生产经营类采购管理规程

计划采购部

管理规程 SMP PU 2001.02

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生产经营类采购管理规程

制订： 采购工程师 审核： 计划采购部经理 审核： 综合部经理 审核 质量管理部经理 批准： 副总经理 分发部门： 质量管理部（QA、QC）、生产部（车间、 仓库）、工程部、计划采购部、综合部 生效日期： 复审日期： 签名： 日期： 签名： 日期： 签名： 日期： 签名： 日期： 签名： 日期：

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1. 目的

为规范管理公司采购工作、细化采购审批程序，从而保证采购物资的质量，特制定本制度。

2. 范围

本管理规程适用于江苏*****有限公司生产经营所需物资采购管理，详见5.1采购范围。

3. 定义 不适用

4. 4.1

职责 采购工程师

4.1.1 根据生产、质量、办公等各方面需要，落实完成各部门下达的采购任务。 4.1.2 负责具体的物资采购事宜，如询价、比价、比服务、谈判等，查找供应商。 4.1.3 依据采购任务，起草、签订购货合同，合理安排到货时间，并及时办理入库手续。 4.1.4 依据采购物料的质量要求和GMP规范，要求供应商提供货物的化验单、发货单/送货单、材质证明等资料，一些特殊要求的物料还需提供生产经营许可证等。 4.1.5 完成上级交待的其他临时采购任务。

4.1.6 负责采购合同及附件归档、移交综合部集中管理等工作。 4.2

计划采购部经理

4.2.1 主持计划采购部全面工作，确保各项采购任务完成。 4.2.2 对公司的原辅料采购和质量要求负有领导责任。

4.2.3 熟悉市场行情，节约公司成本，监督采购工程师的采购进展和价格控制。

4.2.4 参与并配合由质量部组织的对于生产所需的原辅料、包材、设备等供应商的资格审核。 4.3

业务部门

4.3.1 业务部门，包含采购事项直接申请部门，以及质量管理部、工程部等监督、配合部门； 4.3.2 负责物资采购的申请、审核、到货验收及配合异常采购的原因调查与处理等。 4.4

综合部

4.4.1 负责申购物资及相关预算的审核工作 4.5

副总经理、总经理及董事长

4.5.1 负责申购物资及相关预算的审核、审批工作 5. 5.1

详述 采购范围

5.1.1 公司实施集中采购管理制度，由计划采购部实施采购行为。采购范围主要为：原辅料、包

装材料、劳动保护用品、洁净区专用的清洁消毒用品、计量检测用仪器及备件、实验室专用的试剂和耗材、标准品、对照药品管道、五金配件、供用电水汽热力、技术服务与委

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托、租赁、仓储等。

5.1.2 采购物料如有具体技术或专业要求的，相关部门必须配合采购工作，提供相关技术资料

（如URS、商务采购说明书等）。 5.1.3 公司各部门制定年度及月度采购预算，预算由综合部指定专人管理，采购计划与预算通过

公司审批后，按采购程序执行、管理采购过程。 5.2

采购的基本原则

5.2.1 用于上市销售产品的生产用原辅料、包装材料等GMP管理类物料应从已列入SMP QA

2007《供应商管理规程》中“合格供应商目录”的供应商处进行采购。 5.2.2 需周期性采购的物料应尽可能开发固定的供应商并与之签订长期合同，以便保证物料质量

的稳定性以及可追溯性，获得更好的价格、服务和付款条件。 5.3

采购的基本程序

一项采购工作的完整程序包括如下几个步骤。

采购文件归档

验收异常处理

采购物资到货验收 合同审核、审批与执行

供应商资格审核、筛选与商谈

采购物资的调研、考察

审核、审批

采购计划与预算的制定

采购申请

5.3.1 采购计划的发起与预算审批，各业务部门根据周期（年度）物资计划使用量及库存量的情

况，制定周期采购计划，同时编制相应的预算申请。 5.3.2 业务部门提交相关物资的申购信息（生产经营类物资采购填制“江苏****药业请购单”），

经由申请部门及监督、配合部门复核，经分管副总经理、总经理审批及董事长加批后，采购工程师执行具体的采购事宜。录入内容要完整，如物资名称、质量标准、型号/规格、

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数量、品牌/厂家等，生产设备、检验仪器、基建需要提交详细的URS或填写采购说明书以便供计划采购部寻找合适的供应商。

5.3.3 如发生不可预见的紧急采购需求，业务部门提交相关物资申购信息并提供分管副总级别以

上领导批示文件，采购部执行采购事宜，业务部门于合同付款前补全流程文件。 5.3.4 供应商的筛选与询价

5.3.4.1. 对于GMP相关物料的采购，需从经批准后的合格供应商处开展，见SMP QA 2007《供应

商管理规程》中的“合格供应商目录”；若合格供应商处无法购买，则根据采购需求增加新的合适的供应商，新增供应商的评估过程参见SMP QA 2007《供应商管理规程》。

5.3.4.2. 对于其他物料的采购，限于前期合作过的合格供应商或具有资质的新增供应商。 5.3.5 采购物资商谈的关键要素主要有质量、价格、付款方式、货期及售后服务等，采购工程师

争取以上要素的最优条件，对于需要招投标的物资类、工程类、技术服务类等，按照公司招投标管理制度执行，参考《江苏****药业招投标管理流程》与《江苏****药业招投标管理暂行规定》。 5.3.6 与供应商签署采购订单或合同，按照SMP PU 2002《采购合同管理规程》执行，凭签核完

毕的合同审批表方可加盖公司合同章或公章。 5.3.7 与GMP相关的物料到货时，需提供相应的检验报告与送货单，并按照相关SOP的规定进

行验收检查，确认货物信息和订单一致，且外包装完好后方可入库，如发生包装破损、雨淋以及不符合要求等异常质量问题应及时通知计划采购部，计划采购部需与供应商交涉处理，同时积极配合质量部门完成相关质量管理活动。 5.4

采购进程的监控

5.4.1 当采购过程中出现与采购申请、订单/合同等内容不相符时，采购工程师应及时反馈给采

购申请部门，确认清楚后，才可以执行采购。 5.4.2 在采购的实施过程中，采购工程师应紧密跟踪采购进展情况,并定期通报使用部门，如遇

异常，应及时向使用部门反馈，积极沟通解决。 5.4.3 计划采购部经理应随时询问物资的采购进程，掌握采购的进度，并对采购的过程进行督促

监控，确保采购工作及时、规范地进行。 5.5

采购资料管理

5.5.1 采购合同及其他相关商业文件在该采购申请项目全部完成后及时装订，以进行归档及信息

统计。见LTE01-ZD-SMP-003《合同管理规程》。 5.5.2 采购过程收集得到的技术资料及时移交相关专业部门。 6. 6.1 6.2 7. 7.1

其它规定

LTE01-ZD-SMP-003合同管理规程 SMP QA 2007物料供应商管理规程 附录和记录 附录