-01-31。这样，只需注册一次，在填制凭证时可输入本月不同日期的凭证。

①增加普通凭证（业务1、9、11） 例[25]增加普通凭证

(1)执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。 (2)单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。

(3)选择凭证类型“付款凭证”，输入制单日期“2006-01-03”，附单据数“1”。

(4)输入摘要“购办公用品”，科目名称“5501”，借方金额“500”，回车（摘要自动带到下一行），输入科目名称“1001”，贷方金额“500”。

(5)单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框 (6)单击“确定”按钮

(7)同理，输入其他业务的普通凭证。 注意：

? 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 ? 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

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? 不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日

记账中出现。

? 科目编码必须是末级，既可以手工直接输入，也可以利用右边的放大镜按钮选择输入。 ? 金额不能为“零”；红字以“－”号表示。

? 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

②增加带有其他核算信息的凭证（业务2、3、4、5、6、7、8、10）

在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”，输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。

例[26]增加有银行科目和客户往来辅助核算业务的凭证

(1)执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。 (2)单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。

(3)选择凭证类型“收款凭证”；输入制单日期“2006-01-11”。

(4)输入摘要“收到贷款”,科目名称“100201”，辅助项（结算方式“2 支票”，发生日期“2006.01.11”），借方金额“30000”，回车（摘要自动带到下一行），输入科目名称“1131”，辅助项（客户“育新小学”，票号“113”，发生日期“2006.01.11”），贷方金额“30000”。

(5)单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。 (6)单击“确定”按钮

(7)同理，输入其他带有辅助核算的凭证。 注意：

? 如果往来单位不属于已定义的往来单位,则要正确输入新往来单位的辅助信息, 系统会自动追

加到往来单位目录中。

? 在输入个人信息时，若不输“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动

输入其所属的部门。

? 在输入数量时，系统根据“数量×单价”自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不

符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。 ③修改凭证（可选做）

(1)执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

(2)单击“查询”按钮，输入查询条件（例如：收款凭证0001号），找到要修改的凭证。 (3)对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。

(4)单击“保存”按钮，保存相关信息。 注意：

? 未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进

行修改。

? 若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。

? 若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。 ? 如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支

票登记簿”中的内容。

? 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

④删除凭证（可选做）

删除凭证要分两步操作（先作废后整理）： 作废凭证

(1)在“填制凭证”窗口，先查询到要删除的凭证。

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(2)执行“制单→作废/恢复”命令

(3)凭证的左上角显示“作废”，表示该凭证已作废。 注意：

? 作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。 ? 作废凭证不能修改，不能审核。

? 在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当

于一张空凭证。

? 账簿查询时，查不到作废凭证的数据。

? 若当前凭证已作废，可执行“编辑→作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有

效凭证。 整理凭证

(1)在“填制凭证”窗口中执行“制单→凭证删除/整理”命令，打开“选择凭证期间”对话框。 (2)选择要整理的“月份”

(3)单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。 (4)选择真正要删除的作废凭证

(5)单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。 注意：

? 如果作废凭证不想保留时，则可以通过“凭证删除/整理”功能，将其彻底删除，并对未记账凭

证重新编号。

? 只能对未记账凭证作凭证整理。

? 对已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

⑤查询凭证

例[27]查询未记账的付款凭证

(1)执行“总账→凭证→查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。

(2)选择输入查询条件“付款凭证、未记账凭证”。单击“辅助条件”按扭，可输入更多查询条件。

(3)单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。 (4)双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。 2．出纳签字（①更换操作员、②出纳签字） ①更换操作员

(1)在“会计电算化通用教学软件”的初始窗口，执行“文件→重新注册”命令，打开“注册【控制台】”对话框。

(2)以“学员”的身份重新注册会计电算化通用教学软件：

用户名：003；密码：3；账套：666；会计年度：2006；操作日期：2006-01-31。 (3)单击“确定”按钮 注意：

? 凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可以为同一个人。 ? 按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人。 ? 在进行出纳签字和审核之前，通常需要先更换操作员。

②出纳签字

(1)执行“总账→凭证→出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。 (2)输入查询条件：单击“全部”单选按钮，输入月份“2006-01”。 (3)单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。

(4)双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口。