优秀秘书与行政助理培训课件

是你我也会这么想，让我们一起来 看看，有什么办法能够补救吧。” 专业秘书与行政助理发展训练（四） 来自上司的沟通障碍 习惯于单向沟通 没有时间 对下级不信任 来自上司的沟通障碍 与上司沟通的四种形式 接受指示 汇报 商讨问题 表示不同意见 案例 角色扮演 与上司沟通――接受指示 突然 指示不明确 是商量问题还是解决问题 没有很好的倾听 单向 与上司沟通――汇报 出发点的差异 评价的差异 表

达的差异 信息的差异 与上司沟通――汇报的技巧 精简 忌讳”渲染” 有针对性 忌讳”漫无边际“ 从上司的角度来看问题 尊重上司，不要争论 “争论需要三个阶段” 补充事实 “上司的评价是一种反馈” 与上司沟通――商讨问题 商讨问题的原则 与上司沟通――表示不同意见 遵循的原则 与上司沟通的注意事项（一） 全天最佳时机：上午或下午刚上班时 选择领导空闲或心情较好时 开会时积极发言 有些小事可以随时打招呼 有些事可以私下里谈 与上司沟通的注意事项（二） 久久不眨眼盯着你看： 他想知道更多，继续 友好、坦率，偶尔眨眨眼睛： 对你评价高，想鼓励你 不抬头，不看人： 不良征兆，轻视，走为上 向室内凝视，并不时微微点头： 糟糕信号，领导希望员工完全服从 眼睛眨个不停： 对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会 双手叉腰，肘弯向外撑： 好发命令者，服从，避免争辩 身体靠向椅子，手放脑后： 轻

松、自负，需要得到赞赏 两食指并放于嘴边，其他交叉 已决定拒绝你 经常用手摩擦脸皮 正在思考，可以稍做停顿 轻轻搔鼻或耳后颈 对谈话的内容怀疑或不确定，提供更详细的论据 不同上司的沟通方法 强硬的态度 充满竞争心态 要求下属立即服从 实际、果决、求胜 对琐事不感兴趣 简明扼要 干脆利索 不拖泥带水 不拐弯抹角 尊重他的权威 认真对待他的命令 称赞他的成就 不同上司的沟通方法 善于交际 喜欢互动交流 喜欢被称赞 凡事喜欢参与 不同上司的沟通方法 讲究逻辑 不喜欢感情用事 为人处事自有标准 追究事情的来龙去脉 理性思考 缺乏想象力 方法论的最佳实践者 专业秘书与行政助理发展训练（五） 行政接待的技巧 行政会见技巧 行政介绍的技巧 使用名片的技巧 行政迎送的技巧 行政会见――自我介

绍三要素 先递名片再介绍 作用： 索要名片

加深印象 节约时间 宣传自己 行政会见技巧 情景扮演 A任务：在展销会上向客户介绍自己的同事 B任务：完成当客户到公司访问时的介绍 抽签决定每组所完成的任务 行政会见――介绍别人的技巧 介绍别人时的原则 介绍人不同显示接待规格不同 介绍时多提供一些相关的个人资料 介绍时记住加上头衔 按介绍的顺序技巧进行 行政会见――介绍别人的顺序技巧 问题：你带客户到公司参观，你先介绍谁？ 把职位低者介绍给职位高者 把晚辈介绍给长辈 把公司同事介绍给客

户 把非官方人士介绍给官方人士 把本国同事介绍给外籍同事

把男士介绍给女士 行政会见技巧 实战演练 主动与另一个组的同事握手，感受握手传递的信息 专业握手技巧的要领与禁忌 要领： 伸手尊者居前 来时主人，走时客人 力度两公斤，时间5秒 行政会见――递送名片的原则 做好递交前的准备 掌握递送场合和时机 应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去 递送顺序：由尊而卑、由近而远、顺时针 行政会见――轿车“上座”技巧 社交场合上座 公务接待上座 VIP上座 行政接待技巧 办公室接待 接待不速之客 接待重要宾客 行政接待――日常接待技巧 对待客人注意事项： 要做自我介绍 妥善安排客人等候 奉茶、报纸、资料 回避客人打电话 行政接待――日常接待技巧 行政接待――接待不速之客技巧 分流 亲朋好友 不需要上司亲自解决的问题 了解清楚来意 婉言拒绝 行政会见――商务迎接原则 明确来访者的身份和地位 确定接待规格和档次 接待人与客人身份相当 正规的接待场合着行政装 遵循提前达到的原则 行政会见――商务送别原则 根据来宾身份和迎接规格确定送别规格 主要迎候人员都应参加送别 来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式 待来宾在视野里消失后，方可离去 行政会见――接待的顺序技巧 引导客人上楼的顺序 行进顺序 乘坐电梯的顺序 无人驾驶：接待人员先进后出

有人驾驶：客人先进先出 行政会见――商务接待的座次技巧 “面门为上、以右为上、离远为上” 行政会见――商务谈判的

座次技巧 竖桌式 主方 客方 行政签约座次技巧 客方随员席 主方随员席 横 桌 式 专业秘书与行政助理发展训练（六） 行政人员的职业形象 外在形象的重要性 问题：人的印象的形成包含哪几部分？所占的百分比？ 服饰的重要性 服饰所传递的信息 “社会地位、个性、职业、收入、教养、品位、发展前途” 服饰的功能 “无声的自我展示和表现成就的工具” “服装建造一个人，不修边幅的人在社会上是没有影

响

力

的” ―― 马克.吐温 行政人员着装的四大原则 符合身份 避短扬长 遵守

惯例 区分场合 行政人员着装六大禁忌 过分杂乱 “歪戴帽子斜穿衣” 过分鲜艳 “拒绝艳丽” 过分暴露 “女士不穿无袖装” 过分透视 “男士拒绝薄衬衫” 过分短小 “静止或动态时，内衣与外衣的协调” 过分紧身 “使瘦者憔悴，胖者更胖” 行政人员着装的场合及要求 公务场合：庄重保守 办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动 制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙 社交场合：时尚个性 宴会、