公文处理与写作基本知识2

三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。

四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。 B：报告的主要类型。

报告是向上级机关汇报工作、反映情况，提意见或建议，答复询问使用的文种。分5种类型： 1、正常工作报告； 2、情况报告； 3、回复性报告； 4、文件备案报告；

5、意见建议性报告（一般应以“意见”上报）。 （三）请示

下级机关在工作中发生的不能自行决定的重大问题，不属本机关权限审批的事项，需要上级帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等，向上级请求批准、指示时使用的公文文种。

A：请示通常分类四类： 1.请求审批事项请示。 2.请求解决问题的请示。

**以上两类请示件，结束语用“当否，请示。”、“特此请示，请审示。”字样。 3.建议性请示。

**此类请示件，结束语用“妥否，请批示。”字样。少部分需要批转执行的，结束语用“以上请示，如无不妥，请批转有关部门执行”的字样。 4.请求指示、答复问题的请示。

**此类请示件，结束语用“以上请示当否，请指示。”字样。 B：请示的规范要求

1.不越级请示，不横向请示。 2.请示不能多头主送。 3.请示公文一文一事。

4.请示件要有上报机关明确而具体的意见。 5.请示件不下发。

6.紧急请示事项要说明时限。 7.请示件可联合行文。

8.上级机关答复请示要正式行文答复，有“强制回复”的性质。

9.请示的问题必须是属本机关职权内无权或确难以处理的问题与事项，不能超越职权请示其他机关的问题。

10.请示要标注“签发人”。 C：报告与请示的区别：

二者都属于向上级机关报告情况、反映问题。二者区别在于：

1.报告属阅件，请示属办件。请示都要有回音，报告一般不需办复，这是最大的区别。 2.功能上看，请示主要是请求解决问题或给予指示、答复问题。报告主要是反映情况，提出意见、建议供决策参考。

3.报告内容广，涉及面可大可小，篇幅可长可短，形成多样；请示内容单一，“一文一事”，基本结构简单，只有事由和请示事项两部分，篇幅一般不长。 4.格式上，报告较少限制。请示原则上只送一主办机关，报告可报若干机关。联合请示少见，

联合报告较多见。

5.结尾不一样。请示严谨规范，如“当否，请批示”等，报告则不同，多种多样。

6.都是上行文。二者的受文单位必须是上级机关，不能把“函”这一文种写成请示、报告。 （四）批复

批复是答复下级机关请示事项的下行公文。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正、补充。

A：批复具有以下特点：

1.批复与批示的不同点。批示针对的文种较多，有报告、计划、总结、意见等；而批复则只针对于请示。

2.行文具有被动性。批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。

3.内容具有针对性。 4.效用的权威性。 B：批复的规范要求

批复的主送机关明确只有请示机关一个。 **不能与指示、复函混用。 **批复件，原则上一文一事。 **批复的引据要规范。

**非请就不得复，对报告的批复是错上加错。 C：批复与批转的异同： 1.相同之处：（1）从公文授受关系来看，都是构成上下级隶属关系。（2）从行文目的来看，都是对来文所请示的事项作出回应。（3）从文件的效用来看，都有不可更改性。不管是批复还是批转，下发到受文机关后，都必须严格执行。 2.不同之处：（1）受文单位的多寡不同。批复的受文单位较少，主送机关只一个，批转的受文单位多，主送机关若干个。（2）所用文种不同。批转、批复都有批准性质，但批转下级机关的公文，用“通知”。（3）文件结构不同。批复一般不必重复请示原文，而批转已经把请示原文作为公文的一部分。 （五）函

函，适用于不相隶属机关、平行机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，向有关主管部门请求批准等。 A：按行文关系划分，函是平行文。 函有两种，一是正式公函，二是便函。

B：复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“关于??的函收悉。”

结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。 C：函的规范要求。 **函是平行公文。

**函的结束语，请求批准时写“请函复”、“请审批”、“请研复”，通知函用“特此函告”。 （六）会议纪要

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。

A：会议纪要的特点。 1．内容的纪实性。 2．表达的要点性。 3．称谓的特殊性。

B：会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：

第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。

第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

C：写法。会议纪要的写法既要求简单明了，又叙述全面，一般写法是“什么时间、什么人、主持召开什么会议，什么单位的负责人参加了会议，会议对什么问题进行了专题研究和部署，会议听取了什么单位关于什么问题的汇报（或会议通报了什么情况），什么人最后作了统一讲话，会议达成了共识，形成了一致意见，现纪要如下：会议认为、会议指出、会议强调、会议要求、会议决定”。

D：注意事项。一是会议纪要的编号“第期”，要用阿拉伯数字，印发时间用汉字；二是参会人员标识。正文后空1行、左空2字，标“参会人员：XX单位XX人、XX人，XX单位XX人。”一定要列出参会单位名称，以防同名同姓；三是会议纪要不加盖印章，不标识主送机关。四是会议纪要无主题词。 （七）意见

意见用于对重要问题提出见解和处理办法。 A：意见的分类 按行文方式分，意见有直接发文和随通知转发或批转两类。按性质和内容分，有规划性意见、实施意见和具体工作的意见。 B：意见的写法。

意见是对重要问题提出见解和解决办法，从宏观上指导工作，在写作时，首先要求提出问题、分析问题，然后再制定出解决问题的具体办法和措施。 （八）决定

决定适用于对重要事项和重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。

A：由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：

一是制约性。

二是指挥性和指导性。 B：适用范围（类型）。

1．对某项工作或重大行动作出安排的决定。 2．对某一重大问题作出处理的决定。

3．对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。 4.撤销变更下级机关的决定。 C：写作注意事项

1.不能滥用决定行文。

2.决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。 3.决定原由要充分、准确、合理。 4.决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚，做到既简明扼要，以要有理有据，

令人信服。

5.决定事项要具体、明确、清楚。

6.决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。 7.标题要完整、时间标注要准确。 D：与其它文种的区别

决定与通知、指示的区别：一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行时间长的重大工作，才适宜使用“决定”这一文种。它的使用范围较“通知”要窄一些。指示虽也是指导性的文件，但它是针对某一时期全面的、原则性问题，且偏重于步骤、方法和原则的指导。 （九）通报

通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。用于传达重要情况、事项，表彰先进、批评错误而适用的文种。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。 A：通报的特点 1．告知性。 2．教育性。 3．政策性。

B：通常按内容性质把通报分为三类：

1．表彰性通报。表彰性通报，就是表彰先进个人或先进单位的通报。

2．批评性通报。批评性通报，就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。

3．情况通报。这类通报具有沟通和知照的双重作用。 （十）议案

是指国家各级人大代表，大会常务委员会向本届大会提出，并请求大会予以审议的文书。 政府公文中，指各级人民政府按法律规定程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项的文种。

议案一般涉及重大问题，具有建议性、可行性特点。《宪法》第72条规定：“全国人民代表和全国人民代表大会常务委员会组成人员，有权依照法律规定的程序分别提出属于全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会职权范围内的议案”。 （十一）公告

公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。

公告主要有两种，一是宣布重要事项，如最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练；二是宣布法定事项，如宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。 有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。

A：行政机关公文中的公告，具有如下特点： 一是内容重要。 二是对象广泛。

三是制发机关级别高。 B：写法

公告是一种严肃庄重的公文，它内容单一，篇幅较短，或篇段合一，或分条列点，表达直截了当，语言简洁明快。