Office2010办公软件应用高级教程[1] - 图文

第1章 办公自动化的应用 办公自动化（OA）是指将计算机技术、通信技术、信息技术和软件科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境。 而办公软件是可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库处理等方面工作的软件。目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化高速发展的今天更离不开办公软件的鼎立协助。Office 2007就是微软公司推出的最新的Office系列软件，是办公处理软件的代表产品，不仅在功能上进行了优化，还增添了许多更实用的功能，且安全性和稳定性更得到了巩固。Office 2007集成了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等常用的办公组件。 本章学习要点： ? 了解办公自动化系统的定义和功能 ? 了解办公系统的基本设备 ? 熟悉Office 2007各个组件及其功能 ? 使用语言功能 ? 使用帮助文档 Office办公软件应用标准教程（2010—2012版） 2 2

1.1 办公自动化系统概述 随着科学技术的飞速发展，当今社会已进入信息时代。办公自动化技术已成为处理、传递信息的重要手段之一，并高效率地参与着现代化的管理。本节将向用户介绍办公自动化的主要特点及其功能作用。

1.1.1 办公自动化系统的概念及特点 办公自动化是在管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）发展的基础上迅速兴起的一门综合性技术。它是以先进的科学技术武装办公系统，达到提高效率、提高管理水平，使办公系统达到信息灵活、管理方便和决策正确的目的。利用办公自动化系统，即可使管理更加现代化、科学化。

1．办公自动化的定义

办公自动化是指利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于各种现代化办公设备中，并由这些设备和办公人员构成服务于某种目的的人-机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策，求得更好的效果。

办公自动化涉及行为科学、社会科学、管理科学、系统工程学和人机工程学等多种学科，并以计算机、通信和自动化等技术为支撑技术，且将工作站（WorkStation）和局域网（Local Area Network）作为OA的两大支柱。

OA系统可分为组织机构、办公制度、办公人员、办公环境、办公信息和办公活动的技术手段6个基本要素。各部分有机结合、相互作用，构成有效的OA系统。其功能结构如图1-1所示。

2．办公自动化的特点 办公自动化是高级的决策支持系统，它将各种先进设备和各

种软件功能紧密组合，是信息化社会的重要标志。它具有以下几 图1-1 办公自动化系统

个特点。

? 办公自动化是一门综合性科学

一般人常常认为办公自动化只是自动化科学的一个分支，其实办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型边缘学科，它涉及行政管理、电子、文秘、机械和物理等多学科，是信息化社会的产物，是在计算机、通信设备较普遍应用，信息业务空前繁忙的情况下应运而生的。

? 办公自动化是一个人机信息系统，是具有信息处理功能的学科

一个较完整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、改造、传递和存储等环节。其主要任务是向各级办公人员提供各种所需的信息。因此，人、信息系统、各种设备和辅助工具是办公自动化系统的3个互相联系的基本组成部分。信息是加工的对象，机器是加工的工具，人是加工过程的设计者、指挥者和加工结果的享用者。

? 办公自动化是对语音、数据、图像和文字等信息一体化的处理过程

办公自动化可以将基于不同技术的办公设备在网络上使用，将文字处理、语音处理、数据处理和图像处理等功能组成在一个系统中，实现设备共享，使办公室具有综合处理这些信息的功能。

? 办公自动化的目标是提高办公效率和质量，是产生更高价值信息的辅助手段 办公自动化加速了信息的流通，提高了办公效率和准确性，提高了办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息和更多的决策方案。办公自动化使办公人员的劳动智能化、办公工具电子化和机械化、办公活动无纸化和数字化，这必将大幅度提高办公人员的工作效率。

1.1.2 办公自动化的功能 办公自动化系统是通过寄托计算机网络，围绕群件管理这个核心，来实现收发文件以及档案管理自动化，以提供工作效率，创造无纸化办公的优越环境的。整个系统涵盖了收发文管理、外出人员管理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台等多个功能子系统。每个子系统都可以独立完成某一单项办公事务，相互之间又有机结合，真正实现了无纸化的办公自动化。办公自动化系统具有以下几个基本功能。

1．收发文管理

收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程。当需要送交一份公文时，先由起草人起草公文，之后通过网络发给审批人，审批合格之后进行签发。而当收到一份公文时，应先进行收文登记，然后发送给公文拟办

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人，在拟办人指定批办、承办人之后，公文将自动发送到批办、承办人处，最后由专人将公文归档。

收发文管理能够实现内部文档从拟稿、批阅、签发，到最后的整理、归档这一流程的自动化控制，达到文档收发自动化。

2．外出人员管理

外出人员管理主要通过电子公告板方式实现对外出人员的登记管理，外出人员利用此公告板公布自己的外出事由、外出时的联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知给有关人员。

3．会议管理

在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头疼不已，而在办公自动化系统方式下则要轻松许多。利用办公自动化系统可以实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输，并通过浏览器安排、管理会议。

4．领导活动安排

OA系统可以负责对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排

和每日活动安排，相关人员可以据此安排日程，以便进行相应的工作，而不至于发生 冲突。

5．论坛管理

所谓论坛，类似现实生活中的公告牌，用于系统内容人员在其中发布相关公开信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理，如信息分类、更新等。公告牌可以用来发布各种

通知或者其他公用信息。同时，可以在内部开通电子邮件，并具备和系统外部交流的 能力。

6．个人用户工作台

个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，如安排日程、活动，查看和处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。此外，个人用户还可以通过电子邮件与其他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。

7．电子邮件