督办管理标准

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协鑫新能源控股有限公司甘肃分公司企业标准

Q/GCL-XNY21403-2015

督办管理标准

1 范围

本标准规定了协鑫新能源控股有限控股公司甘肃分公司(下称甘肃分公司)行政督办的管理职责、管理内容与方法、报告和记录。

本标准适用于甘肃分公司及所属部门督办工作的实施与管理工作。

2 定义

督办工作是指针对省公司领导通过各种重要会议和文件所决策和制订的重要工作内容或口头指示和书面批示，由省公司督办工作人员汇总并督促相关责任部门或责任人员,在指定的时间内完成指定的工作任务，发挥工作提醒、协调、督促和反馈作用，以确保各项工作在规定的时间内达到预定的要求和目标。

3 管理职责

3.1 甘肃分公司人事行政部是工作督办的执行者，负责督办事项的记录、收集、整理、督办和考核。省公司总经理以及公司其他领导安排的工作事项统一由督办人员负责督办，跟踪执行情况并汇总结果。副总经理/总经理助理协助督办人员与相关领导沟通确认督办单内容、结果、反馈、考核意见等工作。 3.2 各部门根据督办要求及时向督办人员反馈所承办事项的进展情况或结果。 3.3 人事行政部门负责对项目公司相应条线的督办事项进行记录、收集、整理、督办和考核。

3.4人事行政部负责根据发布的督办考核结果执行。

4 管理内容与方法

4.1 督办事项的主要来源包括但不限于以下内容： 4.1.1 各类会议纪要中明确的工作事项。 4.1.2 文件流转过程中领导所作的批示。 4.1.3 领导口头交办的事项。

协鑫新能源控股有限公司2015-11-15发布 2015-11-15实施

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4.1.4 领导以其他方式交办的工作事项。 4.2 督办事项的整理

督办人员必须对各督办事项进行整理,明确工作内容、责任部门/人、时间要求、所要达到的要求或目标等要素，表述应清晰、准确，不能模棱两可，防止产生歧义，必要时应向督办事项下达者核实确认各要素。 4.3 督办流程

4.3.1 拟办：在省公司领导做出重大决策、重要工作部署之后，督办人员根据需要督办的事项及时拟发督办工作流程。督办工作流程中包括承办部门（主办部门、协办部门）、承办时限和工作要求等。

4.3.2 督办：各项要求督办的工作流程一经正式发出，即采用邮件督办流程进行督办。承办部门接受督办任务后，应按要求在规定时间内保质、保量完成工作，特别是对时限紧迫、内容重大的事项要以即到、即办的标准执行。 4.3.3 催办：为及时了解督办事项的运行情况和办理情况，督办机构通过发《催办单》或直接到承办部门催办等形式，适时加以催办督办。同时积极协助承办部门解决工作中遇到的困难。

4.3.4 办结：承办部门在工作任务完成后，应及时在邮件上回复办理情况，分管领导将对承办部门的回复情况进行审核。对不符合交办要求的，要退回承办机构补办或重办；对符合交办要求的，呈报领导阅知。

4.3.5 归档：督办事项办结后，督办人员应将各种有关的文字材料，包括领导批示、办结报告、检查反馈等，整理归档。

4.3.6 考核：督办事项的办结情况纳入各承办部门绩效考核管理范畴。 4.3.7 督办管理流程(见附录A)。 4.4 督办结果通报

督办结果以双周工作汇报的形式向省公司领导进行报告。

4.4.1 双周督办汇报的主要内容是对各项督办工作的进展情况进行通告，起到引导、催办和协调的功能。 4.5 督办责任和要求

4.5.1 及时：督办事项经交办领导确认后，督办人员须在24小时内向承办责任部门/人做出工作确认；对于完成时限在3天以内的督办事项，应在工作任务确认后4小时内发出督办工作流程。

4.5.2 准确：对督办事项的内容、完成时限、责任主体及目标标准等要素的描述应准确无误，确保不会引起歧义。

4.5.3 认真：督办机构要以认真负责的态度，高质量地完成督办工作。

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4.5.4 客观：对督办结果的评判应实事求是，客观公正，既不夸大也不隐瞒。 4.5.5 公正：提出考核意见时，应分清责任，辩明是非，处罚力度恰如其分。 4.5.6 保密：对于涉及机密的督办事项，应严格执行控股公司信息管理规定。 4.5.7 协调：督办过程中，督办人员要加强与被督办部门之间的沟通与联系。对涉及几个职能部门的事项，部门之间有意见分歧不能解决时，应做好协调工作。

4.5.8 办结：凡列入并经省公司领导核准的督办工作事项，都应当有明确的督办结论；凡未按时按质完成的工作，应如实向省公司领导汇报进度及原因，并提出具体处理意见。不得久拖不办或不了了之。 4.6 检查与考核

4.6.1 督办部门依据本标准对各部门实施考核，每季一次将考核结果汇总并交由绩效考核部门，同时接受省公司领导的监督与考核。

4.6.2 督办工作实行一事一考核、半月一通报、一季一兑现，以扣罚责任人/部门绩效分的方式实施考核并在每季绩效考核时兑现，同时记入个人/部门年终绩效。

4.6.3 督办人应核实确认各项督办工作的要素，确保与领导意图一致；若发生要素差错导致督办工作无法按计划执行，督办人员当季考核绩效将进行酌情评定等级。

4.6.4 督办工作下达前，督办人员应与工作承办人（部门）进行沟通。若承办人对工作事项提出异议，督办人员应及时将承办人意见反馈相关领导，并根据领导意见决定是否对督办要素做出调整。如果因督办人员沟通不力导致督办工作无法按计划执行，将对督办人员当季绩效进行考核。

4.6.5 承办人（部门）对督办事项内容、要素有异议时，必须在督办工作流程发出之前或收到督办工作流程当天提出，否则即视为无异议。若提出的意见未得到采纳，应仍按通知单中规定的各督办要素执行。

4.6.6 督办工作在执行过程中若情况发生变化无法按原计划实现时，承办人（部门）应在情况发生变化起24小时内向督办人员说明情况并提出调整意见，督办人员在核实情况并报经相关领导批准后，重新发出督办工作流程，同时废止原单。若未在规定时间内提出调整意见，且未能在原规定的期限完成工作，则无论最终督办要素是否得到调整，均应记作一次工作延误而予以考核。若承办人意见未得到领导批准，则仍按原明确的各督办要素执行。

4.6.7 对在规定时限内未完成或虽完成但未达要求的督办事项，由督办人员启动考核程序。考核事项由督办部门提出考核意见，报总经理签批。

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5 报告和记录

附录B 督办工作催办单 附录C 督办考核结果反馈表

附加说明

本标准由省公司标准化管理机构负责提出。 本标准由省公司人事行政部负责起草或修订。 本标准主要起草、起草人：郭 斌

审核人：马志勋 审 定：马志勋 审 批：赵保庆

本标准由省公司人事行政部负责解释。

本标准于二○一六年三月十一日第一次发布实施。

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