沟通技巧宝典

沟通技巧宝典-成功的经理人，掌握有效表达的艺术(doc 55)

报告并非文学作品，然而，好报告却遵循着文学作品的写作规范。撰写时应注意避免歧义，如果你对结论不十分肯定，应讲明存在着其他可能性，并鼓励读者自己作判断。尽量多用短句。最重要的是要从读者的角度出发考虑问题，想一想他们是否能够理解你的意思？如有可能，分发报告前请一位朋友或同事审阅。

小提示75： 不要妄下断言。

3.7.4力求简洁

如果能做到简洁，你的报告将清晰易懂。尽量用最少的字表达最多内涵。尽量用简单的句子代替复杂的长句。在报告的主要结论上多下功夫。报告的每一部分前可以写一段简短的摘要。写完后通读报告，尽可能多作删减，这有助于提高文章的含金量。

3.7.5讲解报告

准备口头讲解报告时，问一问自己，这两点哪一点更重要：引发听众讨论还是对听众施以影响？如果你要在会上提出一个观点，应当场把报告分发给听众，如果有条件，可使用视听设备进行总结。而当你站在中立的立场上，例如要讨论可行性研究报告，应该提前分发材料。在这种情况下，开会前你一定要做好充分准备，以便解答听众提出的问题并处理反对意见。

3.7.6用视听设备演示

用先进的视听设备与卓越的演说技巧演示与解说你得出的结论，可以增强大家对会上分发的报告的印象。视觉形象可使听众迅速接受报告内容。

3.8撰写提议

提议不同于报告之处在于：它是自我推销性质的文件，它的目的在于说服读者接受提议的内容。例如，在公司内，你可提议公司增加在电脑或员工方面的投资。

小提示76： 在准备提议并力争使它得以通过的过程中要争取同盟者。

3.8.1为写提议作调查

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为了成功，所有项目都应与组织的总体目标保持一致。在动笔写提议前，调查一下该提议是否与组织的总体计划相一致，以及两者符合的程度如何。安排调查时应做到如下几点。

? ? 查明怎样才能使提议符合公司的总体战略要求，以及提议内容与目前的活动和将来的计划有

无冲突。

? ? 查明应考虑哪能些方面（资金、人力资源或法律问题等），并了解这些方面会给公司带来什

么影响。

? ? 向决策者们询问他们期望实现的短期、中期与长期目标分别是什么。 ? ? 收集所需信息以支持提议，并准备进入下一阶段——安排提议的结构。

3.8.2草拟提议 阐述提议内容

解释做出这一提议的原因以及它将起到作用 预测所需资源，并表明该提议符合预算标准 指定负责人，规定时限 以行动计划作结论

小提示77： 问一问自己：为什么有的提议失败了，而有的提议却能成功。 小提示78： 运用软性推销技巧使人接受你的提议。

3.8.3提议的设计

提议与报告的格式大体相同：提议的开头要概述提议内容；论证过程中用标题组织行文；最后在结论中重述要点。你的提议应充满积极乐观的态度——你的热情会使读者相信你有能力把提议中所述的前景变为现实。如果要承担一定风险，应讲清你已充分考虑过潜在的不利因素，然后集中论述积极方面。

3.8.4自我提问

这项提议的花费多大？会涉及到哪些人？

若这项提议被接受，它将带来哪些利益（在经济、销售、质量等方面）？ 该项提议应怎样实施？ 为什么提议要在此时提出？

你为什么相信提出的计划能够取得成功？

3.8.5后续活动

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分发提议时，应让接受者了解你准备在什么时间、以什么方式采取后续活动，以及你是否期望他们作书面答复。无论把提议发给公司内部的同事，还是发给外部的供应商或顾客，分发后开会讨论提议内容的做法将大有裨益。有条件的话，在会上演讲时可使用视听设备；因为提议的视觉效果越强烈，它获得通过的机会就越大。可是要记住：无论你的演讲多么生动，明显没有说明力的提议是不会被接受的。

3.8.6撰写商务计划

如果为了创建企业而申请一笔资金，愿意向你提供资金的借方很可能要看你的商务计划。撰写这种文件时应先写清提议，然后展开讨论，最后得出结论。预测在一段时间（一般情况下至少三年）内可能发生的情况与有关的数据，用预测结果支持你的提议。你的商务计划应表明：你能处理好财务问题；你已经把各种因素考虑在内，做出了最好与最坏估测；如果这一计划得以实施，会有很多赢利的机会。

计划书的设计：确保你的商务计划形式正规化：有标题页与目录页，并且有封面、封底，装订精良。

3.9创造视觉效果

即使是最有希望获得通过的报告和提议也可能为糟糕的格式、图表及印刷式样所损害，而设计精美的文件往往会带来更好（可能是决定性）的效果。若有条件，应请专业人员来做这部分工作。

小提示79： 增加一些意义明确的标题与说明文字——这是读者最先读到的内容。 小提示80： 文件中尽量多用彩色图像、图表和表格。

3.9.1评估设计需要

无论设计什么样的文件，都应向最高的可行标准挑战。但是，应注意根据不同需要选择设计方法。例如，设计外部销售文件时，应恰当地运用公司标志，展现出公司的高档次，以强化公司形象并为公司作宣传；而公司内部文件的形式则可以相对自由些。如果你没受过设计方面的专门训练，最好向专业设计人员求助，以求增强文件的视觉效果。你应请教专门从事这类工作并在这方面有着丰富经验的人。

小提示81： 请留意设计工作的进程以防出错，若有问题须及时重作布置。

3.9.2聘用设计人员

决定聘用专业设计人员后，该如何去寻找合适的人选呢？你可以查看设计者以前的设计成果，因为他们以前的工作足以证明他们的工作能力。选定设计人员后，应先为他提供清楚的书面指示文件，并讲清你的要求，适当的话，还可以索要设计草图；另外，应限定检查及截止日期。为了最终拿到令人满意的设计，

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你应不异放弃最初不尽如人意的方案，并重述你的设计要求。记住：评判时不能依你的喜好下结论，而应考虑设计方案是否与商业目标相一致。

3.9.3设计要清晰

字体的选择是设计过程中的关键步骤之一。现代化的软件系统为我们提供了多种选择，但最主要的字体应该清晰并容易辨识。如果条件允许，应充分利用各咱色彩。然而，不尖把字印在有颜色的背景或插图上，这会影响阅读效果。另外，写在黑色背景上的白字也不易读出。不要多搞花样：设计图案应力求简单并紧紧围绕设计目的展开。

要点

? ? 同时使用多种字体会给人以混杂的总体印象。 ? ? 文件应清晰易识，因此字体不可太小。

? ? 设计得好的文件应既能赏心悦目又能很好地为目的服务。

3.9.4不成功的设计

这份文件看起来比较混乱，这是因为如下几点：不协调地混用太多字体，行距不均，图案与设计内容无关。它的外观表明， 这份文件是匆匆写成的。

3.9.5成功的设计

运用黑体数字与小黑点标明不同主题，排版整齐，各条目之间行距均匀。这一切都使这份提议的首页看起来很专业，这传达出一种积极的信息。

第4章 为成功而沟通

当今，经理们面临的挑战是如何利用各种媒介有效地对公众施加影响。

4.1公司形象设计

公司形象有助于公众和企事业单位识别一个组织，有助于公司确立它在市场上的地位。如果经济条件允许，你应寻求设计人员或顾问的帮助来设计公司形象。

小提示82： 在最终确定新标志前，应听取值得信任的外部人员的意见。

小提示83： 言简意赅地讲清你对设计图案的要求，争取使你的指示能够作为设计人员行动的指导。

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