工程项目材料(设备)采购管理制度及流程

九、货物采购流程

（一）先款后货的货物采购 □首批货物的采购：

1、 公司采购部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。

2、 公司采购部采购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向

供货方下发正式订单。

3、 公司采购部采购员凭合同、有效材料申请计划单填写请款单并经财务部经理签字核准；

获财务核准的请款单送至总经理核批后返至财务部予以付款。

4、 付款后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向材料供应商获取购货发票送至总经理签字后交至财务入帐。

5、 经采购部负责人核实签字后发票由采购部送至总经理签字交于财务入帐。 □后期货物的补货：

1、 项目部（库管、工程师、项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材料采

购申请计划。

2、 材料采购申请计划送至公司采购部，采购部负责人和预算部负责人核实签字后下发给采

购员，采购员下单给相应材料供应商。

3、 由采购部采购员根据下发至材料供应商的有效材料采购申请计划订单填写请款单，经财

务部经理签字核准、总经理核批后返至财务部予以付款。

4、 付款后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向材料供应商获取购货发票送至总经理签字后交至财务入帐。

财务见履行单后付款 合同登记归档 （二）先货后款的货物采购 □首批货物的采购：

1、 公司采购部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。

2、 公司采购部采购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供

货方下发正式订单。

3、 下发正式订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向供货方索要购货发票并转交至物资部。

4、 采购部采购员材料采购部负责人和预算部负责人核实签字后的购货发票至财务部填写

请款单，经财务部经理签字核准、总经理在对请款单、发票予以核批后返至财务部予以付款和入帐。 □后期货物的补货：

1、 项目部（库管、工程师、项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材

料采购申请计划。

2、 材料采购申请计划送至公司采购部，采购部负责人和预算部负责人核实签字后下发

给采购员，采购员下单给相应材料供应商。

3、 下发正式材料采购订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向供货方索要购货发票。

4、 采购部采购员根据《工程项目材料采购流程和有关规定》办理材料结算

十、采购相关样表

附件一 ：供货通知书（适用于未签署供货合同）

供货通知书

公司：

我司根据实际需要，考虑到 项目急需要首先进行施工建设，该部位的材料用量不大，虽然供货合同未签订，但请贵司积极配合。请贵司按下表所列材料(设备)名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。 项目名称： 交货日期：201 年 月 日 交货地点： 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 材料(设备)名称 品牌 型 号 （编号） 规 格 单 位 数量 部位 注：1.具体单价按今后双方所签定的合同及附件《产品及价格清单》。

2．自本供货通知书送达之日起 1 工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在 5 工作日内将原件送达我方。

购货单位： 供货单位：

公司名称： 公司名称： 经 办 人： 确 认 人： 联系电话： 联系电话： 负 责 人： 传真号码：

传真号码： 日 期： 日 期： 附件二 ：供货通知书（适用于已签署供货合同）

供货通知书

公司：

我司根据实际需要，以 年 月 日签订的 《 工程材料(设备)供货合同》为依据，请贵司按下表所列材料(设备)名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。 项目名称： 交货日期：201 年 月 日 交货地点： 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 材料(设备)名称 品牌 型 号 （编号） 规 格 单 位 数量 部位 注备 注：1.具体结算单价按双方所签定的合同附件《产品及价格清单》。

2．自本供货通知书送达之日起 1 工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在 5 工作日内将原件送达我方。

购货单位： 供货单位：

公司名称： 公司名称： 经 办 人： 确 认 人： 联系电话： 联系电话： 负 责 人： 传真号码： 传真号码： 日 期： 日 期：