优秀秘书与行政助理培训课件

式来说话 句式五：说“我”代替“你”以纠正错误 同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下 来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊！” 行政人员：“别怪别人，你的表格都填错了，当然没办法批了。“ 同 事：“什么，是你让我这么填的！你??” 同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊？” 行政人员：“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得不够清楚，这里有一部分应该是这样填的??“ 同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了??” 报忧不报喜 报喜不报忧 揣摩上司 你不找我，我不找你 归罪于外 关注点不同 信息不对称 有不同意见不提 吹捧 绕弯子 误区 倾听 沟通前，同上司明确指示时间地点 发问，以明确沟通目的为接受指示 恰当反馈，重要问题澄清 无条件接受指示 拒绝讨论与争辩（领导同意除外） 原则 你和上司的沟通差异在哪里呢？ 结果与过程？ 拍肩膀说：“好，总的说来不错” 点头说：“好，总的说来不错” “好，你的工作总的说来还不错啊！” 不同的期望值 平等、互动、开放 正确扮演各自的角色 切忌随意改变沟通的目的 事先约定商讨的内容，使双方都做好准备 当场的决定，事后确认，避免出现偏差 确切、简明、完整 对事不对人 摆正自己的位置和心态 不强加于人 不形成辩论 把握时机和场合 领导的眼睛 领导的手势 性格特征 沟通技巧 * * 一、行政文秘人员的角色认知 什么样的人员

适合做行政人员 行政人员需要具备的素质 行政人员需要掌握的技能 成功行政人员的“七”高 学历 年龄 外貌 体质 视力 听力 性别 什么样的人适合做行政人员？ 礼貌而不居高临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯诺诺 公正而不见风使舵 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 慎言而不论是道非 本分而不炫耀示人 行政人员需具备的能力 （一）沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力 行政人员 总调度 参谋和助手 桥梁和枢纽 代言人 权利核心 职权层次 职能 权力的三维概念 不一定是上司的，要为同事服务 行政人员的主要日常工作 日常工作的三大特征 日常工作的四大作用 办公室事务管理 通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作 会务安排 通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、 新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档 文书工作 公司事务的联络、转达、交涉、调整 计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境 日程安排 与管理 照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密 办公室管

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环境的“五个一”工程 ―― 办公自动化设备使用“五不准” 问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?