2013年电大办公室管理[1]

通报。 10．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作

( )

三、简答题(每小题10分，共20分)

么?

1．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什

职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 (1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；

(1分)

(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的

地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (2分)

(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明

信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (2分)

(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写

信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(人)以及承办后的情况、 (1分) (5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原

则，进行转办、交办或自办。 (2分)

(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群

众对组织的信任。复信可采取收信人种方式进行。 (2分)

(单位)复信，或承办人(单位)复信两 2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?

(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指

示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 (2分)

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报

告； (2分)

(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经

过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。” (2分)

(4)一定要简短、扼要、流畅； ． (1分)

(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗

漏； (2分)

(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项

目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 (1分)

四、设计题(每小题10分，共20分)

1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处

理这些事情应考虑什么，怎样做?

1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣

升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； (1分)

(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (2

分)

(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注

意。时间如何取决于当地的购物环境。 (1分)

(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵

的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。 (1分)

方。 (1(5)分)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对

重新包装一下。 (6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸

(1分)

名或附上名片、贺卡。 (7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓

(1分)

增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格 (8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些

范围。 (1分)

(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼

物的人做一张卡片记录。 (1分)

2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?

1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向

财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2分)

(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇

报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (2分)

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工

作。 (2分)

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将

来有用。 (2分)

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去

函或去电表示感谢。

五、案例分析题(每小题20分，共40分)

1．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期

限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经

理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总邀请总，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几

天订购的新型材料白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。 小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是

怎样的?

(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李

签名，并注明时间； (3分)

(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉

对方何时可能得到答复； (3分)

(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天

安排活动； (3分)

印一份，留待上司过目； (4)在回信上应签上自己的职称 (3分)

(某某人的文秘人员)，发出前复

量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系； (5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数

(3分)

(6)没有订购的东西不能签收； (2分)

期，请接受人员在上面签字，并保存好。 (7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日

(3分)

2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： (1)市教委关于2003年招生工作的通知； (2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； (3)东方学院2003年招生工作计划；

(4)东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)； (5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； (6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定；

(7)东方学院关于调整系主任的通知； (8)东方学院关于做好开学工作的通知； (9)东方学院各系关于开学准备工作的报告； (10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； (11)东方学院各系关于提高教学质量的报告； (12)东方学院2003年度工作总结； 2．(题略)答案 案卷一： (3分)

1．市教委关于2003年招生工作的通知；

4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)； L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；

标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复 (2

分)

案卷二： (4分)

2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； 6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定； 7．东方学1宪关于调整系主任的通知； 8．东方学院关于做好开学工作的通知；

标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪

要、决定、通知 (2分)

案卷三： ·(2分)

3．东方学院2003年招生工作计划； 12．东方学院2003年度工作总结；

标题：东方学院招生工作计划、年度工作总结 (2分) 案卷四： (3分)

9．东方学院各系关于开学准备工作的报告； 10．东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； 11．东方学院各系关于提高教学质量的报告；

标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教

学质量的报告 公