办公室案例汇编

（2）财政部李司理从老总那处拿了一份原料。这天,老总急着要那份原料,便让秘书于雪去财政部取返来。在电梯口于雪正好境遇有急事要外出的李司理.他听于雪说要原料,立刻说返来后立即给她送昔时。 面临这种境况，秘书该如何处理？

①庄重地对李司理说：\是老总让我来取的，您可不要欠妥回事呀！\

②问李司理大概什么时刻返来，返来后能不克把文件送过来。李司理说一个小时之内返来，返来后必定把资料送过来。于是秘书回办公室向老总汇报。 ③听完李司理的注释后，嘱咐到：\您可万万别语言不算数呀！\

④秘书带着恳求的语气说：\李司理，我求您回办公室给取一下吧，否则我没想法向老总叮嘱。

⑤秘书直率地说：\行，返来后立即给我打德律风\。

（3） 周一上班，秘书小周需要完成很多工作。她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。秘书小周需要在周一完成的工作包括： (1)给某客户打电话，与对方联系上司下周四将与他约会的事宜；

(2)复印下午部门经理会议所要讨论的报告及会议日程表，每人一份(8人，每份10页)；

(3)向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；

(4)复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；

(5)拆封、分类和分发今天收到的邮件；

(6)布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； (7)为上司预订周末去天津的火车票(北京出发)；

(8)将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备份，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅；

(9)在做这些事情的同时，她还接待了3位访客，接了几个电话。

【思考】许多秘书可能都会遇到这样的情况，总感到时间不够用。那么，在日常工作中可以用哪些时间管理方法将工作安排得更有成效。 【要点评析】 1．用ABCD法则排出工作的优先等级

重要的并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于A类；重要而不紧急的，属于B类，应接着处理；紧急但不重要的，属于c类，有时间才做；既不重要也不紧急的，属于D类，可以不做。每日从A类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。工作优先等级的ABCI)排序法如图4—1所示。 重要 B D 紧急

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图4—1工作优先等级的ABCD排序法 2．有效利用时间，事半功倍

时间既是一个常数，公平地分配给每一个人，又是一个变数，善用则多，妄用则少。珍惜时间，一分钟劳动就有一分钟成果。为了有效利用时间，秘书应该：

(1)明确自己的工作任务和职责。你必须非常清楚在上司给你安排的工作任务中，哪些工作应该由你亲自完成，哪些工作应该是协助他人做，哪些工作不应该参与。 (2)要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如案例中分管邮件的分类、拆封和分发，那么每日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是你每日的常规工作。又如你负责办公用品的分发，这项工作不必要天天做，可以协商好定期去做。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头的工作，立即外出，这就是非常规工作。

(3)动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学地、有序地、一项一项地完成工作任务，不是机械地来一件事干一件事。

(4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复；有的工作动动脑筋、思考周密，一次就做好，不反复。在上面的案例中，小周可以将所有需要复印的文件集中在一起，集中复印；同时她还可以把所有要打的电话集中在某一时间段内统一处理，这都将帮助她节省大量的时间。

(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，在上面编制日安排和周计划，帮助个人管理时间，使工作有条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何要完成的事情绝不留到下一天。

(6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。秘书在工作时，应考虑到自己只是团队中的一员，应考虑周围上下左右的同事们，特别是有些工作要相互接手和转交，要尽量在自己的范畴内多做些，给他人以方便。能与同事们协调互相之间的工作，团队的工作效率才会提高。

(7)要遵守组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想像和爱好安排工作。例如组织要求电子邮件的回复应在收到后12小时内发出，秘书就要严格执行，安排进自己的计划。

(8)秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来了不便，从而得到启发，继续改进，不断进步。

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11、受此批评

小王是某机关非常出色的秘书。自1990年受“ 重任”以来，一向一谦逊、谨慎、勤奋、好学、踏实、能干而赢得好评。正当小王以更加忘我的精神全身心地投入秘书事业时，一件事的发生一度曾使这位精明之人陷入迷惑之中。然而，小王经过一番巧妙处理之后，问题迎刃而解，干戈终成玉帛。就让我们来看看小王是如何处理问题的。 和往常一样，七时刚过，小王就来到办公室，开始一天的紧张工作。落座，一位打字社的同志来找他，要求结算去年机关的打字费用。小王非常热情地接待了这位同志，在认真核对记帐单证后，填写了一份财务报销单，并告之下午来取。

下午上班时间到了，主任叫小王过去议事，细心的小王就把报销单一同带上。顺便请主任签批核销。正当主任阅读时，分管财务工作的副主任也来到主任室，看到桌上的报销单，劈头就问：“我在家，你（指小王）为什么找主任批？??”问得小王哑口无言，就连在场的计财处处长也为之感到惊讶。

是小王不懂规矩，无意所为，只为图个“顺便”吗？不像，小王向来都是个非常谨慎小心的人；是明知应有副主任签字而有意找主任签字，无视副主任的存在吗？也不像，小王不是个不按程序办事的人；是与副主任有过节而有意回避吗？更不像，他满之间的关系历来都很好。那么究竟是什么原因造成这种情况呢？其中必有蹊跷。

原来，在此之前，主任曾告诉办公室负责文秘工作的同志：副主任是协助主任工作的，我分管秘书工作，今后你们需要添置设备、购买物品等，可向我请示并签批?? 这就难怪了，小王是遵照主任的指示行事。在此有难言之隐，作为秘书，小王应当怎样对待和处理这一突如其来的责问和批评呢？

思考题：小王应该如何处理好与各位领导的关系？

12、优质服务与工作差距

大学同窗王芳和李兰几乎同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到了总经理的青睐，一再被提升，很快就作到了部门经理，可工作起来同样吃苦的王芳却一直在做着文员。终于有一天，王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。

总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说，“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快就从集市回来说，“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望者气喘吁吁的她说，“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说：“请你马上到集市上去看看，今天有什么可卖的。”

李兰很快从集市上跑回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看，这个农民过会儿还要弄几筐西红

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柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！

面对着这一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。

思考题：（1）王芳和李兰的差距在哪里？（2）秘书应该如何为领导提供优质的服务？

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