食品药品行政执法文书制作讲解

食品药品行政执法文书制作讲解

一、 食品药品行政执法文书的基本知识

（一）基本特征

食品药品行政执法文书是食品药品监督管理部门对违法行为实施行政处罚所制作的具有法律意义的文书，具有6大特征。

（1）法定的强制性。食品药品监督行政执法文书是以食品法律、法规和《行政处罚法》等为依据而制作的，具有国家强制力保证执行的特征。食品药品监督管理部门依法制作的文书代表国家意志，这种强制性的食品药品监督行政执法文书一经制作，任何单位和个人都必须无条件执行。即使当事人不服，申请行政复议或提起行政诉讼，行政处罚决定不停止执行，也不能由当事人与食品药品监督管理部门之间进行调解。

（2）适用的特定性。食品药品监督行政执法文书是针对特定的人和事制作的，它所体现的是具体的行政行为。如对某一食品违法生产者制作的《行政处罚决定书》只能对该违法者具有法律效力，对其他人无效。因此，文书中所记载的事实不能是抽象的，而是具体的、特定的，所引用的法律不能笼而统之，应该有具体的条、款、项。

（3）制作的合法性。其文书合法性具体体现在：

首先，食品药品监督行政执法文书制作主体只能是各级食品药品监督管理部门，其他任何部门均无权制作，否则是不合法的、无效的。

其次，制作食品药品监督行政执法文书必须以食品药品监督法律、法规和《行政处罚法》等相关法律、法规为依据。

最后，制作食品药品监督行政执法文书的程序必须合法。根据《行政处罚法》及相关法律、法规规定，食品药品监督行政执法文书的制作必须按法定的程序和要求进行，否则该文书无效。《行政处罚法》第三条第二款规定：“没有法定依据或者不遵守法定程序的，行政处罚无效。”

（4）固有的专业技术性。食品药品监督行政执法具有较强的专业性和技术性。食品药品监督行政执法文书的制作，往往需要有资质的食品检验机构来提供科学依据，食品药品监督行政执法文书常常会出现一些专业术语和概念，这些专业性、技术性特征要求食品药品监督行政执法人员不仅要熟悉法律知识，而且要熟练掌握各种食品药品专业知识。

（5）形式的规范性。食品药品监督行政执法文书既是国家公文，又是严肃的法律文书，不仅要求制作合法，而且在形式上也要规范，以方便制作和统一、有效地施行。其文书规范性表现在：

（一）格式统一。食品药品监督行政执法文书的格式、名称、文号、内容、文字表述、适用对象等，必须规范、统一、标准化，不能随意制作。

（二）结构固定。绝大部分食品药品监督行政执法文书都可划分为首部、正文和尾部三大部分。 （三）用语规范。经过食品药品监督工作实践的总结，食品药品监督行政执法文书的用语在很多情况下已形成了规范，表达准确、简明、统一，尤其是填写式法律文书，一些已经固定的语言表达是不可能随意改变的。 （6）、效力的时限性。具体体现在制作上的及时，这是由行政执法高效性决定的。食品药品监督管理部门一旦发现违反食品药品管理法律规范行为，就应及时采取行政措施，制作相应的食品药品监督行政执法文书。例如，《责令改正通知书》、《查封扣押决定书》等涉及警示、对物品采取强制措施额文书必须在其危害可能出现或危害扩大之前发出，否则就失去了该文书的意义。 （二）文书的分类 （用途） 1、执行类文书。该类文书是食品药品监督管理部门在食品药品监督行政执法过程中，按照法律、法规、规章等相关规定的程序，履行职责，办理案件时操作的法律文书。如各类通知书、决定书等。 2、证据类文书。该类文书是食品药品监督管理部门在食品药品监督行政执法过程中，依法收集各种证据材料时形成的法律文书。如《现场检查笔录》、《询问调查笔录》等。

3、工作类文书。主要是指食品药品监督管理部门在食品药品监督行政执法过程中，为决定适用何种行政程序、研究讨论问题而形成的文书，如内部的请示、《案件合议记录》、《重大案件集体讨论记录》以及提请分管领导或局长审批的各种意见书等。该类文书主要供内部研究工作，一般不对外使用。

（三）制作原则

1、实事求是原则：环境记录要实际、语言表述要客观、违法事实要存在。

2、遵守法制原则：符合实体法对行为构成要件和权利义务的要求、符合程序法对时间过程的要求。

3、坚持规范原则：文书内容有序化、执法文书格式化、文书语言规范化。 4、注重效率原则：遵守办理案件的时限规定。 （四）制作要求

1.所有文书统一使用A4纸张制作 2.字体

文书使用3号黑体；文书名称使用2号宋体；文书文号和正文使用3号仿宋；表格内文字使用5号仿宋。需加盖公章的（如处罚决定书）制作式文书（打印的对外使用，交给当事人，下方提示有仿宋3号），正文内容使用3号仿宋字，公章与正文尽可能同处一页。文书页数在2页或2页以上的，需标注页码。同一文书正文尽量保持字体、字号一致，表格及填写式文书尽量一页排完。当文书排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。

3.填写式文书的填写

填写式文书（如现场检查笔录）应当按照规定的格式，用蓝黑色或者黑色的墨水笔或者签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、页面清洁。文书栏目应当逐项填写，不得遗漏(空项应当用杠线表示)，有选择项的应当根据需要勾选。摘要填写，应当简明、完整、准确。签名和标注日期，必须清楚无误。有条件的，可以按照规定的格式打印。

部分文书下面有“注：存档（1）”：是指两联以上的文书应当使用复写纸印制，并标注联号。第一联留存归档，即第一联入卷。如现场检查笔录、先行登记保存物品通知书等。

当事人认为现场填写的笔录文书有误，要求修改的，应当在修改处由当事人签字或者按指纹。 4.关于当事人项目的填写

当事人指所有与该行政处罚案件有直接的法律上利害关系的公民、法人或其他组织。文书本身设有当事人项目的，应当按以下要求填写：

当事人为公民的，应与居民身份证的情况相一致；

当事人为法人或者依法设立的其他组织的，应与营业执照或者登记文件上的名称一致； 当事人为没有领取营业执照的法人分支机构的，以设立该分支机构的法人为当事人；

个体工商户以营业执照上登记的业主为当事人；法人或者其他组织应登记而未登记即以法人或者其他组织名义进行生产经营活动，或者他人冒用法人、其他组织名义进行生产经营活动，或者法人或者其他组织依法终止后仍以其名义进行生产经营活动的，以直接责任人为当事人。

5.文书填写的时间

期限以时、日计算，开始的时和日不计算在内。期限届满的最后一日是节假日的，以节假日后的第一日为届满的日期。如：9月30日下告知，十一假期结束后第一天届满，第二天下决定。

期限中“以上”、“以下”、“以内”要求，均包括本数。 6.文书编号的形式

（地区简称）+食药监+执法类别+执法性质+〔年份〕+顺序号。

说明：年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

结合执法实际，序列号可以由管理人员统一分配号段，分组使用。也可以标注每个执法部门代码以示区别。

如：(永)食药监药查扣〔2015〕5号。永→代表永城市食品药品监督管理局，食药监→代表行政机关代字，药→代表执法类别为药品类案件(如：食→代表食品类案件，健→代表保健食品类案件，妆→代表化妆品类案件，械→代表医疗器械类案件)，查扣→代表查封（扣押）决定书，2015→代表年份，5号→代表查封（扣押）决定书排序第5号。

7.监督检查类别填写：准确注明食品、保健食品、药品、化妆品、医疗器械的品种类别和生产、经营、使用等环节类别。

8、“xxx（签名）”，均为亲笔签名，不得打印。

二、常用文书制作（重点）

以下列文书为例：

1．案件来源登记表 13．责令改正通知书 2．立案审批表 14．询问调查笔录

3．案件移送书 15． 案件调查终结报告 4．涉嫌犯罪案件移送审批表 16．案件合议记录 5．涉嫌犯罪案件移送书 17．案件集体讨论记录 6．现场检查笔录 18．行政处罚事先告知书 7．先行登记保存物品通知书 19．听证告知书 8．先行登记保存物品处理决定书 20 . 陈述申辩笔录

9．查封（扣押）决定书 21．陈述申辩复核意见书 10．解除查封（扣押）决定书 22．行政处罚决定审批表 11．（ ）物品清单 23．行政处罚决定书 12．( )审批表 24．送达回执

1、案件来源登记表。是对所有案件线索是对所有案件来源线索进行登记，是加强案源管理的制度性设计，由专门人员负责管理。构成或不构成案件，都填写案件来源登记表。经核查落实，对构成案件的填写《立案审批表》进入立案程序；不符合立案条件的，经审批，材料归档。

案件来源：选填。用“√”选填符合项,非选择项在对应方框内划杠线或斜线“/”。 其他：专项检查、协查、媒体披露、社团组织监督等。 附件：案件来源的相关证据材料（文书上有说明） 处理意见的签署：《食品药品行政处罚程序规定》要求应有明确的意见。一般有三种表述： 1.本案需进一步核实、 请XXX、XXX 进行核查。（内容不够确切，需进一步调查。适用举报投诉、移送、交办、其他的线索）

2. 建议立案调查 （内容确实，可以直接立案查处。适用监督检查、监督抽验、部分协查的线索） 3.本案可调查后立案（初步判断内容比较确实，比如不合格药品协查函的办理) 负责人：承办机构的负责人。

2、立案审批表。 一般表述“当事人＋涉嫌＋具体违法行为＋案”，有“当事人”设置栏的可用“涉嫌＋具体违法行为＋案”格式。同时发现多种违法行为可按性质从重到轻表述。如：涉嫌无《餐饮服务许可证》经营和使用超过保质期xxx等x种食品案。

承办部门负责人签署意见：为落实案件办理第一责任人制度，有如下表述:1.同意，建议由xxx、xxx

承办。2.建议立案，由 ××× 、××× 承办。3.建议本案由xxxxxx承办。4.建议不予立案，有具名举报投诉人的，建议告知举报投诉人。（建议立案的，同时指定两名或两名以上执法人员负责调查处理，首名为第一责任人；不予立案的，建议不予立案，有具名举报投诉人的，建议告知举报投诉人）。

审批意见：一般有两种表述：

1.同意立案。由XXX主办，XXX承办(协办)。

2.同意立案调查，本案自20XX年X月X日起立案，由XXX主办，XXX承办(协办) 。 3、案件移送书。

1.《食品药品行政处罚程序规定》第十三条第一款规定：“食品药品监管部门发现案件不属于本部门管辖的，应及时移交有管辖权的食品药品监督管理部门或者相关行政管理部门处理。”这是制作移送书的法律依据。

2.《行政处罚法》第二十条规定：“行政处罚由违法行为发生地的县级以上地方人民政府具有行政处罚权的行政机关管辖。法律、法规另有规定的除外。”这是做出移送处理的依据。具体适用：案件不属于本部门主管、管辖的；属于本部门管辖，但还涉及其他部门需追究相关责任的。如果食品药品监督管理部门将不属于本部门管辖的食品药品案件移送给有管辖权的食品药品监督管理部门，受移送地的食品药品监督管理部门认为移送的案件不属于自己管辖，则不能自行移送，而应当报请共同的上级食品药品监督管理部门指定管辖。 3.移送相关职能部门依据的填写：《中华人民共和国行政处罚法》第二十条以及专门法相关条款。涉及产品质量法、广告法、消费者权益保护法等。如（1）.食药监部门之间依据：《中华人民共和国行政处罚法》第二十条，《食品药品行政处罚程序》第十三条第一款的规定。（2）.向工商移送广告案件依据：《中华人民共和国行政处罚法》第二十条，《中华人民共和国广告法》第x条规定。

目前，药品监管部门之间涉及案件办理，大都以协查函的方式发出。按照程序规定，协查和案件移送均属《管辖》一章。协查函侧重案件调查过程中的协助调查取证，案件移送侧重办理案件涉及到管辖权，对案件管辖进行分配。参照质监系统指定管辖文书的设计的做法，一般理解是上下级之间，可以案件移送（指定管辖）；对本区域同级其他行政系统案件移送。涉及外地、外省的，可以请示上级局后，按规定作出处理。

4.案件移送可以对案件线索移送。因此，对于线索的移送，可以用“处理结果请函告我局”，不必要用“案件处理结果请函告我局”描述。 4、涉嫌犯罪案件移送审批表。《涉嫌犯罪案件移送审批表》中主要案情及移送原因的填写：

1.主要案情及移送原因 此正文制作简洁明晰、突出重点涵盖检查、调查、检验、等主要事项、证明犯罪的证据以及依法推出的涉嫌犯罪移送的结论。可表述为：

20xx年x月x日，我局执法人员对xxx单位（或个人、x地）就x事项进行检查。经查,...（xxx从事了xxx违法事项。具体描述涉及的品种包括设施设备、物品的品名规格数量、货值、造成的危害等信息）。x年x月x日，我单位以\涉嫌xxx\案由立案调查。调查证据证明,xxx在xxx情况下从事了xxx行为，生产（经营、使用）xx（物品定性)、xx从事了xxx行为(案情定性),该案案值达xxx

万元。当事人xxx 从事xxx的行为(涉案案值、主观故意、客观后果等描述)涉嫌构成犯罪 。 相关证据（证据确凿）........

2.移送原因的可表述为 ：本案自立案以来，程序合法。xxx涉嫌xxx的行为违反了《xx法》第x条“...不得..”、《xx法》第xx条：\构成犯罪的，依法追究刑事责任。”、中华人民共和国刑法》第x条第X款\规定。

移送依据：依据《中华人民共和国行政处罚法》第二十二条“违法行为构成犯罪的，行政机关必须将案件移送司法机关，依法追究刑事责任。”，按照《行政执法机关移送涉嫌犯罪案件的规定》第三条：“...”之规定，建议移交公安机关立案查处。

3.审批意见：本机关正职负责人或主持工作的负责人签署。