费用报销控制流程

费用报销控制流程（试行）

第一章 总则

第一条 为了规范公司财务管理，提高公司工作效率，落实各部门和各级管理责任人的责任、权利关系，合理控制公司经营费用，特制定此流程。 第二条 本制度适用于公司所有人员费用报销事项 第三条 公司报销按权限由公司总经理及董事长审批。

第四条 财务人员操作付款时须掌握好审批权限，操作不规范的不得付款。 第五条 审核人员的职责：

（一）部门负责人：确认业务的真实性及合理性;

（二）财务部：确认数据正确、票据合法齐全、是否符合相关规定。 （三）总经理、董事长：确认业务的合理性及批准;

第二章 报销流程及时限

第一条 费用报销流程如下所述：

（一） 费用报销人报销申请（填制费用报销单）------报销人部门负责人（或上级主管）确认签字------财务审核（单据、数据等方面要求）-------总经理、董事长（或委托授权人）审批（侧重真实、合理性等方面负全责）------出纳复核并履行付款（每周安排付款一次）。

（二）部分费用报销采用预报批制度，报销应酬费，车辆维修保养费，需要先填写相应的费用申请，由部门负责人，总经理确认审批。凭审批单进行借款及报销，未经审批的费用，财务部有权拒绝报销。

（三）在审批流程中，如有任何一级对报销有疑问的，注明后返回上一级审批部门重审。流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。

（四） 财务人员根据财务作帐的及时性、配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。

（五） 市外出差的费用发生后,于回公司后的3个工作日内报销,不得超过5个工作日；日常发生的报销费用每周一统一报销。当月发生的费用，尽可能在当月报销，所有差旅费用报销需有《出差申请单》。

（六）审批权限：费用报销金额在一万元及以下的由总经理签批有效，凡超过一万元需董事长签批有效。

第三章 报销规定及标准

第一条 差旅费及交通费报销

（一）长途出差：市外出差时间在一天以上的为长途出差，参照各公司执行标准： （二）市内办理公务经理级以下人员，如有紧急事情需处理，或陪同客户或带有较多公司物品或携带公司大额现金外出时需要乘坐的士，填写《出差申请单》特别注明原因，报销时需附上《出差申请单》。

（三）采购部因处理供应商出货问题产生的交通费（包括打车费，私人车费，公司车费）应出联络单协调由供应商承担。协调不成按公司流程规定报销需附《出差申请单》。 第二条 公司车辆费用

（一） 公司车辆用油采用充值卡管理，由财务监管,余额不足时及时借款交由车辆管理员充值,收回充值发票.司机每次加油后,及时把小票写上里程和车牌号签名交财务作记录. （二）公司车辆过路费及停车费先由车辆管理员预支备用金备，各司机需在自己经手的费用单后每张签名，写上日期，统一交车辆管理员申请报销, 车辆管理员每周跟据《车辆使用明细表》填写报销单和粘贴相关单据.

（三）公司车辆维修保养需执行预报批制度，需先填写费用申请经行政经理确认，总经理审批，遇特殊情况申请表可后补，报销时需附费用申请。 第三条 应酬费及聚餐费

（一）销售部客户应酬费每笔超过500元以上，需执行预报批制度，填写费用申请，报销时需附上审批单。

（二）除销售部以外的公司所有人员报销应酬费，需执行预报批制度，报销时需付上经审批的费用申请，否则财务部有权不受理。 第四条 快递费和物流费

（一）产生的快递费和物流费，报销时必须取得发票原件，不接受传真件和复印件。 （二）寄予供应商的快递，原则上应由供应商承担，快递费用到付。

第四章 预借款及驻外办费用报销

第一条 公司员工因工作需要事前预借款的，必须填写借款单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。

第二条 借款单要由部门负责人确认，财务复核，总经理或授权人签字后出纳人员才能放款，单笔借款金额5000元以上需提前一天通知财务部。借款总额不得超出借款人工资的50%。在预定还款日期到期后不能还款或报销的从借款人的工资中扣除。 第三条 门店驻外费用报销

（一）由门店负责人每月25日做一份次月费用预算表，包括办公用品费，产品推广费，

招待应酬费，房租水电管理费，通讯交通费，送货车费等，交部门负责人确认，人事行政经理审核，总经理审批。

（二）门店有需要的，可预支部分费用，预支金额不得超出费用预算。

（三）费用发生后分类凭有效单据填费用报销单，各项费用报销标准及报销流程按公司规

定操作。

第五章 票据要求

第一条 票据合法性

（一）为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须

取得合法的凭证，票据抬头上印有税务监制或财政监制，即税务发票或财政收据。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。

（二）同次业务的发票必须是同一单位开具，多张同类别、同面额发票必须连号。 （三）公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字。

（四）公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，特殊情况下需要使用替代凭证的，也必须由总经理和财务的共同签字认可，同时做到财务操作的安全。替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，且与符合财税法规要求的发票单据分开粘贴，分单报销。 第二条 票据整理规范

（一）报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的用胶水粘贴（不能用订书针）在报销单据的粘贴单上，并写明所附单据的张数。

（二）单据数量较多的要写出报销明细清单附在后面。

（三）单据分别不清晰，粘贴不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

（四）报销交通费，需在每次交通费单据上注明所办何事及前往地点。 （五）报销应酬费，需在每次应酬费单据上注明应酬人员数及为何事应酬。

第六章 附则

第一条 此流程由财务部制定并解释，公司有权对此制度进行修订. 第二条 本制度自2013年９月1日起施行。