Word2010 使用技巧大全

文档标尺自动转成以字为单位，用户在设置段落缩进及页边距时，可 以方便地参考。

某些特殊文档需要混合设置页面，例如第一页纵向第二页横向。 这时可以将光标放到需要改变页面方向的页首处，单击“插入→分隔 符”命令打开对话框。选中其中“分隔符”下的“下一页”后“确定”。然后单击“文件→页面设置”命令，在“页边距”选项卡中选择好页 面方向并“确定”，你就可以看到分节符后面的页面发生了变化。如 果你想在该节后面的某页重新设置页面方向，只要在该页的页首再次 插入分节符，就可以使用相同方法再一次修改页面方向了。 在 Word 中，每一页的页面上端都有一条空白，占据了页面上宝 贵的空间，严重影响了显示效果。在 Word2002 中这个问题得到了很 好解决:将鼠标移至任一页面顶端成上、下相对箭头时（此时有“隐 藏空白”提示显示出来），按鼠标左键即可。

你可以通过隐藏每页顶部和底部的空白区（页眉和页脚）以及页 面之间的灰色区域，节省页面视图中的屏幕空间。要想隐藏空白区， 默认情况下你可以通过单击“工具→选项”命令，取消选择“视图” 选项卡上的“页面间空白”选项来隐藏空白区域。

如果想让页码在页脚居中，双击页脚位置，然后点工具栏中的“居 中”按钮即可，当然你也可以让它居左、居右。

你可以创建一个由你喜欢的字体风格和大小构成的模板并在你 需要的时候随时使用它，创建一个自定义模板的方法是：

单击“视图→任务窗格”命令，打开任务窗格，在“新建文档” 任务窗格中点击“通用模板”。在出现的“模板”对话框中，选中“常 用”标签并点击“空白文档”一次以选中它（它将成为你的新模板的 基础）。在“新建”部分选中“模板”，然后点击“确定”。在新模板 中添加任意你想在所有基于你的模板的文档中出现的文本和图形，并

删除不想让其出现的项目。把边框设定、页面大小和方向、风格及其它格式改为你想要的。点击“文件→保存”命令，给新模板起一个名

字，然后点击“文件→关闭”命令。你新创建的自定义模板将出现在 新文档任务窗格的常用模板下面并可以使用。

用 Word 建立的文件默认页面是 A4 大小，即宽 210 毫米、高 297 毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用 A4 大小的纸张，这 样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word 中默 认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进， 非常麻烦。其实，巧妙利用 Word 的模板文件功能可以设置 Word 的默 认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。方法如下：

1.进入 Word2002 的模板文件夹，在 Windows9x 和 WindowsMe 下 为 C:\\Windows\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates 文件夹下，

而在 Windows2000 和 WindowsNT 上为 C:\\DocumentsandSettings\\用 户名\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates 文件夹下（此文件夹 为隐藏文件夹，必须对文件夹选项进行设置才能够进入），你会看到 在此文件夹中有一个 normal.dot 文件，此文件就是 Word 的默认模板 文件。双击它，系统就会自动调用 Word2002 打开它； 2.单击“文件→页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小

及上下左右边距设置为自己所需的值； 3.单击“格式→段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距” 标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值 为 0.7 厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格；

4.单击“文件→保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时 normal.dot 原模板已经启动，所以无法直接保存 normal.dot

文件，在此，我们将它保存为 normal1.dot 文件；

5.再次进 C:\\Windows\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates

文件夹下，这时会看到两个模板文件 normal.dot 和 normal1.dot。 选中 normal.dot 文件（老模板文件），按下 F2 键，选择“重命名”， 将它重新命名为 oldnormal.dot 文件，按照此法再将新的模板文件 normal1.dot 重命名为 normal.dot 文件；

6.上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了，单击快捷栏上

的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来 进行文件处理了。

在 Word 中，有一个自动套用格式功能，目的是为了让我们利用 现成的样式处理文档，以节省时间。但你可能会觉得并不太好用，而 我们在日常工作中，经常会用到一些固定的格式，比如打印文件，标 题一般用黑体、三号、居中设置。利用 Word 中的宏功能，我们可以 将这些固定的格式集中到一个按钮中去，以方便平时工作。如以“黑 体、三号、居中”格式为例，先任意编辑一些文字，选中它，单击“工 具→宏→录制新宏”命令，输入合适的名称后确定，按居中命令按钮， 选择字体为黑体，字号为三号后，结束新宏录制。这时再任意输入一 些文字并选中，打开工具菜单中的宏功能，运行刚才录制的宏，这些 文字便会自动被设置成黑体、三号、居中格式。再打开自定义对话框， 从宏中将新录制的宏拖至工具栏，一个格式按钮便设置好了。

一般情况下我们不建议你对系统向导和模板进行复制、删除或移动。如果你确实想操作，可以通过 Windows 资源管理器进入 Word2002

安装文件夹下的 Template 文件夹（如 C:＼ProgramFiles＼ MicrosoftOffice＼templates＼2052），对相应模板文件进行操作即 可。要注意在 Word2002 中有两种“模板”，向导文件以 WIZ 为扩展名， 而模板文件以 DOT 为扩展名。

如果你想将自己的模板作品拷贝给别人，只需要将相应的模板文 件拷贝到对方的 C:＼Windows＼ApplicationData＼Microsoft＼ Templates 文件夹下即可。

默认情况下，我们在用 Word 时发现它只能够支持惟一的默认模 板．这往往不能够满足我们的需求。其实，我们可以利用其它方法， 让 Word 使用多个模板。

打开资源管理器，先在一个文件夹下右键单击，选择“新建→

MicrosoftWord 文档”命令生成几个 Word 文件，然后分别用 Word 打 开它们，按照自己的要求对这些文件进行处理。最后选中它们，右击 鼠标，选择“属性”命令，在打开的“属性”窗口中选中“只读”， 把多个“模板”文件设置成只读文件。以后要应用某一个“模板”文 件时，只要双击它，此时 Word 会打开一个以当前选中的“模板”文

件为蓝本的“只读”文件，我们只要按下 Ctrl+S 键，Word 就会弹出 “另保存”对话框供我们另存文件，而且原来“模板”文件中的内容 并不会被覆盖。利用这种方法可以实现无数个“模板”，真是方便极 了。

所谓提示信息是指一个“域”。域是保存在文档中的可能发生变化的数据。我们最常用到的域有 PAGE 域，即在添加页码时插入的能

够随文档的延伸而变化的符号。我们可以利用域在文档的特殊位置布 置一些提示信息，告诉用户可以单击该信息，并输入新的文字代替这 些信息。同时，新输入的文字可以继承提示信息的外观特征，如字体、 字号、段落特点等等。

比如，如果我们需要在一个模板中指明标题、作者等信息的输入 位置，并赋予适当的格式，就可以这么做：

1.按下“Ctrl＋F9”组合键，插入一对标明域代码的花括号（{}）。 2.在花括号之间键入“MacroButtonNoMacro[单击此处输入文档 标题]”或“MacroButtonNoMacro[单击此处输入作者姓名。 经过上面的设置，我们就可以在屏幕上得到带有相应格式的两条 信息，使用鼠标单击每个提示的结果，该提示将处于被选中状态，如 果是输入文字，它将替换提示。插入域代码时需要注意的是，标识域 代码的花括号不能使用键盘上的现有符号键入，而必须使用 Word 制 定的组合键。

有没有办法让页眉自动反映文档的标题呢？有，就是利用宏，这 个宏的名称是{STYLEREF}。

我们一般把文档的标题定义为“标题”或“标题一”。如果文档 标题的样式名称为“标题”，那么，让页眉自动与标题文字保持同步 的办法是：

插入域代码:{STYLEREF\标题\。注意这里引号的使用。当指定

对象包含空格时，要使用引号。指定对象的名称一定要和文档中实际有的样式严格一致，包括空格的数目，不然域将返回错误信息。另外 使用的引号应该是西文字符。

这样，当用户使用该模板编辑文件，键入新的文档标题后，页眉 的文字也就会随之而改变了，而且，如果用户使用这样的一个模板编 辑长篇文档，并且所有章节的主标题都设为“标题”样式，那么，各 章节的页眉也会随章节名称而改变，用户会很方便地获得具有一定专 业水准的外观效果。

要把样式应用到文档，请先用鼠标选中文字，然后从“格式”工

具条的“样式”下拉列表框选择样式。如果你找不到自己想要的样式， 点击样式下拉列表的时候按住 Shift 键就可以显示出完整的样式清 单。如果要把文字格式转化成 3 种主要的标题样式:“标题 1、“标题 2”、“标题 3”的话，你可以直接使用键盘快捷方式，它们分别是: “Ctrl+Alt+1”、“Ctrl+Alt+2”、“Ctrl+Alt+3”。

在 Word 中可以给文字设置很多格式，以至于过了一段时间后我 们自己都不能确切地说出设置了哪些格式，这时，只需选择“帮助” 菜单下的“这是什么?”选项，鼠标指针将变成带着问号的左向箭头， 将其指向被查询的文字，单击左键，就会出现提示框，告诉你相应的

段落格式和字体格式。

假如你用 Word 编辑了一段文本，并进行了多种字符排版格式， 有宋体、楷体，有上标、下标等等。但是，现在你却对这段文本中字 符排版格式不太满意，那么你不妨选中这段文本，然后按下

“Ctrl+Shift+Z”组合键就可以去掉选中文本的一切修饰，以缺省的字体和大小显示文本。 我们在修改一个表格的样式后，发现文档中的所有表格都发生了 改变，为了避免更改文档中的其它表格，可新建一个样式，而不是改 变现有的样式。若要新建样式，请单击“格式→样式和格式”命令， 打开“样式和格式”任务窗格，然后单击“新样式”。

一般在“文件”菜单中选择“发送”命令下的“邮件收件人”和

“传真收件人”命令就可以将 Word 文档发送出去。但如果在 IE 中不 将 OutlookExpress 设置为电子邮件程序，执行上述命令就会出错。 解决的方法是:运行 IE，单击“工具→Internet 选项”命令，选“程 序”选项卡，将“Internet 程序”下的“电子邮件”选项设为

OutlookExpress，按“确定”按钮后退出 IE，重新进入 Word 就可以 发送邮件和传真了。

在 Word 文档当要选中的文字中包含超链接时一定要小心一点，

如果不小心点击了错误的地方，将会意外地打开一个 Web 页面或已链 接的文档。现在你可以在避免打开 Web 页面的情况下轻松地修改超链 接文字了，方法如下:单击“工具→选项”命令，然后单击“编辑” 选项卡，选中“使用 Ctrl+单击跟踪超链接”复选框。

用 Word 将输入的网址与网站链接起来，上网时，只要点击某个 网址即可快速浏览该网站。这里有两种方法来实现。

单击“工具→自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框， 将“键入时自动套用格式”选项卡下的“Internet 及网络路径替换

为超链接”选项选中后确定，在文档中直接输入网址或 E-mail 地址后，紧接着按一下空格键即可建立起超级链接。

超级链接带有颜色和下滑线的文本或图形，如果单击，就会跳转

至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到某个 HTML 页。此外， 超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet 和 FTP 站点。

用 Word 的自动套用格式功能，只需键入所欲跳转到文件的地址， 即可创建超级链接。自动创建的步骤为：

1.单击“工具”菜单中“自动更正选项”命令，然后单击“键入 时自动套用格式”标签；

2.选择“键入时自动替换”标题下的“Internet 及网络路径替 换成超级链接”复选框；

3.这样，键入位于网络或 Internet 文件的地址时，Word2002 将

其转化为超级链接，颜色变成带下划线的蓝色文本，单击它就可跳至 相应位置。例如键入电脑报的网址:http://www.cpcw.com，该网址立 即成为超级链接，你只要单击它，就可以到该网址进行浏览了。 在 Word 中，当我们输入了含有超级链接的文字内容时，Word 会 把这些内容识别出来，并以蓝色加下划线的超级链接格式显示出来， 当你输错了超级链接中的内容，想要对它进行编辑时，可就不太方便 了。如何取消 Word 自动转换的超级链接呢？