办公管理制度

办公管理制度

一、释义

本规定为维护良好的办公秩序，规范日常管理行为，加强对办公场所、办公设备、办公用品、办公环境和办公礼仪的管理，并结合公司实际情况，特制定本规定。本规定适用于公司对办公设备、办公用品、办公环境和办公礼仪的管理。

二、办公设备使用管理

（一）办公设备本着有助于提高工作效率和效益，符合人机工程原理，减少人员疲劳，不损害健康原则选用。

（二）常用办公设备包括办公桌、椅、茶几、电脑（主机）、打印机、复印机、文件粉碎机、传真机、电话机、文件柜、保险箱、资料柜、冷热饮水器。

（三）办公设备为公司财产，任何人不得故意损坏及因私使用。所有办公设备应由办公室登记，确定有关责任人及使用人。办公室应定时对所使用的办公设施进行清洁、检查和保养。当设备发生故障时，应及时通知专业维修人员处理，不得擅自拆装。

（四）办公家私：员工应自觉爱护公司办公家具，并负责个人所用办公桌椅的日常保管，不得恶意损坏。办公家私出现故障或损坏时，使用人应及时通知办公室处理，不得私自拆装。

（五）电脑类设备：电脑的安装、调试、系统配置等工作均由办公室通知专业人员前来处理。使用人应严格遵守电脑管理的有关规定，正确使用电脑。使用人负责所用电脑及外设的日常保管、维护、清洁，保证电脑设备的正常运行。电脑发生故障时应由办公室及时通知专业人员前来处理，严禁自行拆装或改变电脑程序。

（六）打印机：办公室指定专人负责打印机的日常使用及养护，打印机的色带、墨盒要节约使用，达到使用寿命时要及时更换，同时注意环保。为节约纸张，打印文稿前需认真校对、修改后，再进行打印。

（七）电话机、空调：应指定专人负责日常使用及养护，发生故障时及时通知专人维修处理。

（八）保险柜：保险柜由规定长期使用人负责保管，任何他人不得随意使用。出现故障时及时通知办公室。

（九）复印机：办公室指定专人负责复印机的日常使用及养护，复印机的墨粉要节约使用，达到使用寿命时要及时更换，同时注意环保。为节约纸张，复印文稿前需认真校对、修改后，再进行复印。

（十）传真机：发送传真实行一级审批制度，各部门发送传真由经理审批，

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并使用统一的格式。

三、办公纪律

（一）上班时间必须穿正装，服装要保持干净、整洁。

（二）办公区域内禁止吸烟、就餐，吸烟、就餐应到指定场所。

（三）办公区域内交谈须轻声细语，不准大声喧哗、聊天。业余时间不得在办公区域进行娱乐性活动。

（四）上班时间应坚守工作岗位，需暂时离开应与同事交代办事去向。 （五）办公时间禁止用办公电话私人聊天。

（六）不得在上班时间利用电脑处理私人事务、打游戏。 （七）接待私人来访不得超过半小时。 四、资产管理规范

（一）领用资产范围包括办公区域所有自用或公用的办公家具、办公设备等固定资产、低值耐用品、低值易耗品，其采购及管理由办公室负责。

（二）各部门根据需要填写申请表，经办公室核实后，报财务部同意，申购时填写《材料采购申请表》，由经理审核后，由办公室统一购买。

（三）办公室定期对员工领用资产进行核查，并与财务部对帐。

（四）领用资产的员工对所领资产进行签收登记，并负有保管责任，如因保管不当造成损坏或丢失，应视其责任进行赔偿。

（五）员工对所领用资产进行任何变动时，应通知办公室进行登记。 （六）公用设备（如复印机等）实行专管公用的原则，由办公室负责管理，各部门人员均有自觉维护的责任。

（七）员工离职或岗位变动时，其领用的资产除低值易耗品外，应全部交回办公室。

五、办公环境管理

（一）在办公区域内应保持整洁、干净的办公环境，全面树立公司良好形象。 1、办公桌下不准随便堆放物品，如废弃资料等。

2、台帐文件夹、办公记事本及相关办公资料摆设整齐有序，办公台面不能摆放与办公无关的物品。

3、日常办公用品如茶杯、电话机、废纸篓、文具用品应统一摆放在指定位置上。

4、各部门员工在下班之前，自觉关闭门窗、用电设施的电源，最后离开的员工关闭计算机、空调、灯并锁好大门。

（二）会议室使用管理规定

1、各部门召开会议使用会议室的，应提前告之办公室，以便做好整理、清

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洁和茶水工作。

2、当会议室使用完毕后，召集会议的部门及时将用具清理干净，放回原处，关闭空调、电灯等，整理桌面、地面，使会议室恢复原来整洁的面貌，并将门窗闭锁。

3、使用会议室需向办公室提出申请，并于结束后将会议室打扫干净。 4、办公室对办公区域内的办公设施、办公用品等的配备情况、摆放、整洁工作进行监督管理。

（三）、空调管理：节约用电，合理使用空调。空调使用要根据节约用电的原则，确需使用方可使用。

1、所有工作人员离开办公室时应关闭空调，切断电源。

2、为了空调散热效果更好，以及空调卫生干净，定期清洗消毒过滤网。 六、办公礼仪

（一）早晨上班时若见到同事应问声“早上好”，上班时间见到同事或来访者要问声好或点头问候。

（二）上班时，职员必须仪表端庄、整洁。

1、头发：职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜过长；女职员：短发应修剪整齐，长发应扎成发髻。

2、指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。女性职员涂指甲油要尽量用无色。

3、胡子：胡子不能太长，应经常修剪。

4、口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

5、女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。

（三）办公时间内应保持饱满的精神状态，坐立行走姿态端庄、严谨。 （四）保持一个健康、快乐的心情，避免将生活中的烦恼带入办公场合。微笑面对任何来访者并使用敬语。注意在各种场合的言行举止，维护良好的公司形象。

（五）电话铃响后请及时接听，先说“你好，**公司”。接听电话应简单明了，尽量小声，以免影响其它同事办公，接听电话时，如对方所找同事不在，应告知对方稍后打来，或要求其留下姓名和电话，待同事返回时告之。

七、附则

本规定自公布之日起执行，解释权归办公室。

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